Underskrifter

I mange år har underskrifter været et vigtigt bevis på, at en aftale er indgået

Men i en travl hverdag – især i revisions- og regnskabsverdenen – er det ikke altid nok at stole på mundtlige aftaler. Det kan føre til tvivl, uenigheder eller i værste fald juridiske komplikationer. Derfor er det afgørende at få underskrifter på de dokumenter, hvor det betyder noget – og helst digitalt.

Udfordringer med manglende underskrifter

Når en underskrift mangler, kan det være svært at bevise, hvad der egentlig blev aftalt. Det gælder både i samarbejdet med kunder, leverandører og ansatte. Risikoen er, at misforståelser opstår – eller at vigtige oplysninger falder mellem to stole. Det gælder især i situationer, hvor ansvarsfordeling, økonomi eller levering er på spil. I revisionsprocesser kan det fx føre til fejl i dokumentation, manglende godkendelser eller problemer med myndigheder.

Behovet for dokumentation og effektivitet

Underskrifter er ikke kun et spørgsmål om formalitet – de er en del af den dokumentation, der beskytter både virksomheden og dens interessenter. Det gælder alt fra selskabsdannelse til årsrapport og ansættelse. Men samtidig skal indsamlingen af underskrifter være hurtig, sikker og effektiv. Derfor vinder digitale løsninger mere og mere frem – især fordi de reducerer både behandlingstid og omkostninger.

Formålet med denne artikel

Denne artikel gennemgår fem vigtige typer dokumenter, hvor en underskrift gør en reel forskel – enten som et lovkrav eller som god forretningspraksis. Du får også indblik i, hvordan du nemt kan bruge digitale underskrifter til at beskytte din virksomhed og undgå unødvendige tvivlsspørgsmål.

5 typer dokumenter, du skal huske en underskrift på

1. Selskabsdokumenter
   Ved stiftelse af et selskab – fx et ApS – er det et lovkrav, at stiftelsesdokumentet underskrives. Det gælder både ved oprettelse og ved væsentlige ændringer i selskabet. Også i interessentskaber (I/S) anbefales det kraftigt at få underskrift på en ejeraftale. Det skaber klare linjer om ansvar, roller og økonomi – og mindsker risikoen for interne konflikter senere hen.
2. Kundeaftaler og tilbud
   En mundtlig aftale kan i princippet være juridisk bindende, men det er langt fra altid tilstrækkeligt i praksis. Ved større opgaver eller løbende samarbejder er det vigtigt at få kundens underskrift på tilbuddet. Det dokumenterer, hvad der er aftalt – både i forhold til pris, levering og betingelser. Skulle der opstå uenighed, har du et konkret bevis for aftalen.
3. Leverandør- og samarbejdsaftaler
   Når din virksomhed indgår aftaler med leverandører eller samarbejdspartnere, bør der være en underskrift fra begge parter. Det gælder især, hvis aftalen indeholder økonomiske forpligtelser, tidsplaner eller konsekvenser ved manglende levering. En underskrift sikrer, at betingelserne er accepteret og reducerer risikoen for misforståelser, forsinkelser og økonomiske tab.
4. Årsrapporter
   Hvis din virksomhed er et ApS, er det lovpligtigt at udarbejde en årsrapport – og at få den underskrevet. Ledelsespåtegningen skal underskrives af virksomhedens ledelse, og i mange tilfælde også af revisoren. Underskriften bekræfter, at oplysningerne i rapporten er retvisende og fyldestgørende – og uden den er årsrapporten ikke gyldig.
5. Ansættelseskontrakter
   Ansættelseskontrakter er i udgangspunktet gyldige uden underskrift – men i praksis bør du altid få den underskrevet af begge parter. Det bekræfter, at både arbejdsgiver og medarbejder er enige om vilkårene. En underskrevet kontrakt skaber tryghed og beskytter begge parter, hvis der senere opstår uenighed om opgaver, arbejdstid eller opsigelsesbetingelser.

Sådan får du nemt underskrifter digitalt

Digitale underskrifter gør det nemt at få aftaler på plads – uden print, porto eller fysisk møde. Moderne løsninger som Visma Addo, DocuSign eller Penneo giver dig mulighed for at sende dokumenter til digital underskrift direkte via mail eller mobil. Det sparer både tid og papir, og du får hurtigt dokumentation for, at aftalen er på plads.

De fleste systemer tilbyder automatisk påmindelse, hvis underskriften trækker ud, og nogle giver endda gratis adgang til de første underskrifter. Du betaler typisk kun for det, du bruger – og løsningen er ofte skalerbar, så den passer til både små og store virksomheder.

Fremtiden for digitale underskrifter

Brugen af digitale underskrifter forventes kun at vokse i takt med øget digitalisering og krav til dokumentation. Fremtiden peger mod endnu tættere integration med regnskabssystemer og cloud-løsninger, hvilket vil gøre det lettere at sikre sporbarhed og dokumentation i realtid.

Samtidig kan ny teknologi som blockchain og kunstig intelligens styrke sikkerheden og automatiseringen yderligere. Men uanset teknologien er det vigtigste stadig at få underskrifter på de dokumenter, der betyder noget – og gøre det på en måde, der beskytter både dig og din virksomhed bedst muligt.

Ofte stillede spørgsmål

Er underskrifter på alle dokumenter et lovkrav?

Nej, men på flere dokumenttyper – som årsrapporter og stiftelsesdokumenter – er det et juridisk krav. I andre tilfælde er det god praksis og kan beskytte dig i tilfælde af tvist.

Er digitale underskrifter lige så gyldige som fysiske?

Ja, ifølge eIDAS-forordningen er digitale underskrifter juridisk bindende i Danmark og EU – forudsat at de opfylder krav til sikkerhed og identifikation.

Hvilken digital underskriftsløsning skal jeg vælge?

Vælg en løsning, der passer til dine behov og som let kan integreres i dine eksisterende systemer. Overvej også prisstruktur og om løsningen opfylder juridiske krav.