4.6/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Fakturanummer
Vi har hjulpet over 1200+ danske virksomheder
Hvad er et fakturanummer?
Et fakturanummer er en unik identifikator, der tildeles en faktura for at sikre præcis registrering og sporing af transaktioner. Alle fakturaer skal have et fakturanummer, som adskiller dem fra hinanden og gør det nemt at referere til en specifik faktura i forbindelse med bogføring, revision eller anden økonomisk administration. Uanset virksomhedens størrelse eller branche er fakturanummeret et vigtigt redskab i regnskabsprocessen.
Et fakturanummer kan for eksempel sammenlignes med et pas for fakturaer. Ligesom et pas indeholder unikke informationer, der gør det muligt at identificere en person på tværs af landegrænser, sikrer et fakturanummer, at hver faktura kan identificeres og spores korrekt gennem virksomhedens økonomiske systemer. Fakturanummeret fungerer derfor som en afgørende komponent i fakturahåndteringen.
Hvad er en faktura, og hvilke typer fakturaer findes der?
En faktura er et juridisk dokument, der dokumenterer en transaktion mellem en sælger og en køber. Fakturaen skal indeholde et fakturanummer, da dette er afgørende for at sikre en unik identifikation af fakturaen. Der findes to primære typer af fakturaer: en fuld faktura og en forenklet faktura. Du kan hente en gratis faktura-skabelon på vores hjemmeside her.
Hvad er en fuld faktura?
En fuld faktura er påkrævet, når en virksomhed sælger varer eller ydelser for over 3.000 kr. til en anden virksomhed eller over 5.000 kr. til en privatperson. En fuld faktura skal indeholde:
- Fakturanummer
- Fakturadato
- Kundens navn og adresse
- Beskrivelse af varen eller ydelsen, mængde og pris
- Leveringsdato (hvis forskellig fra fakturadato)
- Samlet pris uden moms samt pris pr. enhed
- Momssatsen og momsbeløbet
Hvad er en forenklet faktura?
Hvis en virksomhed sælger varer eller ydelser til en privatperson for under 5.000 kr. eller til en anden virksomhed for under 3.000 kr., kan der anvendes en forenklet faktura. En forenklet faktura skal som minimum indeholde:
- Fakturanummer
- Fakturadato
- Sælgers navn, adresse og CVR-/SE-nummer
- Beskrivelse af varen eller ydelsen, mængde og pris
- Samlet pris uden moms samt momsbeløbet
En forenklet faktura bruges ofte i detailhandel eller i webshops, hvor kunder køber varer i mindre mængder.
Uanset hvilken faktura der anvendes, er det afgørende, at fakturanummeret altid er unikt og følger en fortløbende nummerering.
Hvad er kravene til et fakturanummer?
Virksomheder har en vis frihed til at definere, hvordan deres fakturanummer skal se ud, men det er et ufravigeligt krav, at fakturanummeret følger en fortløbende og systematisk nummerering. Dette betyder, at hver faktura skal have et unikt fakturanummer, der følger en logisk rækkefølge uden huller i nummereringen. For eksempel, hvis en virksomhed starter med fakturanummer 0001, skal den næste faktura have fakturanummer 0002, derefter fakturanummer 0003 osv.
Fakturanummeret kan bestå af både tal og bogstaver samt specialtegn såsom bindestreger eller skråstreger. Dette giver virksomheder mulighed for at skræddersy deres fakturanummersystem, så det passer bedst muligt til deres interne bogføringsprocedurer. Eksempler på gyldige fakturanumre inkluderer:
- 1
- 0001
- F-2024-0001
- INV-001-2024
Det er vigtigt, at virksomheden vælger en konsekvent metode til opbygning af fakturanumre og overholder denne systematik i hele regnskabsåret. En struktureret tilgang til fakturanummerering er afgørende for at sikre korrekt bogføring og gennemsigtighed i virksomhedens økonomiske transaktioner.
Det kan være både tids- og ressourcekrævende som virksomhedsejer at have overblikket over virksomhedens bogføring med alt, hvad det indebærer af bl.a. faktura- og fakturanumre. Vil du gerne have mere tid til at drive din virksomhed – frem for at bruge den på dokumentation af regnskab? Lad os hjælpe dig hos Stadsrevisionen Danmark A/S! Vi forenkler bogføringen ved at håndtere hele processen fra A til Z. Hos Stadsrevisionen Danmark får du ikke blot en revisor – du får en partner med over 8 års erfaring, der er specialiseret i dine behov.
Ønsker du mere tid til at drive din virksomhed frem for bogføring?
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Kan jeg ændre opbygningen af et fakturanummer?
En virksomhed kan kun ændre måden, hvorpå et fakturanummer opbygges, når et nyt regnskabsår begynder. Det er ikke tilladt at ændre nummereringsmetoden midt i et regnskabsår, da dette kan skabe uoverensstemmelser i virksomhedens bogføring. Kravet om kontinuerlig nummerering er fastsat for at sikre gennemsigtighed og sporbarhed i økonomiske transaktioner.
Hvis en virksomhed ønsker at ændre strukturen af sine fakturanumre, kan det således først ske fra begyndelsen af et nyt regnskabsår. Dette betyder, at hvis en virksomhed eksempelvis anvender formatet F-2024-0001 i et givent år, kan den ændre dette til eksempelvis INV-2025-0001 fra starten af det følgende regnskabsår, men ikke midtvejs i året.
Hvad er reglerne for at genbruge et fakturanummer?
Det er i visse tilfælde muligt at genbruge et fakturanummer, men dette må kun ske under specifikke betingelser. Et fakturanummer kan ikke anvendes flere gange i samme regnskabsår. Genbrug af fakturanumre er kun tilladt, hvis det sker i et nyt regnskabsår, hvor den tidligere nummerering ikke længere er aktiv.
For at minimere risikoen for fejl og overlap anbefales det at implementere en klar strategi for fakturanummerering. Virksomheder kan for eksempel inkludere årstal i fakturanummeret for at sikre, at samme nummer ikke genbruges på uhensigtsmæssig vis. Eksempler på strategier for at undgå gentagelse kan være:
- Brug af årstal i fakturanummeret (f.eks. 2025-0001)
- Tilføjelse af afdeling eller kundeinitialer (f.eks. INV-KUNDE-0001)
- Løbende sekventiel nummerering uden genbrug
Ved at holde fakturanummereringen enkel og systematisk reduceres sandsynligheden for fejl. Desuden gør en klar og struktureret nummereringsstrategi det lettere at automatisere fakturahåndteringen og sikre overholdelse af regnskabsmæssige krav.
Hvilke numre kan fremgå på en faktura udover et fakturanummer?
Ud over det obligatoriske fakturanummer kan en faktura også indeholde andre numre, der kan være nyttige i administrationen af fakturaer og betalinger. Selvom disse ekstra numre ikke er et krav, kan de forbedre sporbarheden og lette både intern bogføring og kommunikation mellem køber og sælger. Her gennemgår vi nogle af de mest anvendte numre, der ofte optræder sammen med fakturanummeret på en faktura.
Kundenummeret på en faktura
Kundenummeret er et unikt identifikationsnummer, som en virksomhed kan tildele sine kunder. Selvom det ikke er et krav, kan et kundenummer være et godt redskab til at systematisere kundedata og forenkle faktureringen. Når et kundenummer anvendes sammen med fakturanummeret, kan det bidrage til at sikre en mere effektiv administration og hurtigere reference ved eventuelle forespørgsler eller reklamationer.
Det er dog vigtigt at bemærke, at uanset om en virksomhed vælger at inkludere et kundenummer, skal fakturaen altid indeholde købers navn og adresse for at opfylde de lovmæssige krav til fakturering.
OCR-linjen på en faktura
OCR-linjen er en særlig sekvens af tal, der typisk findes på fakturaer og bruges til at automatisere betalingsprocessen. “OCR” står for Optical Character Recognition, hvilket refererer til teknologien, der gør det muligt for maskiner at aflæse og behandle trykte eller digitale tegn automatisk.
OCR-linjen fungerer som en betalingsreference, der sikrer, at betalinger registreres korrekt og hurtigt i virksomhedens system. Ved at inkludere en OCR-linje på fakturaen kan virksomheder minimere risikoen for fejl ved manuel indtastning og effektivisere betalingsprocessen. Dette gælder især i virksomheder, der håndterer et stort antal fakturaer, hvor en præcis registrering af fakturanummeret og betaling er afgørende.
GLN-nummer
GLN-nummer (Global Location Number), der også er kendt som EAN-nummer, er en international identifikationskode, der bruges til at identificere virksomheder, organisationer og specifikke lokationer. Alle offentlige institutioner er forpligtet til at have et GLN-nummer, men det kan også anvendes af private virksomheder, der ønsker at forenkle deres faktureringsprocesser.
GLN-nummeret er især vigtigt i forbindelse med e-fakturering, hvor det fungerer som en nøgle til at sikre, at fakturaer sendes til den korrekte modtager. Når en virksomhed skal fakturere en offentlig institution, kræves det ofte, at fakturaen indeholder både et fakturanummer og et gyldigt GLN-nummer for at kunne behandles korrekt.
For virksomheder, der opererer internationalt eller sender e-fakturaer til offentlige myndigheder, kan brugen af et GLN-nummer være en fordel, da det gør transaktioner mere effektive, reducerer fejl og sikrer hurtigere behandling af betalinger.
Hvordan vælger man det rette fakturanummersystem?
Når en virksomhed skal etablere et system for fakturanummerering, er det en god idé at tage stilling til fakturanummerets struktur og opbygning. Fakturanummeret skal følge en logisk og fortløbende sekvens, men hvordan denne sekvens defineres, kan variere fra virksomhed til virksomhed. Mindre virksomheder, der håndterer et begrænset antal fakturaer, kan vælge en simpel numerisk nummerering såsom 1, 2, 3 osv. Til gengæld kan større virksomheder, der behandler mange fakturaer, have gavn af mere komplekse fakturanummer-strukturer, hvor fakturanummeret kan inkludere yderligere information såsom årstal, afdelingskoder eller kundeinitialer.
For at sikre et velfungerende og overskueligt fakturanummersystem bør virksomheder overveje følgende:
- Skal fakturanummeret bestå udelukkende af tal, eller skal det også indeholde bogstaver?
- Skal fakturanummeret inkludere en reference til årstal eller måned?
- Hvordan sikres det, at fakturanumrene forbliver fortløbende og systematiske uden risiko for overlap eller dubletter?
Ved at implementere en struktureret og gennemskuelig metode for fakturanummerering kan virksomheder minimere risikoen for fejl og skabe et effektivt system til håndtering af økonomiske transaktioner. Et veldefineret fakturanummer-system hjælper ikke kun med at organisere fakturaer, men kan også være en vigtig faktor i forbindelse med bogføring, revision og generel økonomistyring.
Hvad er reglerne for udstedelse af kvitteringer?
En kvittering er en dokumentation for en gennemført handel og fungerer ofte som en forenklet version af en faktura. Selvom en kvittering indeholder flere af de samme oplysninger som en faktura, er der væsentlige forskelle mellem de to dokumenttyper, herunder kravet om fakturanummer. Modsat en faktura er der nemlig ikke noget krav om, at en kvittering skal indeholde et fakturanummer.
Selvom der ikke er krav om et fakturanummer på en kvittering, skal kvitteringen dog stadig indeholde følgende oplysninger:
- Butikkens eller virksomhedens navn
- CVR-nummer
- Beskrivelse af den solgte vare eller ydelse
- Den samlede pris for transaktionen
- Dato for købet
- Eventuelle vilkår for retur eller bytte
Kvitteringer anvendes typisk i detailhandlen og ved køb af mindre varer eller ydelser, hvor der ikke er behov for en egentlig faktura. En kvittering fungerer som bevis for købet og kan være vigtig i forbindelse med reklamationer, garantisager eller bogføring af erhvervsmæssige udgifter.
Det er også vigtigt at bemærke, at kunder som udgangspunkt har ret til at modtage en kvittering ved enhver købstransaktion. En kvittering kan både udstedes i fysisk form eller som en elektronisk kvittering, alt efter virksomhedens praksis. Uanset formatet er kvitteringen et vigtigt dokument, der bekræfter, at en handel har fundet sted, og opsummerer de vigtigste detaljer om transaktionen.
For virksomheder, der ofte udsteder både fakturaer og kvitteringer, er det vigtigt at have en klar skelnen mellem de to dokumenttyper. Mens fakturaer altid skal indeholde et fakturanummer, gælder dette ikke for kvitteringer, hvilket giver virksomheder mere fleksibilitet i udformningen af disse dokumenter. Det er dog altid en god praksis at sikre, at kvitteringer er detaljerede nok til at give både køber og sælger den nødvendige dokumentation for transaktionen.
Skal en kreditnota have et fakturanummer?
Kreditnotaer er regnskabsmæssige dokumenter, der fungerer som en omvendt faktura, hvilket betyder, at de anvendes til at korrigere tidligere udstedte fakturaer eller registrere en tilbagebetaling fra sælger til køber. Kreditnotaer er underlagt de samme grundlæggende krav som fakturaer, hvilket indebærer, at en kreditnota altid skal indeholde et fakturanummer – der i stedet kaldes et kreditnotanummer.
For at være gyldig skal en kreditnota indeholde følgende oplysninger:
- Fakturanummer (kreditnotanummer) til unik identifikation
- Udstedelsesdato for kreditnotaen
- Sælgers virksomhedsoplysninger (navn, adresse og CVR-nummer)
- Købers navn og adresse
- Beskrivelse af de varer eller ydelser, som kreditnotaen dækker
- Eventuel moms og beløbet, der tilbagebetales eller korrigeres
Kreditnotaer skal, ligesom fakturaer, følge en fortløbende nummerering. En virksomhed kan vælge at anvende én sammenhængende nummersekvens for både fakturaer og kreditnotaer eller benytte et separat fakturanummer-system for kreditnotaer. Det vigtigste er, at kreditnotanumrene følger en systematisk og fortløbende orden, så der aldrig opstår huller eller gentagelser i nummereringen.
Hvilke konsekvenser er det, hvis man bruger et forkert fakturanummer?
Hvis en virksomhed ikke overholder reglerne for korrekt fakturanummerering, kan det medføre en række negative konsekvenser. Manglende eller fejlagtig nummerering af fakturaer kan føre til regnskabsmæssige uoverensstemmelser, som kan komplicere revisioner og resultere i sanktioner fra skattemyndighederne.
Nogle af de mest alvorlige konsekvenser af forkert fakturanummerering inkluderer:
- Bøder fra SKAT for manglende overholdelse af faktureringsregler
- Forsinkelser i momsafregning, hvilket kan påvirke virksomhedens likviditet
- Øget administrativ byrde ved at skulle korrigere fejl og afstemme regnskaber
- Svækket økonomisk kontrol og større risiko for svindel eller fejlrapportering
For at undgå disse problemer er det afgørende, at en virksomhed implementerer et struktureret fakturanummersystem og løbende kontrollerer, at alle fakturaer og kreditnotaer følger den fastsatte nummerering.
Vil du gerne sikre dig imod disse negative sanktioner som bøder og mindsket likviditet? Det kan vi hjælpe dig med hos Stadsrevisionen Danmark A/S. Vi er stolte af at være en af Danmarks bedst bedømte og hurtigst voksende revisionsfirmaer, understøttet af over 1200 tilfredse klienter og samarbejdspartnere, der stoler på vores ekspertise hver dag.
Er du klar til professionel hjælp, så du undgår bøder og andre økonomiske sanktioner?
Kontakt Stadsrevisionen Danmark A/S – en af Danmarks bedst bedømte – for skræddersyet hjælp.
Yderligere krav til fakturaens indhold
Ud over at en faktura altid skal indeholde et unikt fakturanummer, er der flere andre obligatoriske elementer, som en virksomhed skal sikre, er korrekt angivet på fakturaen. Disse krav sikrer, at fakturaen opfylder lovgivningsmæssige standarder og kan bruges som gyldig dokumentation i regnskabet.
For at opsummere artiklen – så er de væsentligste krav til fakturaens indhold inkluderer:
- Fakturanummer for entydig identifikation
- Fakturadato for angivelse af, hvornår fakturaen blev udstedt
- Købers navn og adresse for præcis identifikation af modtageren
- Din virksomheds CVR-nummer for officiel registrering
- Sælgers navn og adresse for tydelig angivelse af afsenderen
- En detaljeret beskrivelse af de leverede varer eller ydelser, inklusive antal og pris
- Samlet beløb ekskl. og inkl. moms, samt specificering af momssats
Disse krav gælder ikke kun for traditionelle papirfakturaer, men også for e-fakturaer, kreditnotaer og afregningsbilag, hvilket sikrer ensartethed og klarhed på tværs af alle finansielle dokumenter.
Ved at sikre, at alle fakturaer overholder de gældende regler, kan virksomheder undgå fejl, minimere risikoen for bøder og skabe et velfungerende regnskabssystem, hvor alle økonomiske transaktioner dokumenteres korrekt. Korrekt håndtering af fakturanumre er således ikke kun en lovmæssig forpligtelse, men også en vigtig del af en sund og transparent økonomistyring.
Salg af virksomhed, opkøb & fusioner
Få en gratis vurderingsberetning af din virksomhed.
FAQ om Fakturanummer
Hvad er et fakturanummer?
Et fakturanummer er en unik identifikationskode, der tildeles hver faktura for at sikre korrekt bogføring og sporing. Fakturanummeret skal være fortløbende, unikt og må ikke genbruges i samme regnskabsår.
Hvor finder jeg mit fakturanummer?
Fakturanummeret står typisk øverst på fakturaen, nær fakturadatoen eller virksomhedens oplysninger. Hvis du bruger et digitalt faktureringssystem, kan fakturanummeret findes i din fakturaoversigt.
Hvilke krav er der til nummerering af fakturaer?
Fakturanummeret skal være unikt, fortløbende og følge en logisk rækkefølge. Det må ikke springe numre over eller genbruges i samme regnskabsår. Fakturanummeret kan indeholde både tal og bogstaver.
Hvordan ser en faktura ud?
En faktura skal indeholde et fakturanummer, fakturadato, sælgers og købers oplysninger, en beskrivelse af varen eller ydelsen samt momsoplysninger. Fakturanummeret er et lovkrav og skal være tydeligt angivet.
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Del den her:
