4.6/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Rejsegodtgørelse
Vi har hjulpet over 1200+ danske virksomheder
Hvad er rejsegodtgørelse?
Rejsegodtgørelse er en økonomisk kompensation, der kan udbetales skattefrit til medarbejdere, som i forbindelse med deres arbejde foretager erhvervsrelaterede rejser. Rejsegodtgørelse er designet til at dække nødvendige udgifter til kost, logi og småfornødenheder under en arbejdsrejse, hvilket sikrer, at medarbejderen ikke selv skal afholde disse omkostninger af egen lomme. For at være berettiget til skattefri rejsegodtgørelse skal rejsen have en varighed på minimum 24 timer og indebære en overnatning væk fra medarbejderens sædvanlige bopæl.
Denne form for godtgørelse er relevant for både nationale og internationale forretningsrejser og anvendes bredt i erhvervslivet, særligt inden for brancher, hvor medarbejdere hyppigt er på farten, såsom konsulentvirksomheder, transportsektoren og bygge- og anlægsbranchen. Rejsegodtgørelse sikrer, at medarbejdere ikke oplever økonomiske ulemper ved arbejdsrelaterede rejser og samtidig skaber en ensartet og gennemsigtig håndtering af udgifter.
Rejsegodtgørelsens størrelse fastsættes ud fra standardiserede satser, der reguleres af staten og justeres årligt for at tage højde for prisudviklingen. Disse satser, ofte betegnet som diæter, angiver de maksimale beløb, en medarbejder kan modtage skattefrit per døgn uden at skulle dokumentere de faktiske udgifter. Det giver virksomheder en administrativt enkel løsning til at kompensere deres ansatte, samtidig med at det sikrer en rimelig dækning af rejseudgifter.
Aktuelle satser for rejsegodtgørelse
De aktuelle satser for rejsegodtgørelse fastsættes og justeres løbende for at afspejle ændringer i leveomkostninger. For 2025 gælder følgende skattefri satser for rejsegodtgørelse:
Logi: Den skattefri sats for logi er i 2025 fastsat til 256 kr. pr. døgn, hvilket er en justering opad fra 245 kr. pr. døgn i 2024. Dette beløb er beregnet til at dække udgifter til overnatning på hotel, pensionat eller anden passende indkvartering under forretningsrejser.
Kost og småfornødenheder for almindelige lønmodtagere: Lønmodtagere, der rejser i arbejdsøjemed, kan i 2025 modtage op til 597 kr. pr. døgn i skattefri rejsegodtgørelse til kost og småfornødenheder. Dette er en stigning fra 574 kr. pr. døgn i 2024. Beløbet er fastsat for at dække daglige udgifter til måltider samt mindre fornødenheder under rejsen.
Kost for turistchauffører på indenlandske rejser: For turistchauffører, der udfører kørsel i Danmark, forbliver satsen uændret i 2025 på 75 kr. pr. døgn. Denne sats tager højde for de særlige arbejdsforhold, som turistchauffører oplever under deres rejser i Danmark.
Kost for turistchauffører på udenlandsrejser: Ved arbejdsrelaterede rejser til udlandet er turistchauffører fortsat berettiget til en skattefri rejsegodtgørelse på 150 kr. pr. døgn. Denne sats er ligeledes uændret fra 2024 og skal dække de ekstra udgifter, som opstår ved ophold i udlandet.
Diæter – Satser for rejsegodtgørelse pr. døgn
År | Logi | Kost og småfornødenheder | Kost for turistchauffører v. rejse i DK | Kost for turistchauffører v. rejse i udlandet |
2025 | 256 kr. | 597 kr. | 75 kr. | 150 kr. |
2024 | 246. kr. | 574 kr. | 75 kr. | 150 kr. |
2023 | 238 kr. | 555 kr. | 75 kr. | 150 kr. |
2022 | 231 kr. | 539 kr. | 75 kr. | 150 kr. |
Kan selvstændige få rejsegodtgørelse?
For selvstændige erhvervsdrivende er det ikke muligt at modtage skattefri rejsegodtgørelse på samme vilkår som lønmodtagere. I stedet har selvstændige mulighed for at fratrække deres rejseudgifter som faktiske udgifter i deres virksomhed. Dette betyder, at udgifterne til kost, logi og transport kan fratrækkes i virksomhedens regnskab og dermed reducere den skattepligtige indkomst.
Hvis de faktiske udgifter ikke dokumenteres, kan selvstændige i visse tilfælde anvende de samme standardsatser som lønmodtagere ved fradrag for rejseudgifter. Dog afhænger dette af erhvervet, de specifikke betingelser samt eventuelle undtagelser i skattelovgivningen. Det er derfor ikke alle selvstændige, der kan benytte denne mulighed, og det anbefales at søge rådgivning for at sikre korrekt anvendelse af fradraget.
I 2025 er der et årligt loft på fradrag for diæter for selvstændige, som udgør 32.800 kr. pr. år. Dette loft fastsætter den maksimale skattefri kompensation, der kan fratrækkes i virksomhedens regnskab.
Hvordan bogfører man skattefri rejsegodtgørelse?
Ved bogføring af rejsegodtgørelse er det afgørende at kunne dokumentere rejsens formål, destination, start- og sluttidspunkt samt de anvendte satser. Hvis rejsegodtgørelsen udbetales efter diætsatserne, er det ikke nødvendigt at fremlægge kvitteringer for de faktiske udgifter.
Hvis rejseudgifterne i stedet bogføres ud fra faktiske udgifter, skal alle omkostninger dokumenteres med kvitteringer og regnskabsmæssigt registreres korrekt.
Det kan være ressource- og tidskrævende at holde overblikket over virksomhedens bogføring, når ens fokus bl.a. også er på at skabe vækst virksomheden. Lad os hjælpe dig med bogføringen i Stadsrevisionen Danmark A/S. Vi forenkler bogføringen ved at håndtere hele processen fra A til Z. Hos Stadsrevisionen.dk får du ikke blot en revisor – du får en partner med over 8 års erfaring, der er specialiseret i dine behov.
Vil du have mere tid til at drive din virksomhed frem for bogføring?
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Hvordan udbetales skattefri rejsegodtgørelse?
For lønmodtagere er det arbejdsgiverens ansvar at sikre, at en rejse opfylder kriterierne for skattefri rejsegodtgørelse. Dette indebærer, at arbejdsgiveren skal verificere rejsens formål, rejsetidspunkter samt anvendte satser.
Hvis rejsegodtgørelsen overstiger de fastsatte satser, bliver den overskydende del skattepligtig. Er godtgørelsen lavere end satserne, forbliver den skattefri. Hvis rejseudgifter overstiger den udbetalte godtgørelse, kan medarbejderen søge fradrag for differencen.
Hvordan defineres en rejse i rejsegodtgørelsen?
For at en arbejdsrelateret rejse kan kvalificere til rejsegodtgørelse, skal der være tale om en situation, hvor en medarbejder arbejder fra et midlertidigt arbejdssted og ikke har mulighed for at overnatte i sin sædvanlige bolig. Rejsegodtgørelse kan kun udbetales skattefrit, hvis medarbejderen opfylder specifikke kriterier fastsat af Skattestyrelsen. Det betyder, at rejsegodtgørelse forudsætter, at medarbejderen befinder sig væk fra sin faste bopæl i forbindelse med arbejdsopgaver, og at afstanden mellem bopæl og arbejdssted gør daglig pendling upraktisk eller umulig.
Når en rejse vurderes i relation til rejsegodtgørelse, er der to centrale faktorer, der afgør, om den kan godkendes: afstanden mellem bopæl og arbejdssted samt arbejdets karakter. Disse kriterier spiller en afgørende rolle i vurderingen af, om en medarbejder er berettiget til skattefri rejsegodtgørelse, eller om udgifter til ophold, kost og logi i stedet må dækkes på anden vis.
Afstanden mellem bopæl og arbejdssted
Afstanden mellem medarbejderens hjem og det midlertidige arbejdssted er en afgørende faktor i vurderingen af, om en rejse kvalificerer til rejsegodtgørelse. Hvis medarbejderen realistisk set kan pendle mellem sin faste bopæl og arbejdsstedet inden for en rimelig tidsramme, kan der som udgangspunkt ikke udbetales skattefri rejsegodtgørelse.
Skattestyrelsen vurderer afstanden baseret på gængse transportmidler såsom bil, bus eller tog. Hvis det er muligt for medarbejderen at rejse frem og tilbage dagligt uden urimelige tidsmæssige eller økonomiske omkostninger, vil rejsegodtgørelse ikke blive betragtet som en nødvendig kompensation. Hvis en arbejdsgiver stiller krav om brug af bestemte transportmidler, f.eks. firmabil eller kollektiv transport, vil bedømmelsen af pendlingstiden ske ud fra disse betingelser.
I de tilfælde, hvor transportforholdene gør det urimeligt at pendle dagligt, kan rejsegodtgørelse komme på tale. Dette kan være relevant ved opgaver, der kræver arbejde i afsidesliggende områder, hvor transportmuligheder er begrænsede, eller hvor arbejdstiderne ikke tillader en hensigtsmæssig pendling. I sådanne tilfælde vil medarbejderen kunne modtage rejsegodtgørelse til dækning af kost, logi og eventuelle andre udgifter forbundet med den midlertidige arbejdsplacering.
Arbejdets karakter
Arbejdets varighed og opgavens karakter spiller en central rolle i vurderingen af, om medarbejderen kan modtage skattefri rejsegodtgørelse. Hvis en medarbejder kun skal arbejde på et midlertidigt arbejdssted i en kort periode, vil det typisk kvalificere som en arbejdsrelateret rejse, og dermed vil rejsegodtgørelse kunne udbetales. Hvis arbejdsperioden strækker sig over en længere periode, kan arbejdsstedet dog risikere at blive betragtet som en fast arbejdsplads, hvilket kan påvirke retten til rejsegodtgørelse.
Derudover kan særlige arbejdsgiverkrav være afgørende for, om en medarbejder er berettiget til rejsegodtgørelse. Hvis en arbejdsgiver eksempelvis kræver, at medarbejderen opholder sig i nærheden af arbejdsstedet på grund af tilkaldevagter, lange skift eller andre jobfunktioner, kan det berettige til rejsegodtgørelse. Arbejdets karakter og de krav, som stilles af arbejdsgiveren, vil derfor ofte være afgørende faktorer i vurderingen.
Logigodtgørelse og rejsegodtgørelse
Logigodtgørelse er en del af den samlede rejsegodtgørelse, som dækker medarbejderes udgifter til overnatning i forbindelse med arbejdsrelaterede rejser. Logigodtgørelse kan udbetales skattefrit til lønmodtagere samt medlemmer og assistenter i bestyrelser, udvalg, kommissioner eller råd, der enten ikke modtager honorarer eller får honorarer, som klassificeres som A-indkomst. Logigodtgørelse er en vigtig del af rejsegodtgørelse, da den sikrer, at medarbejdere, der er på arbejdsrejse, ikke selv skal betale for logi, når de ikke har mulighed for at vende hjem til deres faste bopæl.
For at være berettiget til skattefri logigodtgørelse som en del af rejsegodtgørelse, skal der være tale om en rejse, hvor medarbejderen opholder sig væk fra sin sædvanlige bopæl i mindst 24 timer. Derudover gælder der specifikke regler for, hvordan logigodtgørelse kan udbetales, samt hvem der kan modtage denne form for skattefri kompensation.
Hvad indebærer logigodtgørelse?
Logigodtgørelse er en specifik form for rejsegodtgørelse, der udbetales for at dække udokumenterede udgifter til overnatning, når en medarbejder er på arbejdsrejse. Det betyder, at en medarbejder kan få skattefri logigodtgørelse, hvis overnatningen sker på f.eks. hotel, i en campingvogn eller ved privat indlogering. Logigodtgørelse kan kun udbetales, hvis rejsen opfylder kravene til skattefri rejsegodtgørelse, og hvis udgifterne til logi ikke overstiger de fastsatte satser.
Logigodtgørelse dækker alle former for udokumenterede udgifter til overnatning under en arbejdsrelateret rejse. Som en del af rejsegodtgørelse kan logigodtgørelse anvendes til at dække:
- Hotelophold
- Overnatning i en campingvogn eller et mobile home
- Privat indlogering hos en vært
For at logigodtgørelse kan udbetales skattefrit som en del af rejsegodtgørelse, må godtgørelsen ikke overstige de gældende satser. I 2025 er den maksimale sats for logigodtgørelse 256 kr. pr. døgn, mens satsen i 2024 var 246 kr. pr. døgn. Hvis logiudgifterne overstiger dette beløb, kan medarbejderen i stedet få dækket de faktiske udgifter efter regning, forudsat at dokumentation foreligger.
Hvornår kan man ikke modtage logigodtgørelse?
Logigodtgørelse kan ikke udbetales i følgende tilfælde 1) Hvis medarbejderen modtager B-indkomst, 2) Hvis medarbejderen transporterer varer eller mennesker som en del af sit arbejde eller 3) Hvis arbejdet udføres på skibe, fiskefartøjer, luftfartøjer eller offshore installationer, der anvendes til efterforskning eller udnyttelse af naturforekomster.
Udbetaling af logigodtgørelse som en del af rejsegodtgørelse
Logigodtgørelse udbetales som en del af den samlede rejsegodtgørelse, og udbetalingen sker pr. døgn, medarbejderen er på rejse. Det betyder, at skattefri logigodtgørelse først kan udbetales, når arbejdsrejsen har varet mindst 24 timer, hvorefter godtgørelsen fortsætter pr. fulde døgn. Dette følger de gældende regler for rejsegodtgørelse og sikrer, at medarbejdere, der ikke kan overnatte hjemme, får dækket deres udgifter til logi.
Hvis en medarbejders udgifter til logi helt eller delvist er dækket som udlæg efter regning, eller hvis medarbejderen får stillet gratis logi til rådighed, f.eks. en lejlighed, et værelse eller en campingvogn, kan der ikke samtidig udbetales skattefri logigodtgørelse. Det betyder også, at en arbejdsgiver ikke kan afskrive på driftsmidler, såsom en campingvogn, hvis medarbejderen anvender den til overnatning under en arbejdsrejse og samtidig modtager logigodtgørelse som en del af rejsegodtgørelse.
Ingen logigodtgørelse ved nedsat løn
Arbejdsgivere kan ikke udbetale skattefri logigodtgørelse, hvis der er indgået en aftale med en medarbejder om en generel lønnedgang til gengæld for udbetaling af logigodtgørelse. Dette gælder, selv hvis aftalen er indgået under hensyntagen til årets gennemsnitlige rejseudgifter. Denne regel blev strammet og trådte i kraft for alle aftaler indgået eller ændret fra og med 20. september 2012. Formålet med denne regel er at forhindre, at logigodtgørelse anvendes som en skjult lønkompensation frem for en reel skattefri godtgørelse for arbejdsrelaterede rejser.
Undtagelser for visse lønmodtagere:
Der findes specifikke grupper af lønmodtagere, der ikke kan modtage skattefri logigodtgørelse som en del af rejsegodtgørelse, da de er omfattet af særlige skatteordninger. Disse omfatter:
Registrerede erhvervsfiskere, der i indkomståret har valgt at tage havadagsfradrag pr. havdag.
Sømænd, der arbejder på D.I.S.-skibe, samt andre, der er omfattet af sømandsbeskatningsloven, herunder personer nævnt i lovens §3.
Offentligt ansatte, der modtager tillæg eller andre ydelser, fordi de er udsendt af den danske stat.
Personer, der modtager ydelser som en del af uddannelse.
Kostgodtgørelse
Kostgodtgørelse er en vigtig del af rejsegodtgørelse, som dækker udokumenterede udgifter til måltider og småfornødenheder under en arbejdsrelateret rejse. Lønmodtagere, medlemmer af bestyrelser, udvalg, kommissioner eller råd samt deres medhjælpere, som enten ikke modtager honorarer eller kun får honorarer, der beskattes som A-indkomst, kan være berettigede til kostgodtgørelse.
Kostgodtgørelse kan kun udbetales skattefrit, hvis arbejdsrejsen varer minimum 24 timer, og medarbejderen ikke har mulighed for at vende tilbage til sin faste bopæl. Rejsegodtgørelse, herunder kostgodtgørelse, er en administrativt enkel løsning, der sikrer, at medarbejdere ikke selv skal afholde udgifter til mad under arbejdsrelaterede rejser.
Fri kost og måltider
Når en medarbejder modtager rejsegodtgørelse i form af kostgodtgørelse, kan det ske, at arbejdsgiveren eller en forretningsforbindelse stiller fri kost til rådighed. Fri kost betyder, at medarbejderen ikke selv har haft udgifter til sine måltider, og derfor skal kostsatsen i kostgodtgørelsen nedsættes i henhold til fastsatte procentsatser.
Fri kost (alle måltider): 75% reduktion af kostgodtgørelsen
Fri morgenmad: 15% reduktion af kostgodtgørelsen
Fri frokost: 30% reduktion af kostgodtgørelsen
Fri aftensmad: 30% reduktion af kostgodtgørelsen
For turistchauffører, der modtager rejsegodtgørelse, gælder der særlige regler. De højst mulige satser for kostgodtgørelse er 75 kr. pr. døgn for rejser i Danmark og 150 kr. pr. døgn for rejser i udlandet. Disse satser skal ikke reduceres, selv hvis der stilles fri kost til rådighed.
Udbetaling af kostgodtgørelse:
Skattefri kostgodtgørelse dækker alle udokumenterede udgifter til mad og småfornødenheder under en arbejdsrelateret rejse. Dette inkluderer udgifter til måltider, kaffe, aviser samt visse former for lokaltransport. Kostgodtgørelse udbetales per døgn, og den skattefri godtgørelse kan først udbetales, når arbejdsrejsen har varet minimum 24 timer.
Udbetalingen af kostgodtgørelse sker på følgende måde:
- Efter de første 24 timers rejse kan den skattefri kostgodtgørelse udbetales.
- Herefter kan der udbetales kostgodtgørelse pr. påbegyndt rejsetime.
- Hvis en rejse f.eks. varer 40 timer, kan medarbejderen modtage døgnsatsen plus 16/24 af døgnsatsen.
- Hvis en rejse varer 20 timer, kan der ikke udbetales skattefri kostgodtgørelse.
Hvis en medarbejder får dækket sine kostudgifter som udlæg efter regning, kan vedkommende stadig få en skattefri kostgodtgørelse på op til 25% af kostsatsen for hele rejsen.
Medarbejdere, der modtager B-indkomst, kan ikke modtage skattefri kostgodtgørelse som en del af rejsegodtgørelse.
5 ting du skal være opmærksom på angående kostgodtgørelse
For at kunne modtage skattefri rejsegodtgørelse, herunder kostgodtgørelse, er der visse regler, som skal overholdes. Her er fem centrale forhold, som både arbejdsgivere og medarbejdere skal være opmærksomme på:
1. 12-måneders tidsbegrænsning
Medarbejdere kan maksimalt få skattefri kostgodtgørelse for de første 12 måneder, hvor de arbejder på et midlertidigt arbejdssted. Ferie, fridage, tjenesterejser eller sygedage afbryder ikke optællingen af de 12 måneder.
2. Arbejdsstedskifte
Hvis en medarbejder skifter til et nyt midlertidigt arbejdssted, begynder en ny 12-månedersperiode. Dette gælder dog kun, hvis arbejdsstedet ligger mindst otte kilometer væk fra det tidligere midlertidige arbejdssted ad normal transportvej.
3. Når arbejdsstedet flytter sig
Hvis et midlertidigt arbejdssted flytter sig løbende, eksempelvis i forbindelse med større infrastrukturprojekter som motorvejsbyggeri, brobygning eller jernbaneprojekter, gælder 12-månedersreglen ikke. Det samme gælder for medarbejdere, der arbejder om bord på skibe og fiskerfartøjer.
4. Tilbagevenden til et tidligere arbejdssted
Hvis en medarbejder vender tilbage til et tidligere midlertidigt arbejdssted, kan en ny 12-månedersperiode begynde, men kun hvis medarbejderen har arbejdet mindst 40 sammenhængende arbejdsdage på et andet midlertidigt arbejdssted.
5. Hvad sker der efter 12 måneder?
Når 12-månedersperioden udløber, kan medarbejderen ikke længere få skattefri kostgodtgørelse efter standardsatserne. Hvis arbejdsstedet stadig betragtes som midlertidigt, kan kostudgifter dog dækkes via udlæg efter regning eller fri kost.
Derudover er det særligt for éndagsrejser – dvs. arbejdsrejser, der ikke inkluderer en overnatning –, at de ikke kvalificerer sig til skattefri kostgodtgørelse eller 25-procentsgodtgørelse. Hvis en medarbejder har udgifter til kost på en éndagsrejse, skal disse dækkes som udlæg efter regning, eller der skal stilles fri kost til rådighed af arbejdsgiveren.
Begrænsninger for udbetaling af skattefri kostgodtgørelse
Selvom rejsegodtgørelse, herunder kostgodtgørelse, er en attraktiv og fordelagtig skattefri godtgørelse for medarbejdere på arbejdsrelaterede rejser, er der visse begrænsninger og undtagelser, som både arbejdsgivere og ansatte skal være opmærksomme på. Ikke alle lønmodtagere kan modtage skattefri kostgodtgørelse, og der er skarpe regler for, hvornår rejsegodtgørelse kan udbetales skattefrit.
Der findes – som nævnt – mange regler og skarpe begrænsninger for den skattefri kostgodtgørelse, hvilket kan være meget overvældende og svært at navigere i som selvstændig erhvervsdrivende – selv for selskaber. Det kan vi hjælpe dig med hos Stadsrevisionen Danmark.
Vi er specialister i dokumentation og struktur og kan hjælpe dig med dine spørgsmål – eller helt overtage bogføringen for dig fra A – Z, så du kan bruge din tid på det, du er god til! Vi er stolte af at være en af Danmarks bedst bedømte og hurtigst voksende revisionsfirmaer, understøttet af over 1200 tilfredse klienter og samarbejdspartnere, der stoler på vores ekspertise hver dag.
Ønsker du professionel hjælp til at skabe struktur på din virksomheds dokumentation og undgå bøder?
Kontakt Stadsrevisionen Danmark – en af Danmarks bedst bedømte regnskabsvirksomheder – for skræddersyet hjælp.
Ved nedsat løn:
En arbejdsgiver kan ikke udbetale rejsegodtgørelse skattefrit, hvis der er indgået en aftale med en medarbejder om en generel lønnedgang i bytte for udbetaling af rejsegodtgørelse. Dette gælder, selvom aftalen er lavet under hensyntagen til årets gennemsnitlige rejseudgifter.
Formålet med denne regel er at forhindre, at rejsegodtgørelse anvendes som en erstatning for almindelig løn, da rejsegodtgørelse kun er skattefri, når den dækker reelle rejseudgifter i forbindelse med et midlertidigt arbejdssted.
Denne stramning har været gældende siden den 20. september 2012, og den betyder, at rejsegodtgørelse ikke må anvendes som en del af en aftale om reduceret løn. Hvis en medarbejder får mindre i løn mod at få større rejsegodtgørelse, anses denne udbetaling som almindelig lønindkomst og vil derfor blive beskattet som A-indkomst.
Arbejdsgivere og medarbejdere bør derfor være opmærksomme på, at rejsegodtgørelse, herunder kostgodtgørelse, kun kan udbetales skattefrit, hvis alle skatteregler er overholdt, og at udbetalingen er baseret på faktiske arbejdsrelaterede rejser.
Lønmodtagere udelukket fra kostgodtgørelse:
Ikke alle lønmodtagere kan modtage skattefri kostgodtgørelse som en del af rejsegodtgørelse, da visse erhvervsgrupper er omfattet af særlige skatteordninger. Det betyder, at nogle lønmodtagere, uanset om de er på arbejdsrelateret rejse, ikke har mulighed for at få kostgodtgørelse udbetalt skattefrit.
Følgende grupper af lønmodtagere er udelukket fra at modtage skattefri kostgodtgørelse:
Registrerede erhvervsfiskere, som i det pågældende indkomstår har valgt at tage havadagsfradrag pr. havdag.
Sømænd, der arbejder på D.I.S.-skibe, samt andre, der er omfattet af sømandsbeskatningsloven. Dette gælder også for sømænd, der er omfattet af lovens §3.
Offentligt ansatte, der modtager diverse tillæg og ydelser, fordi de er udsendt af den danske stat.
Personer under uddannelse, der modtager specifikke ydelser relateret til deres studieforløb.
Disse grupper kan ikke modtage kostgodtgørelse som en del af deres rejsegodtgørelse, da deres skatteforhold er reguleret af særlige love og regler.
Dokumentation og udbetaling af skattefri rejsegodtgørelse
For at rejsegodtgørelse kan udbetales skattefrit, er det afgørende, at reglerne for dokumentation og kontrol overholdes. Arbejdsgiveren har et ansvar for at sikre, at rejsegodtgørelse udbetales korrekt, mens medarbejderen skal levere den nødvendige dokumentation for rejsens erhvervsmæssige formål. Manglende overholdelse af kravene kan resultere i, at rejsegodtgørelse bliver skattepligtig som A-indkomst.
Arbejdsgiverens ansvar:
Arbejdsgiveren har pligt til at føre kontrol med rejsens erhvervsmæssige formål, herunder hvilke delmål rejsen har, og hvor mange erhvervsmæssige rejsedage der er tale om. Det er også arbejdsgiverens ansvar at registrere rejsens start- og sluttidspunkt samt beregningen af rejsegodtgørelsen, herunder hvilke satser der er anvendt.
Hvis rejsen ikke opfylder betingelserne for skattefri rejsegodtgørelse, bliver den udbetalte godtgørelse skattepligtig A-indkomst for medarbejderen. Det gælder også, hvis arbejdsgiveren ikke har ført tilstrækkelig kontrol med rejsens detaljer. I sådanne tilfælde har medarbejderen mulighed for i stedet at tage fradrag i sin skattepligtige indkomst.
Udbetaling af rejsegodtgørelse:
Arbejdsgiveren kan vælge at opdele rejsegodtgørelsen i en skattefri del, som følger de gældende satser, og en skattepligtig del, der dækker beløb, som overstiger de fastsatte satser. Den skattepligtige del bliver medregnet i medarbejderens løn og beskattet som almindelig indkomst.
Hvis rejsegodtgørelsen udbetales med et beløb, der er lavere end de fastsatte satser, forbliver den skattefri. I dette tilfælde kan medarbejderen tage fradrag for forskellen mellem det udbetalte beløb og den gældende standardsats.
Overstiger medarbejderens faktiske rejseudgifter den skattefri rejsegodtgørelse, kan medarbejderen tage fradrag for forskellen mellem de dokumenterede faktiske udgifter og den udbetalte rejsegodtgørelse. Hvis en medarbejder får udbetalt en fast månedlig eller årlig rejsegodtgørelse skattefrit, bliver denne betragtet som A-indkomst og skal beskattes.
Specifikke forhold ved dækning af udgifter:
Udgifter til kost og småfornødenheder kan enten dækkes gennem en skattefri kostgodtgørelse eller ved en kombination af skattefri kostgodtgørelse og fri kost, hvor kostsatsen reduceres. Medarbejderen kan også vælge at få dækket udgifter som udlæg efter regning og eventuelt kombinere dette med 25-procentgodtgørelsen.
Modregning i bruttolønnen:
En medarbejder kan ikke modtage skattefri rejsegodtgørelse, hvis godtgørelsen er modregnet i en bruttoløn, som medarbejderen og arbejdsgiveren har aftalt på forhånd. Det betyder, at medarbejderen ikke kan få skattefri rejsegodtgørelse, hvis lønnen bliver reguleret fra gang til gang afhængigt af den udbetalte rejsegodtgørelse.
Vigtigheden af dokumentation:
For at skattefri rejsegodtgørelse kan udbetales, og for at arbejdsgiveren kan opfylde sin kontrolpligt, skal der foreligge fyldestgørende dokumentation. Det betyder, at alle relevante oplysninger om rejsen skal fremgå af arbejdsgiverens bogføringsbilag, og at arbejdsgiveren skal kunne dokumentere sin kontrol, for eksempel ved underskrift, stempel eller rettelser.
Medarbejderen har et ansvar for at levere de korrekte oplysninger, så arbejdsgiveren kan føre kontrol med rejsegodtgørelsen og sikre, at den udbetales efter gældende regler. Det er ikke et krav, at der anvendes en bestemt blanket, men det kan være en fordel at bruge en ensartet dokumentationsmetode, for eksempel et standardiseret skema eller en fortrykt blanket til rejseafregning.
Eksempel på rejsegodtgørelse
For at illustrere, hvordan rejsegodtgørelse fungerer i praksis, kan vi tage udgangspunkt i en medarbejder, Anna, der arbejder i en dansk konsulentvirksomhed. Anna bor i København, men bliver af sin arbejdsgiver sendt på en tre-dages forretningsrejse til Aarhus for at arbejde på et projekt hos en klient.
Dag 1
Anna rejser tidligt om morgenen fra København til Aarhus med tog. Ved ankomst tjekker hun ind på et hotel, hvor hun skal overnatte de næste to nætter. Hun arbejder hele dagen hos klienten og spiser frokost og aftensmad på forskellige restauranter.
Dag 2
Hun fortsætter sit arbejde hos klienten og spiser igen frokost og aftensmad ude.
Dag 3
Efter at have afsluttet sit arbejde hos klienten om eftermiddagen, tager hun toget tilbage til København.
I dette tilfælde opfylder Annas rejse alle kravene for skattefri rejsegodtgørelse:
Rejsens varighed overstiger 24 timer, hvilket er et grundlæggende krav for at modtage rejsegodtgørelse.
Overnatning uden for bopælen er dokumenteret, da Anna opholder sig på et hotel i Aarhus. Dette gør hende berettiget til skattefri logigodtgørelse.
Rejsens erhvervsmæssige formål er tydeligt defineret, da Anna arbejder på et projekt for sin arbejdsgiver hos en ekstern klient.
Dokumentation og kontrol bliver overholdt, hvis Annas arbejdsgiver godkender rejsen og sikrer, at alle udgifter bliver dokumenteret korrekt. Anna gemmer sine kvitteringer for transport, logi og måltider.
Baseret på dette kan Annas arbejdsgiver udbetale en skattefri rejsegodtgørelse, som dækker hendes udgifter til kost og logi op til de gældende skattefri satser. Hvis Annas faktiske udgifter overstiger satserne, har hun to muligheder: hun kan få de ekstra udgifter dækket som udlæg efter regning, eller hun kan modtage en fast rejsegodtgørelse op til den skattefri sats.
Flere eksempler på forskellige rejsesituationer og regler for rejsegodtgørelse kan findes på Skattestyrelsens hjemmeside lige her.
Salg af virksomhed, opkøb & fusioner
Få en gratis vurderingsberetning af din virksomhed.
FAQ om Rejsegodtgørelse
Hvornår kan man få rejsegodtgørelse?
For at være berettiget til skattefri rejsegodtgørelse, skal visse betingelser være opfyldt. Rejsegodtgørelse kan kun udbetales, hvis en medarbejder er på en arbejdsrelateret rejse, der opfylder følgende krav:
Rejsen skal vare minimum 24 timer og inkludere en overnatning væk fra medarbejderens faste bopæl.
Arbejdsstedet skal være midlertidigt og ikke være medarbejderens sædvanlige arbejdsplads.
Rejsen skal have et erhvervsmæssigt formål, hvor medarbejderen arbejder for sin arbejdsgiver eller virksomhed.
Arbejdsgiveren skal dokumentere rejsens formål, varighed og omkostninger for at kunne udbetale skattefri rejsegodtgørelse.
Hvis en rejse ikke opfylder disse kriterier, kan medarbejderen i stedet få rejsefradrag, hvilket betyder, at rejseudgifter kan trækkes fra i den skattepligtige indkomst.
Hvordan beregner man rejsefradrag?
Hvis en medarbejder ikke modtager rejsegodtgørelse, kan vedkommende i stedet benytte sig af rejsefradrag. Rejsefradrag beregnes ud fra standardiserede satser, som fastsættes af Skattestyrelsen, og afhænger af antallet af dage, medarbejderen har været på arbejdsrejse.
For at beregne rejsefradrag skal følgende faktorer tages i betragtning:
Rejsens varighed: Medarbejderen skal have været væk i minimum 24 timer for at være berettiget til rejsefradrag.
Afstand til arbejdsstedet: Rejsefradrag gælder kun for midlertidige arbejdssteder, som ligger langt fra medarbejderens bopæl.
Standardsatser for rejsegodtgørelse: Fradraget beregnes ud fra de gældende satser for kost, logi og småfornødenheder.
I 2025 er den skattefri sats for kostgodtgørelse 597 kr. pr. døgn, mens logigodtgørelsen er 256 kr. pr. døgn. Hvis en medarbejder ikke får dækket disse udgifter gennem rejsegodtgørelse, kan beløbene fratrækkes som rejsefradrag i årsopgørelsen.
Hvor meget må man få i rejsegodtgørelse om året?
Der er en øvre grænse for, hvor meget en medarbejder kan få i rejsegodtgørelse om året. De gældende satser reguleres hvert år af Skattestyrelsen.
For 2025 gælder følgende maksimale satser for skattefri rejsegodtgørelse:
- Logigodtgørelse: Maksimalt 256 kr. pr. døgn
- Kostgodtgørelse: Maksimalt 597 kr. pr. døgn
- Maksimalt årligt fradrag for selvstændige: 32.800 kr. pr. år
Selvstændige erhvervsdrivende kan ikke modtage rejsegodtgørelse, men kan i stedet fratrække deres udgifter til kost og logi op til det årlige loft på 32.800 kr.
Hvis en medarbejder modtager fast rejsegodtgørelse hver måned eller årligt uden at dokumentere rejseudgifterne, bliver beløbet betragtet som almindelig løn og bliver dermed skattepligtigt.
Hvornår er man berettiget til småfornødenheder?
Småfornødenheder er en del af rejsegodtgørelse, som dækker mindre udgifter i forbindelse med arbejdsrejser. Disse udgifter kan for eksempel være til kaffe, snacks, aviser eller lokal transport under rejsen.
For at være berettiget til rejsegodtgørelse for småfornødenheder skal medarbejderen; 1) være på en arbejdsrejse, der varer mere end 24 timer, 2) have udgifter, der ikke allerede er dækket af arbejdsgiveren eller som udlæg efter regning og 3) dokumentere, at rejsen er arbejdsrelateret og opfylder kravene for skattefri rejsegodtgørelse.
Småfornødenheder er inkluderet i standardsatsen for rejsegodtgørelse, og medarbejderen behøver derfor ikke at dokumentere hver enkelt lille udgift.
Er der situationer, hvor en medarbejder ikke kan modtage skattefri rejsegodtgørelse?
Ja, der er specifikke situationer, hvor en medarbejder ikke er berettiget til skattefri rejsegodtgørelse. Disse omfatter, men er ikke begrænset til, medarbejdere der modtager B-indkomst, arbejder på skibe eller i forbindelse med transport af varer og personer, eller er ansat under særlige skatteordninger såsom registrerede erhvervsfiskere eller personer omfattet af sømandsbeskatningsloven.
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Del den her:
