4.6/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Faktura til det offentlige
Vi har hjulpet over 1200+ danske virksomheder
Hvornår er det påkrævet at sende en elektronisk faktura til det offentlige?
Når du har forretningstransaktioner med det offentlige, hvad enten det er på statsligt, regionalt eller kommunalt niveau, skal du sørge for at sende din faktura elektronisk. Bemærk: traditionelle papirfakturaer eller fakturaer sendt via post vil blive afvist.
Hvad karakteriserer en elektronisk faktura?
Elektroniske fakturaer (E-fakturaer) er ikke blot PDF-versioner af en faktura sendt via e-mail. Det er en digital måde at sende og behandle fakturaer på, hvor dokumentet overføres i et specifikt elektronisk format, som både afsender og modtager (i dette tilfælde det offentlige) kan behandle.
Hvilke oplysninger kræves fra den offentlige kunde?
For at fakturere en offentlig institution skal du have et EAN-nummer. Dette nummer er unikt for hver offentlig enhed. Du kan have bemærket dette nummer på dokumenter som brevpapir i tidligere tider. Det er et 13-cifret nummer, som er afgørende for processen med at sende en faktura til det offentlige.
Derudover modtager nogle offentlige kunder også fakturaer via deres CVR-nummer. Så det er essentielt at have både EAN- og CVR-nummeret klar. Hvis du er i tvivl, kan du altid rådføre dig med din kunde om nødvendige oplysninger.
Har du nogle spørgsmål eller bare brug for hjælp?
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Fremgangsmåde for at sende en faktura til det offentlige
Som vi allerede har påpeget, kan du ikke blot konvertere din faktura til en PDF og sende den via e-mail. Det er afgørende at bruge et økonomisystem. Afhængigt af dit system kan du enten sende fakturaen direkte eller koble til et sekundært system for at oprette og sende en EAN-faktura til det offentlige.
De mest almindelige fejl ved afsendelse af fakturaer til det offentlige
Når man sender fakturaer til offentlige institutioner, er der en række faldgruber, man skal være opmærksom på. Her er en liste over de mest almindelige fejl og tips til, hvordan du undgår dem:
Manglende eller forkert EAN-nummer:
- Fejl: Udeladelse af EAN-nummeret eller angivelse af et forkert nummer kan medføre, at din faktura bliver afvist.
- Løsning: Altid dobbelttjekke EAN-nummeret med din kunde eller på deres officielle website, før du sender fakturaen.
Ufuldstændige fakturaoplysninger:
- Fejl: Manglende beskrivelser, mængder eller priser kan forsinke betalingen.
- Løsning: Gennemgå din faktura omhyggeligt og sørg for, at alle nødvendige oplysninger er inkluderet.
Forkerte betalingsvilkår:
- Fejl: Hvis du angiver betalingsvilkår, der ikke er i overensstemmelse med det, du har aftalt med den offentlige institution, kan det medføre forsinkelser eller afvisninger.
- Løsning: Bekræft altid betalingsvilkårene skriftligt med din kunde før fakturering.
Anvendelse af et forkert format:
- Fejl: At sende en faktura i et ikke-godkendt elektronisk format kan føre til afvisning.
- Løsning: Undersøg hvilket elektronisk format det offentlige institution accepterer, og sørg for at sende din faktura i det korrekte format.
Manglende opdatering af fakturaoplysninger:
- Fejl: Hvis du genbruger en gammel faktura som skabelon, kan der være risiko for at genbruge forældede oplysninger.
- Løsning: Gennemgå altid din faktura grundigt for at sikre, at alle oplysninger er aktuelle og korrekte.
Ved at være opmærksom på disse almindelige fejl og tage skridt til at undgå dem, kan du gøre processen med at sende fakturaer til det offentlige mere smidig og problemfri.
Trin-for-trin guide til elektronisk fakturering til det offentlige
1. Opsætning af dit økonomisystem
Før du kan sende en elektronisk faktura, skal dit økonomisystem være sat op korrekt:
- Vælg et økonomisystem, der understøtter EAN-fakturering.
- Konfigurer systemets indstillinger til at matche kravene fra de offentlige institutioner, du arbejder med.
- Sørg for at opdatere alle relevante virksomhedsoplysninger, herunder CVR-nummeret.
2. Indhentning af nødvendige oplysninger
Før du kan oprette fakturaen, skal du have følgende oplysninger klar:
- EAN-nummer fra den offentlige institution.
- CVR-nummer (hvis nødvendigt).
- Specifikke betalingsvilkår eller -instruktioner.
3. Udarbejdelse af fakturaen
Når du har alle oplysningerne, kan du begynde at udarbejde fakturaen:
- Indtast alle nødvendige data i fakturaskabelonen i dit økonomisystem.
- Kontroller, at alle linjeposter, beløb, beskrivelser og datoer er korrekte.
- Bekræft, at EAN- og CVR-numre (hvis nødvendigt) er angivet korrekt.
4. Validering af fakturaen
Før du sender fakturaen, er det vigtigt at validere den for at sikre overholdelse:
- Brug dit økonomisystems indbyggede valideringsværktøjer, hvis tilgængeligt.
- Kontroller for almindelige fejl, som nævnt i afsnittet “De mest almindelige fejl”.
5. Afsendelse af den elektroniske faktura
Når fakturaen er klar, er det tid til at sende den:
- Brug dit økonomisystem til at sende fakturaen i det korrekte elektroniske format direkte til den offentlige institution.
- Overvåg afsendelsesstatus for at sikre, at fakturaen er blevet modtaget og accepteret uden fejl.
6. Opfølgning
Selv efter afsendelse er det godt at følge op:
- Kontroller regelmæssigt status for dine udestående fakturaer i dit økonomisystem.
- Hvis du bemærker uforudsete forsinkelser, kan det være en god idé at kontakte den offentlige institution for at sikre, at der ikke er nogen problemer med din faktura.
Salg af virksomhed, opkøb & fusioner
Få en gratis vurderingsberetning af din virksomhed.
FAQ om elektronisk fakturering til det offentlige
Hvad er en elektronisk faktura?
En elektronisk faktura er ikke blot en PDF-version af en faktura sendt via e-mail. Det er en digital måde at sende og behandle fakturaer på, hvor dokumentet overføres i et specifikt elektronisk format, som både afsender og modtager kan behandle.
Hvornår skal jeg sende en elektronisk faktura til det offentlige?
Når du har forretningstransaktioner med det offentlige, hvad enten det er på statsligt, regionalt eller kommunalt niveau, skal du sørge for at sende din faktura elektronisk.
Hvad er EAN-nummeret, og hvorfor er det vigtigt?
EAN-nummeret er et unikt 13-cifret nummer, som hver offentlig institution har. Det bruges til at identificere og fakturere den pågældende institution. En faktura til det offentlige kan ikke behandles uden dette nummer.
Kan jeg bare sende min faktura som en PDF via e-mail?
Nej, traditionelle papirfakturaer eller fakturaer sendt som PDF via e-mail vil blive afvist. Fakturaen skal sendes i det korrekte elektroniske format.
Hvad er nogle almindelige fejl, når man sender fakturaer til det offentlige?
Nogle almindelige fejl inkluderer manglende eller forkert EAN-nummer, ufuldstændige fakturaoplysninger, forkerte betalingsvilkår, manglende CVR-nummer, brug af et forkert format, og ikke at opdatere fakturaoplysninger.
Hvordan sikrer jeg, at mit økonomisystem understøtter EAN-fakturering?
Du bør vælge et økonomisystem, der specifikt nævner understøttelse af EAN-fakturering eller arbejde med en ekstern leverandør, der kan hjælpe med at integrere denne funktionalitet i dit nuværende system.
Hvad skal jeg gøre, hvis min faktura bliver afvist?
Først skal du tjekke, om alle nødvendige oplysninger er korrekte på fakturaen. Derefter kan det være en god idé at kontakte den offentlige institution direkte for at forstå, hvorfor fakturaen blev afvist, og hvad du kan gøre for at rette op på situationen.
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Del den her:
