4.6/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Rejsegodtgørelse
Vi har hjulpet over 1200+ danske virksomheder
Hvad er rejsegodtgørelse?
Rejsegodtgørelse er en skattefri godtgørelse, som dækker visse udgifter såsom kost og logi, når du rejser i arbejdsøjemed. For at kunne modtage denne skattefri godtgørelse, skal din arbejdsrelaterede rejse vare mindst 24 timer. Denne form for godtgørelse er relevant for både indenlandske og udenlandske forretningsrejser og bliver typisk udbetalt af din arbejdsgiver.
Størrelsen på rejsegodtgørelsen er fastlagt efter standardiserede satser, bedre kendt som diæter, som reguleres årligt.
Aktuelle satser for rejsegodtgørelse
Aktuelle satser for rejsegodtgørelse er som følger:
- Logi: For 2024 er satsen fastsat til 246 kr. pr. døgn, hvilket er en stigning fra 238 kr. i 2023.
- Kost og småfornødenheder for almindelige lønmodtagere: I 2024 er beløbet 574 kr. pr. døgn, op fra 555 kr. i 2023.
- Kost for turistchauffører under rejser i Danmark: Satsen er uændret på 75 kr. pr. døgn.
- Kost for turistchauffører ved udlandsrejser: Her er satsen også uændret på 150 kr. pr. døgn.
Hvordan defineres en rejse?
En “rejse” i forbindelse med arbejde defineres ved, at medarbejderen opererer fra et midlertidigt arbejdssted, har en fast bopæl, og nødvendigt overnatter udenfor sin normale bolig. To hovedkriterier spiller en central rolle i fastlæggelsen af, om en situation kan betragtes som en rejse: afstanden mellem hjem og arbejdssted samt selve arbejdsopgaven.
Afstanden:
Det afgørende her er, om medarbejderen realistisk set kan pendle mellem sin faste bopæl og det midlertidige arbejdssted dagligt. Dette bedømmes ud fra, om rejsen kan foretages med gængse transportmidler som bil, bus eller tog inden for en rimelig tidsramme, der tillader overnatning hjemme. Ved tjenesterejser, hvor arbejdsgiveren pålægger brug af bestemte transportmidler, vil bedømmelsen af pendlingstiden basere sig på disse.
Arbejdet:
Her er varigheden af arbejdsperioden på det midlertidige sted og stedets natur afgørende. En kortvarig opgave tyder på, at arbejdsstedet er midlertidigt. Der tages også hensyn til arbejdsgiverens specifikke krav, som kan indebære, at medarbejderen skal opholde sig i nærheden af arbejdsstedet af forskellige årsager, såsom tilkaldevagt, teambuilding-aktiviteter eller lange skift.
Skattestyrelsens tilgang er individuel for hver medarbejder, og der stilles høje krav til, at medarbejderen bor hjemme, hvis det er muligt. Ved arbejde, der kun varer en begrænset periode, forventes det, at medarbejderen tolererer en længere daglig pendling. Det er ikke nok, at pendlingen er besværlig, lang, upraktisk eller kostbar.
Logigodtgørelse
Lønmodtagere samt medlemmer og assistenter til f.eks. bestyrelser, udvalg, kommissioner eller råd, der ikke modtager honorarer eller modtager honorarer, der er klassificeret som A-indkomst, kan være berettiget til logigodtgørelse.
Har du nogle spørgsmål eller bare brug for hjælp?
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Hvad indebærer logigodtgørelse?
Logigodtgørelsen er beregnet til at dække alle ikke-dokumenterede udgifter til overnatning under en rejse, som for eksempel hotelophold, ophold i campingvogn eller privat indlogering. Denne godtgørelse er skattefri, forudsat at det daglige beløb ikke overstiger den fastsatte døgnsats, som for 2024 er 246 kr. (og var 238 kr. i 2023).
Betingelser for logigodtgørelse:
- Skattefri logigodtgørelse udbetales baseret på antallet af døgn på rejse, startende fra de første 24 timer.
- Logigodtgørelse udbetales ikke, hvis medarbejderen modtager B-indkomst, er involveret i transport af varer eller personer, eller arbejder på skibe, fiskefartøjer, luftfartøjer, eller faciliteter relateret til naturressource-udforskning og -udnyttelse.
- Udbetaling af logigodtgørelse forudsætter, at omkostningerne ikke allerede er dækket eller delvist dækket som udlæg, eller at medarbejderen ikke har fået gratis bolig til rådighed under rejsen.
- En reduktion i løn kan ikke kompenseres ved skattefri logigodtgørelse, hvis der er aftalt en generel lønnedgang, selv under hensyntagen til årets gennemsnitlige rejseudgifter.
Undtagelser for visse lønmodtagere:
Der er specifikke grupper af lønmodtagere, der ikke kan modtage skattefri logigodtgørelse på grund af deres unikke skatteordninger. Disse omfatter:
- Registrerede erhvervsfiskere, der har valgt havdagsfradraget.
- Ansatte på D.I.S.-skibe og andre, der falder ind under sømandsbeskatningsloven.
- Personer, der modtager tillæg eller ydelser fordi de er udsendt af den danske stat.
- Personer, der modtager ydelser i forbindelse med uddannelse.
Kostgodtgørelse
Lønmodtagere, medlemmer, eller assistenter til f.eks. bestyrelser, udvalg, kommissioner eller råd, der ikke modtager honorarer eller modtager honorarer klassificeret som A-indkomst, er berettigede til kostgodtgørelse.
Fri kost og måltider
Fri kost indebærer, at arbejdsgiveren eller forretningsforbindelser stiller mad til rådighed, hvilket betyder, at medarbejderen ikke selv afholder udgifter til maden. Hvis kun enkelte hovedmåltider er tilbudt, klassificeres disse som frie måltider. Dette reducerer kostgodtgørelsens sats som følger:
- Fri kost reducerer satsen med 75%.
- Fri morgenmad reducerer satsen med 15%.
- Fri frokost og aftensmad hver reducerer satsen med 30%.
Turistchauffører er undtaget fra disse fradrag ved fri kost under rejser, med maksimale godtgørelser fastsat til 75 kr. indenlands og 150 kr. udenlands.
Udbetaling af kostgodtgørelse:
Skattefri kostgodtgørelse dækker ikke-dokumenterede udgifter til mad og småfornødenheder under rejsen. Denne godtgørelse udbetales dagligt og starter fra de første 24 timers rejse, efterfulgt af betaling for hver påbegyndt rejsetime. For eksempel, for en 40-timers rejse, modtager du døgnsatsen plus en ekstra del svarende til 16/24 af døgnsatsen. Skulle dine måltider dækkes som udlæg, kan du stadig modtage op til 25% af kostsatsen for hele rejsen som skattefri godtgørelse.
Modtagere af B-indkomst er ikke berettigede til skattefri kostgodtgørelse.
5 ting du skal være opmærksom på angående kostgodtgørelse
- 12-månedersgrænsen: En medarbejder kan modtage skattefri godtgørelse for kost og småfornødenheder til standardsatser i op til de første 12 måneder ved arbejde på et midlertidigt arbejdssted. Denne periode på 12 måneder afbrydes ikke af ferie, fridage, tjenesterejser eller sygedage. En ny 12-måneders periode starter, hvis medarbejderen skifter til et andet midlertidigt arbejdssted, der er mindst otte kilometer væk fra det forrige via normal transportrute.
- Flytbart midlertidigt arbejdssted: Tidsbegrænsningen på 12 måneder gælder ikke, hvis det midlertidige arbejdssted fysisk flytter sig mindst otte kilometer som del af arbejdsprocessen, som det ses i projekter som vejarbejde eller lignende. I disse tilfælde kan medarbejderen fortsætte med at modtage skattefri godtgørelse efter de første 12 måneder.
- Tilbagevenden til et tidligere midlertidigt arbejdssted: Hvis en medarbejder vender tilbage til et tidligere midlertidigt arbejdssted, starter en ny 12-måneders periode, forudsat at medarbejderen har tilbragt mindst 40 sammenhængende arbejdsdage på et andet arbejdssted. Afbrudte perioder såsom ferie eller sygedage tæller ikke med i disse 40 dage.
- Efter 12 måneders perioden: Når den 12-måneders periode udløber, kan medarbejderen ikke længere modtage skattefri rejsegodtgørelse efter de fastsatte satser. Hvis medarbejderen stadig er på rejse til et midlertidigt arbejdssted, kan udgifter til kost og småfornødenheder dækkes som udlæg efter regning eller gennem fri kost.
- Éndagsrejser: For éndagsrejser, dvs. rejser uden overnatning, kan medarbejderen ikke modtage skattefri kostgodtgørelse. I stedet skal eventuelle udgifter til kost dækkes som udlæg efter regning eller ved at fri kost og måltider stilles til rådighed.
Begrænsninger for udbetaling af skattefri kostgodtgørelse
Ved nedsat løn:
Skattefri kostgodtgørelse kan ikke udbetales, hvis en arbejdsgiver og en medarbejder har indgået en aftale, hvor medarbejderen accepterer en lavere løn i bytte for at modtage rejsegodtgørelse. Dette gælder selv ved generelle lønnedgange taget i betragtning af årets gennemsnitlige rejseudgifter. Denne regel er gældende for aftaler indgået eller ændret fra 20. september 2012 og frem.
Lønmodtagere udelukket fra kostgodtgørelse:
Visse lønmodtagere er udelukket fra at modtage skattefri kostgodtgørelse på grund af specifikke skatteregler. Dette gælder for:
- Registrerede erhvervsfiskere, der har valgt havdagsfradraget for det pågældende indkomstår.
- Personale arbejdende på D.I.S.-skibe og andre, som er underlagt sømandsbeskatningslovens regler, inklusive søfolk omfattet af lovens § 3.
- Personer der modtager diverse tillæg og ydelser, fordi de er udsendt af den danske stat.
- Personer der modtager ydelser i forbindelse med uddannelsesaktiviteter.
Dokumentation og udbetaling af skattefri rejsegodtgørelse
Arbejdsgiverens ansvar:
Arbejdsgiveren skal sikre, at alle krav til skattefri rejsegodtgørelse er opfyldt. Dette inkluderer kontrol med rejsens erhvervsmæssige formål, antal arbejdsdage på rejsen, samt start- og sluttidspunktet for hver rejse. Derudover skal arbejdsgiveren også kontrollere beregningen af godtgørelsen baseret på de anvendte satser.
Udbetaling af rejsegodtgørelse:
Arbejdsgiveren kan opdele godtgørelsen i en skattefri og en skattepligtig del. Den skattefri del består af beløb inden for de fastsatte satser, mens det, der overstiger disse satser, bliver skattepligtig indkomst. Hvis godtgørelsen udbetales under de gældende satser, er beløbet skattefrit, og medarbejderen kan fratrække differencen i sin skattepligtige indkomst.
Specifikke forhold ved dækning af udgifter:
Udgifter til kost og småfornødenheder kan dækkes via skattefri kostgodtgørelse eller ved kombination af kostgodtgørelse med fri kost eller måltider, hvilket reducerer kostsatsen. Alternativt kan udgifter dækkes som udlæg efter regning eller ved at anvende 25-procentsgodtgørelsen.
Modregning i bruttolønnen:
Skattefri rejsegodtgørelse kan ikke udbetales, hvis den er modregnet direkte i medarbejderens bruttoløn, dvs. før skat. En sådan aftale betyder, at medarbejderen ikke kan modtage skattefri godtgørelse, hvis lønnen justeres løbende baseret på den udbetalte rejsegodtgørelse.
Vigtigheden af dokumentation:
Det er afgørende, at både udbetalingen af skattefri godtgørelse og arbejdsgiverens kontrol er nøje dokumenteret. Dette skal kunne ses i arbejdsgiverens bogføring, og det skal være tydeligt, at der er udført kontrol, f.eks. via underskrift eller stempel. Medarbejderen skal levere alle nødvendige oplysninger til arbejdsgiveren for at muliggøre denne kontrol. Selvom der ikke kræves en specifik blanket, kan det være praktisk at anvende en fast systematik eller skema for rejseafregninger.
Eksempel på rejsegodtgørelse
Lad os forestille os en situation, hvor en medarbejder, Anna, er ansat i en dansk konsulentvirksomhed. Hun bor i København, men hendes arbejdsgiver sender hende på en tre-dages forretningsrejse til Aarhus for at arbejde på et projekt med en klient.
Dag 1:
- Anna tager toget fra København til Aarhus tidligt om morgenen.
- Hun tjekker ind på et hotel, hvor hun vil overnatte de næste to nætter.
- Hun arbejder hele dagen hos klienten og spiser frokost og aftensmad på forskellige restauranter.
Dag 2:
- Hun fortsætter sit arbejde hos klienten og har igen frokost og aftensmad ude.
Dag 3:
- Hun afslutter sit arbejde hos klienten om eftermiddagen og tager toget tilbage til København.
I denne situation har Anna været på en forretningsrejse, der opfylder kravene for skattefri rejsegodtgørelse:
- Rejsens varighed: Anna var på rejse i mere end 24 timer, hvilket opfylder minimumskravet for at modtage rejsegodtgørelse.
- Overnatning: Hun overnattede uden for sit hjem (i Aarhus), hvilket er nødvendigt for at modtage godtgørelse for logi.
- Erhvervsmæssigt formål: Rejsen havde et klart erhvervsmæssigt formål, da hun arbejdede på et projekt for sin arbejdsgiver.
- Dokumentation og kontrol: Antag, at Anna’s arbejdsgiver godkender rejsen og de forbundne udgifter, og at alle udgifter bliver dokumenteret korrekt. Anna gemmer alle sine kvitteringer for transport, logi og måltider.
Hendes arbejdsgiver kan derfor udbetale en skattefri rejsegodtgørelse til Anna for denne tur, dækkende hendes udgifter til kost og logi op til de fastsatte satser. Hvis Annas faktiske udgifter overstiger disse satser, kan hun få den del dækket som udlæg efter regning, eller hun kan vælge at modtage en fast godtgørelse op til den skattefri sats.
Salg af virksomhed, opkøb & fusioner
Få en gratis vurderingsberetning af din virksomhed.
FAQ om Rejsegodtgørelse
Hvad er rejsegodtgørelse?
- Rejsegodtgørelse er en skattefri godtgørelse, som arbejdsgivere kan udbetale til medarbejdere for at dække visse udgifter, såsom kost og logi, når de er på forretningsrejse. Denne godtgørelse er ment som en kompensation for de ekstra omkostninger, medarbejderen pådrager sig, når de rejser væk fra deres sædvanlige arbejdsplads og bopæl i forbindelse med arbejdet.
Hvem kan modtage rejsegodtgørelse?
Rejsegodtgørelse kan udbetales til lønmodtagere samt medlemmer af eller medhjælpere for f.eks. bestyrelser, udvalg, kommissioner eller råd, som ikke får honorarer, eller som får honorarer, der er A-indkomst. Det er dog afgørende, at rejsen opfylder bestemte betingelser, herunder at den har et erhvervsmæssigt formål, og at medarbejderen overnatter uden for hjemmet.
Hvordan beregnes og udbetales rejsegodtgørelse?
- Rejsegodtgørelsen beregnes baseret på standardiserede satser for kost og logi. Arbejdsgiveren kan opdele godtgørelsen i en skattefri del og en skattepligtig del. Hvis de faktiske udgifter er lavere end satserne, er godtgørelsen skattefri. Hvis udgifterne overstiger satserne, kan medarbejderen kræve de dokumenterede merudgifter dækket som udlæg efter regning.
Hvad sker der, hvis en medarbejder modtager rejsegodtgørelse ved nedsat løn?
- En medarbejder kan ikke modtage skattefri rejsegodtgørelse, hvis der er aftalt en nedsættelse af lønnen i bytte for rejsegodtgørelse. Hvis en sådan aftale findes, betragtes godtgørelsen som skattepligtig indkomst.
Er der situationer, hvor en medarbejder ikke kan modtage skattefri rejsegodtgørelse?
- Ja, der er specifikke situationer, hvor en medarbejder ikke er berettiget til skattefri rejsegodtgørelse. Disse omfatter, men er ikke begrænset til, medarbejdere der modtager B-indkomst, arbejder på skibe eller i forbindelse med transport af varer og personer, eller er ansat under særlige skatteordninger såsom registrerede erhvervsfiskere eller personer omfattet af sømandsbeskatningsloven.
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Del den her:
