4.6/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Hvad skal en faktura indeholde?
Når du udsteder en faktura i Danmark, er der en række krav, du skal overholde. Disse krav sikrer, at fakturaen er juridisk gyldig og kan bruges til moms- og skatteregnskaber. For at fakturaen opfylder loven, skal den indeholde bestemte oplysninger, som både du og din kunde kan bruge som dokumentation. I dette blogindlæg ser vi på de vigtigste elementer, som altid skal være med på en faktura ifølge dansk lovgivning.
Vi har hjulpet over 1200+ danske virksomheder
Hvad er kravene til en faktura?
Når du udsteder en faktura i Danmark, er der nogle krav, du skal følge. De sikrer, at fakturaen er juridisk gyldig og kan bruges i moms- og skatteregnskaber. For at overholde loven skal fakturaen indeholde bestemte oplysninger, som både sælger og køber kan bruge som dokumentation.
Nedenfor er de vigtige elementer, som altid skal med på en faktura:
- Udstedelsesdato (fakturadato): Datoen for, hvornår fakturaen er udstedt, skal være tydelig. Den hjælper både sælger og køber med at dokumentere, hvornår handlen fandt sted.
- Fakturanummer: Hver faktura skal have et unikt, fortløbende nummer. Det gør det nemmere at holde styr på bogføringen og sikre, at fakturaen kan spores.
- Sælgers momsregistreringsnummer (CVR- eller SE-nummer): Fakturaen skal have sælgers CVR-nummer eller SE-nummer, så det er klart, at virksomheden er momsregistreret i Danmark.
- Sælgers navn og adresse: Sælgers fulde navn og adresse skal fremgå, så det er tydeligt, hvem fakturaen kommer fra.
- Købers navn og adresse: Købers fulde navn og adresse skal også stå på fakturaen for at sikre korrekt dokumentation og regnskab.
- Beskrivelse af varer eller ydelser: En detaljeret beskrivelse af de leverede varer eller ydelser skal med. Dette omfatter både mængde og type af de leverede varer eller præcise detaljer om ydelserne.
- Leveringsdato: Hvis varerne blev leveret på en anden dato end fakturaens udstedelsesdato, skal leveringsdatoen også stå på fakturaen. Det hjælper med at fastslå, hvornår handlen fandt sted.
- Pris og momsgrundlag: Fakturaen skal vise prisen uden moms samt eventuelle rabatter eller bonusser, hvis de ikke er indregnet i enhedsprisen. Dette er nødvendigt for at dokumentere korrekt momsberegning.
- Gældende momssats: Momssatsen for transaktionen skal angives, så det er klart, hvordan momsbeløbet er beregnet.
- Momsbeløb: Det samlede momsbeløb, der skal betales, skal også være tydeligt, så køberen kan se, hvor meget moms der er pålagt.
Fejl på fakturaen?
Hvis der mangler vigtige oplysninger på en faktura, eller hvis der er fejl, kan det føre til misforståelser mellem sælger og køber. I værste fald kan det også give problemer med momsfradrag eller resultere i bøder. Det er derfor vigtigt at vide, præcis hvad en faktura skal indeholde, for at undgå disse problemer.
Vores erfarne revisorer hos Stadsrevisionen står klar til at rådgive dig om fakturering, moms og regnskab. Få en skræddersyet løsning, der passer til netop din branche, og oplev fordelene ved at have en fast personlig rådgiver, der kan hjælpe dig med at sikre præcise og rettidige fakturaer.
Har du brug for hjælp til at sikre fejlfri fakturering?
Kontakt os i dag for professionel hjælp til fakturering.
Forenklet faktura: Hvornår og hvordan?
Hvad er en forenklet faktura?
En forenklet faktura kræver færre oplysninger end en almindelig faktura og bruges i særlige situationer, hvor beløbet er lavt eller til specifikke kunder. Forenklede fakturaer bruges ofte i detailhandlen eller ved små transaktioner, hvor der ikke er behov for alle de informationer, som en standardfaktura kræver.
Hvad er kravene til en forenklet faktura?
Selvom der er færre oplysninger på en forenklet faktura, skal den stadig indeholde nogle grundlæggende oplysninger:
- Udstedelsesdato
- Fakturanummer
- Sælgers navn, adresse og CVR-/SE-nummer
- Beskrivelse af de leverede varer eller ydelser
- Momsbeløb
Forskellen mellem en standardfaktura og en forenklet faktura
Den største forskel er, at en standardfaktura kræver flere oplysninger som købers navn, fulde prisoplysninger og leveringsdato. En forenklet faktura indeholder kun de mest nødvendige oplysninger, hvilket gør den ideel til mindre transaktioner.
Hvornår kan en forenklet faktura bruges?
En forenklet faktura kan anvendes, når transaktionen ikke overstiger 3.000 kr. inkl. moms. Dog kan der være situationer, hvor en standardfaktura stadig er nødvendig, for eksempel hvis en virksomhed beder om en mere detaljeret faktura.
Kassebon vs. faktura: Forskelle og ligheder
Hvad er en kassebon?
En kassebon er et simpelt betalingsdokument, som du får ved køb i fysiske butikker. Den indeholder information om købet, som virksomhedsnavn, dato, varer/ydelser, beløb inkl. moms og det samlede betalte beløb. Den er mindre detaljeret end en faktura.
Hvordan adskiller en kassebon sig fra en faktura?
En faktura er mere detaljeret og bruges ofte i erhvervsmæssige sammenhænge, hvor den kræver flere oplysninger som købers navn og momsgrundlag. En kassebon bruges mest ved mindre, direkte transaktioner i detailhandlen og er ikke så detaljeret som en faktura, der også bruges til momsregnskab.
Hvornår bruges en kassebon fremfor en faktura?
En kassebon bruges, når betalingen sker med det samme, som ved køb i butikker eller restauranter. Den fungerer som en kvittering. En faktura bruges normalt ved større transaktioner, hvor der er brug for flere oplysninger, og hvor betalingen sker senere, f.eks. efter levering. For virksomheder er fakturaer nødvendige til momsafregning og bogføring.
Specielle faktureringskrav for visse brancher
Nogle brancher har særlige krav til fakturaer, der går ud over de normale lovkrav. Disse kan variere afhængigt af typen af arbejde og materialer, der bruges. For eksempel har byggebranchen ofte brug for flere detaljer om arbejdstid og materialer i fakturaerne.
Byggebranchen
I byggebranchen skal fakturaer normalt indeholde detaljer om mængden af materialer, arbejdstimer og en præcis beskrivelse af, hvad arbejdet inkluderer. Dette hjælper med at dokumentere, hvordan prisen er beregnet, og sikrer, at både materialer og arbejdskraft faktureres korrekt.
Transportbranchen
I transportbranchen skal fakturaer typisk indeholde oplysninger om brugen af køretøjer, afstande og de transporterede varer. Disse oplysninger er ikke kun vigtige for kunden, men kan også være nødvendige til skattemæssige formål.
Konsulentbranchen
For konsulentvirksomheder er det ofte nødvendigt at specificere, hvor mange timer der er brugt på rådgivning, og præcis hvad ydelsen indebærer. Dette giver kunden et klart billede af, hvad de betaler for, og hjælper med at sikre korrekt fakturering.
Kreditnotaer og fakturakorrigeringer
Hvis der sker fejl i en faktura, eller hvis kunden skal have penge tilbage, skal der udstedes en kreditnota. En kreditnota fungerer som en slags “omvendt faktura” og bruges til at annullere eller reducere det oprindelige beløb.
Hvornår skal der udstedes en kreditnota?
En kreditnota skal udstedes, hvis en faktura indeholder fejl, eller hvis kunden skal have refunderet et beløb. Det kan for eksempel ske, hvis varen ikke lever op til aftalen, eller hvis kunden returnerer en vare. Kreditnotaen skal have de samme oplysninger som den oprindelige faktura, men med et negativt beløb, der viser, hvad der skal korrigeres.
Rettelse af en faktura
Hvis der er en fejl i fakturaen, men det ikke er nødvendigt at annullere hele fakturaen, kan du udstede en rettelsesfaktura eller en delvis kreditnota. Det er vigtigt, at både sælger og køber har korrekt dokumentation for ændringerne. Rettelsesfakturaen skal opfylde de samme krav som en almindelig faktura og tydeligt vise, hvilke dele der er ændret.
Elektroniske fakturaer (e-faktura)
Med digitaliseringen af mange arbejdsprocesser er elektroniske fakturaer (e-fakturaer) blevet mere almindelige, og i nogle tilfælde er de faktisk påkrævede. En e-faktura er en faktura, der sendes og modtages elektronisk i et format, der gør det nemt at behandle data automatisk. Det gør det lettere at håndtere mange fakturaer på én gang og mindsker risikoen for fejl, som ofte kan opstå ved manuel håndtering.
Hvad er en e-faktura?
En e-faktura er en digital faktura, der udstedes, sendes og modtages i et struktureret format, som regnskabsprogrammer kan læse og behandle automatisk. I modsætning til en PDF, som blot er et billede af fakturaen, indeholder en e-faktura data, der gør den nemmere at arbejde med i systemer som fx økonomiprogrammer og fakturasystemer.
Hvornår skal en e-faktura bruges?
I Danmark er det lovpligtigt at bruge e-fakturaer, når du handler med offentlige myndigheder. Det betyder, at virksomheder, der leverer varer eller ydelser til det offentlige, skal bruge e-fakturaer. E-fakturaer kan også være en god løsning i private erhvervstransaktioner, da de kan gøre faktureringsprocessen hurtigere og mere effektiv.
Hvilke fordele er der ved e-fakturaer?
E-fakturaer har mange fordele. De kan føre til hurtigere betalinger, færre fejl og gøre det nemmere at holde styr på virksomhedens økonomi. Regnskabsprogrammer som Dinero og e-conomic tilbyder løsninger, der håndterer e-fakturaer automatisk, så du nemt kan overholde kravene og spare tid i din faktureringsproces.
Fakturakrav ved handel med EU-lande
Når du handler med virksomheder i andre EU-lande, er der særlige krav til fakturaens indhold for at sikre, at både nationale og EU-regler overholdes. Disse regler sørger for, at momsen bliver korrekt indberettet, og at der er gennemsigtighed i transaktionerne på tværs af grænser.
Ved handel mellem EU-lande skal fakturaen indeholde de samme grundlæggende oplysninger, som kræves i Danmark, men med nogle ekstra krav. For det første skal både sælgers og købers momsregistreringsnumre (VAT-numre) tydeligt fremgå af fakturaen, hvis begge parter er momsregistrerede. Dette er nødvendigt for korrekt anvendelse af reglerne om omvendt betalingspligt, som betyder, at køberen i visse tilfælde skal afregne momsen i sit eget land. Det er derfor vigtigt, at køberen er momsregistreret i sit hjemland, hvilket skal fremgå af fakturaen.
Ved salg af varer til andre EU-lande
Når du sælger varer til en momsregistreret virksomhed i et andet EU-land, skal fakturaen indeholde en besked om, at leverancen er momsfritaget, da køberen skal beregne erhvervelsesmoms i sit eget land. Du kan henvise til følgende i fakturaen:
- Den relevante bestemmelse i momsloven, fx “momsfritaget efter ML § 34, stk. 1”,
- Den relevante bestemmelse i momssystemdirektivet, fx artikel 138, eller
- En anden tydelig relevant påtegning, fx “momsfritaget”, “free of VAT”, “0-sats” eller “zero-rated”.
Ved salg af ydelser til andre EU-lande
Når du sælger ydelser til en virksomhed i et andet EU-land, skal fakturaen indeholde en besked om, at leverancen er underlagt reglerne om omvendt betalingspligt. Her er det køberen, der skal beregne og afregne momsen i sit hjemland. Du kan inkludere en henvisning til:
- Den relevante bestemmelse i momsloven,
- Den relevante bestemmelse i momssystemdirektivet, eller
- En tydelig bemærkning som “omvendt betalingspligt” eller “reverse charge”.
Hos Stadsrevisionen har vi over 8 års erfaring med at hjælpe virksomheder med regnskab og fakturering, herunder ved handel med andre EU-lande. Vi tilbyder rådgivning, der er skræddersyet til din branche, og sørger for, at dine fakturaer altid overholder de gældende lovkrav. Vi kan også hjælpe dig med at optimere din faktureringsproces ved at implementere automatiserede regnskabsprogrammer, der gør faktureringen mere effektiv og minimerer risikoen for fejl. Derudover tilbyder vi specialiseret vejledning om momsberegning og håndtering af internationale fakturaer, så du altid er på forkant med både nationale og EU-regler.
Vil du være sikker på, at dine fakturaer overholder alle krav?
Kontakt os for en uforpligtende samtale om, hvordan vi kan hjælpe dig med at optimere din fakturering og sikre overholdelse af alle relevante regler.
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Automatisering af fakturaprocessen
Mange virksomheder bruger regnskabsprogrammer og fakturasystemer til automatisk at udsende fakturaer, fordi det både sparer tid og mindsker risikoen for fejl. Ved at automatisere faktureringen slipper man for mange af de manuelle opgaver, hvilket frigør tid og gør administrationen mere effektiv. Regnskabsprogrammer kan automatisk klare opgaver som at generere fakturanumre, sætte udstedelsesdatoer, beregne moms og sætte betalingsfrister.
Programmer som f.eks. Dinero og e-conomic gør det nemt for virksomheder at sikre, at fakturaerne overholder lovkravene og indeholder alle nødvendige oplysninger. Samtidig kan fakturaerne hurtigt sendes direkte til kunden, uden at man behøver at gøre det manuelt hver gang.
Gode råd om fakturering
For at dine fakturaer altid overholder loven og støtter din virksomheds økonomi, er det vigtigt at have gode rutiner. Her er nogle enkle tips, der kan hjælpe dig med at undgå fejl og sikre, at faktureringen altid går glat og til tiden.
Sådan undgår du fejl i faktureringen
- Brug et regnskabsprogram: Et regnskabsprogram kan automatisk sørge for, at dine fakturaer indeholder alle de lovpligtige oplysninger. Det mindsker risikoen for fejl, da programmet sørger for det meste.
- Tjek fakturaen før afsendelse: Det er en god idé at kigge fakturaen igennem, inden du sender den. Sørg for, at alle oplysninger er korrekte, og at der ikke mangler noget vigtigt.
- Hold styr på fakturanumrene: Dine fakturaer skal nummereres i rækkefølge. Det er vigtigt at holde orden, så der ikke mangler fakturaer eller dukker dubletter op, da det kan skabe problemer med bogføringen.
- Vær tydelig med betalingsbetingelser: Tydelige betalingsbetingelser kan hjælpe med at undgå forsinkede betalinger. Sørg for at angive den præcise betalingsdato og eventuelle gebyrer ved forsinket betaling.
Sådan holder du styr på betalingsfrister og sikrer rettidig betaling
- Automatiser betalingspåmindelser: Brug dit regnskabsprogram til automatisk at sende påmindelser til dine kunder, når en faktura nærmer sig betalingsfristen, eller hvis den er forfalden. Det kan øge chancen for, at du får dine penge til tiden.
- Følg op på udestående betalinger: Hold øje med, hvilke kunder der mangler at betale, og sørg for at følge op. Det gør, at du hurtigt kan reagere, hvis en betaling er forsinket.
- Planlæg faste tidspunkter til fakturering: Afsæt faste dage eller tidspunkter til at sende fakturaer, så det bliver en fast og effektiv rutine i din forretning. Det hjælper med at sikre, at fakturaerne sendes til tiden, og at du får betaling hurtigere.
Salg af virksomhed, opkøb & fusioner
Få en gratis vurderingsberetning af din virksomhed.
FAQ om Hvad skal en faktura indeholde?
Hvad skal indgå i en faktura?
En fuld faktura skal indeholde følgende oplysninger:
- Udstedelsesdato (fakturadato)
- Et fortløbende fakturanummer, der identificerer fakturaen
- Sælgers momsregistreringsnummer (CVR-nummer eller SE-nummer)
- Sælgers navn og adresse
- Købers navn og adresse
- Beskrivelse af mængden og arten af de leverede varer eller ydelser
- Leveringsdato, hvis denne er forskellig fra udstedelsesdatoen
- Momsgrundlag, pris pr. enhed uden moms, samt eventuelle rabatter, bonusser eller prisnedslag
- Gældende momssats
- Det samlede momsbeløb, der skal betales
Hvad er en gyldig faktura?
En faktura er kun gyldig, hvis den indeholder alle de lovpligtige oplysninger. Mangler der oplysninger, eller er der fejl i fakturaen, kan den betragtes som ugyldig.
Hvad er forskellen på en regning og en faktura?
En faktura oprettes af sælgeren og sendes til kunden som en anmodning om betaling. Kunden modtager en regning, som er det, de skal betale. En faktura er altså en betalingsanmodning, mens en regning er det beløb, kunden skal betale. En kvittering er derimod dokumentation for, at betalingen er gennemført, og adskiller sig fra en faktura.
Hvornår er en faktura gældende?
En faktura er gældende og bindende, så snart kunden har modtaget den. Det betyder, at kunden er forpligtet til at betale. I visse tilfælde kan fakturaen dog ophæves, for eksempel hvis kunden ikke er tilfreds med produktet.
Er det lovpligtigt at sende en faktura?
Ja, det er lovpligtigt at udstede en faktura for hver levering af momspligtige varer eller ydelser fra en momsregistreret virksomhed, uanset om modtageren er en anden virksomhed eller en privatperson.
Hvad er en nul faktura?
En nul-faktura bruges ved projekter for at overføre igangværende arbejde eller afslutte faktureringen af et projekt, hvor restbeløbet ikke skal faktureres eller krediteres.
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Del den her:
