4.6/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Obligatoriske fakturanummer-krav – din guide til reglerne om fakturanumre
Vi har hjulpet over 1200+ danske virksomheder
Fakturanummers betydning og formål
Et fakturanummer er mere end bare et sæt cifre på en faktura; det er et unikt identifikations værktøj, der differentierer én faktura fra en anden. Dets hovedformål er at sikre, at hver faktura kan identificeres og spores entydigt, hvilket forenkler processen ved opfølgning på betalinger.
Kravet om unikke fakturanumre gælder ikke kun for fysiske fakturaer, men også for e-fakturaer og kreditnotaer. Dette sikrer en strømlinet identifikation og håndtering af alle typer afregningsbilag.
Kravene til fakturanumre forklaret
Virksomheder har friheden til at formulere fakturanummeret, så de passer til deres specifikke behov, forudsat at nummereringen er konsistent og følger en bestemt serie. Fakturanummeret kan variere i kompleksitet, fra et simpelt enkelcifferet nummer (som 1) til et mere komplekst firecifret nummer (som 0001).
Fortløbende nummerering er et kernekrav for fakturanumre, hvilket sikrer en logisk og sekventiel orden. For eksempel, hvis en virksomhed starter med fakturanummer 0001, skal den efterfølgende faktura mærkes 0002, og så videre.
Selvom fakturanumre ofte er numeriske, er anvendelsen af bogstaver, bindestreger og andre tegn også tilladt.
Genbrug af fakturanumre: Hvad er reglerne?
Man kan genbruge et fakturanummer, men kun under specifikke betingelser. Det er tilladt at bruge samme fakturanummer igen, såfremt det ikke sker inden for det samme regnskabsår. Dette giver virksomheder en vis fleksibilitet, men kræver også opmærksomhed for at undgå overlapning i samme periode.
At inkorporere komplekse elementer i fakturanumre, såsom årstal eller ekstra cifre, kan være en strategi for at undgå gentagelse. Dog fremhæver vi værdien af enkelhed. Ved at holde sig til en basal, sekventiel nummerering, reduceres sandsynligheden for fejl, og processen for fakturering kan strømlines og automatiseres effektivt.
I sidste ende er målet at balancere mellem fleksibilitet og simplicitet for at optimere effektiviteten af faktura håndteringen, samtidig med at alle regler og bestemmelser overholdes.
Har du nogle spørgsmål eller bare brug for hjælp?
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Andre numre, der kan fremgå på din faktura
Ud over det obligatoriske fakturanummer er der mulighed for at inkludere andre numre på din faktura, der kan tjene forskellige formål. Disse supplerende numre er ikke et krav, men kan tilføje værdi og klarhed for både afsender og modtager af fakturaen. I det følgende afsnit vil vi udforske disse ekstra numre, der kan være nyttige at være bekendt med.
Kundenummerets rolle på en faktura
Et kundenummer kan også være en del af informationen på en faktura, selvom det ikke er et krav. Dette nummer er dedikeret til at identificere den specifikke kunde, hvilket kan forenkle organisationen og håndteringen af kundeforhold. Selvom et kundenummer kan være nyttigt, er det obligatorisk at inkludere købers navn og adresse på hver faktura for at sikre klarhed og præcision i transaktionen.
OCR-linjen på en faktura
En OCR-linje er en karakteristisk feature på en faktura, bestående af en sekvens af numre, der bærer vital information for betalingsprocessen. Denne linje faciliteterer enkel og nøjagtig udfyldelse af et girokort eller overførsel af betalinger via bank. “OCR” er en akronym for “Optical Character Recognition”, et system, der anvender optisk læsning og maskinlæring for at automatisere dataindsamling og -behandling.
I praksis fungerer OCR-linjen som et unikt identifikationsmiddel for betalinger. Med OCR-scannere bliver betalingsprocessen mere strømlinet, idet nødvendige oplysninger hurtigt og præcist kan indsamles og behandles, hvilket sikrer en effektiv og fejlfri betaling af fakturaen.
GLN-nummer
GLN, eller Global Location Number, også kendt som EAN-nummer, er en essentiel identifikationskode, som er udbredt på global plan. Alle offentlige institutioner er forpligtet til at have et GLN-nummer, men det er også tilgængeligt og anvendeligt for private virksomheder.
Dette unikke nummer er et krav for at sende e-fakturaer til offentlige instanser. GLN-nummeret er således ikke kun en international identifikator, men også en bro, der faciliterer den elektroniske fakturering mellem virksomheder og offentlige enheder, hvilket gør transaktioner hurtigere, mere nøjagtig og effektiv.
Regler for udstedelse af kvitteringer
En kvittering er i mange tilfælde en forenklet version af en faktura og er underlagt mindre strenge krav. For eksempel er der ikke et krav om at inkludere et fakturanummer på en kvittering. Dog er der specifikke oplysninger, der skal være til stede på en kvittering, nemlig:
- Butikkens eller virksomhedens navn
- CVR-nummer
- Beskrivelse af varen eller ydelsen
- Pris
- Dato for transaktionen
- Eventuelle vilkår for retur eller bytte
Det er væsentligt at bemærke, at kunder har ret til at modtage en kvittering ved enhver købstransaktion. Dette dokument bekræfter, at en handel har fundet sted, og opsummerer de væsentligste detaljer om købet, hvilket kan være afgørende for både køber og sælger i tilfælde af fremtidige referencer eller tvister.
Kreditnotaer og fakturanumre
Kreditnotaer er underlagt krav, der minder om dem for fakturaer. I modsætning til kvitteringer skal en kreditnota obligatorisk indeholde et fakturanummer, ofte refereret til som et kreditnotanummer. Kreditnotaen er et dokument, der signalerer en tilbagebetaling fra sælger til køber, fungerende som en omvendt faktura.
Nødvendige elementer på en kreditnota inkluderer:
- Datoen for udstedelse
- Sælgers oplysninger (inklusiv navn, adresse og CVR-nummer)
- Købers oplysninger (navn og adresse)
- Detaljer om den pågældende vare eller tjeneste
- Eventuel moms
- Kreditnotanummer (fakturanummer)
Kreditornumre skal følge en fortløbende sekvens, svarende til fakturanumre. Virksomheder kan vælge at anvende en kontinuerlig nummersekvens, der inkluderer både fakturaer og kreditnotaer, eller implementere en særskilt nummereringssystem specifikt for kreditnotaer. Dette tilbyder fleksibilitet, samtidig med at det sikrer overholdelse af reguleringskrav.
Yderligere krav til fakturaens indhold
Udover de førnævnte krav til inkludering af et fakturanummer på din faktura, er der også andre specifikke krav, du skal tage hensyn til for at sikre, at din faktura er gyldig og fuldstændig. En faktura skal som minimum inkludere følgende elementer:
- Fakturanummer for unik identifikation
- Udstedelsesdato for fakturaen
- Købers navn og adresse for klar identifikation
- Din virksomheds CVR-nummer for officiel identifikation
- Navn og adresse på din virksomhed for kontaktoplysninger
- En detaljeret opgørelse af solgte varer eller ydelser, herunder antal og pris, for fuld transparens
Disse krav er ikke kun gældende for traditionelle fakturaer, men også for afregningsbilag, kreditnotaer og e-fakturaer for at sikre konsistens og klarhed i alle finansielle dokumenter.
Salg af virksomhed, opkøb & fusioner
Få en gratis vurderingsberetning af din virksomhed.
FAQ om Fakturanummer
Forståelsen af et fakturanummer
Et fakturanummer er en unik identifikationskode, der er anført på en faktura for at sikre dens entydige identifikation og differentiering fra andre fakturaer. Det spiller en central rolle i organiseringen og håndteringen af fakturaer for både sælger og køber.
Virksomheder har friheden til at definere formatet for fakturanumre baseret på deres egne præferencer og behov. Imidlertid er der grundlæggende krav, der skal overholdes, såsom at fakturanumre skal være sekventielle, og at et bestemt nummer ikke kan genbruges i samme regnskabsperiode.
Fakturanummer kontra ordrenummer: Hvad er forskellen?
Der er en markant forskel mellem et fakturanummer og et ordrenummer. Et ordrenummer er specifikt tildelt for at spore en specifik ordre, mens et fakturanummer er unikt for hver faktura.
Reglerne dikterer, at fakturanumre skal være fortløbende for at sikre klarhed og orden i regnskabsføringen. Dette kunne blive et problem, hvis ordrenumre blev brugt som fakturanumre. I tilfælde hvor et salg annulleres, vil sekvensen af fakturanumre blive brudt, hvilket ville være et brud på kravene om fortløbende nummerering.
Derfor er det vigtigt at adskille de to: ordrenumre til at spore ordrestatus og fakturanumre til at identificere og håndtere fakturaer inden for regnskabs- og faktureringsprocesser.
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Del den her:
