4.6/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Fakturascanning
Fakturascanning refererer til processen, hvor en papirfaktura omdannes til en elektronisk fil. Dette er særligt udbredt blandt virksomheder, som enten kan implementere denne proces gennem deres egne systemer eller benytte en ekstern tjenesteudbyder, der tilbyder fakturascanning som en service.
Vi har hjulpet over 1200+ danske virksomheder
Hvad er en fakturascanning?
Fakturascanning er en teknologisk proces, der transformerer papirbaserede fakturaer til digitale formater. Dette er særligt værdifuldt i moderne forretningsmiljøer, hvor effektivitet og digital integration er afgørende. Med overgangen til elektronisk dokumenthåndtering står mange virksomheder over for udfordringen med at integrere traditionelle papirfakturaer i deres digitale regnskabssystemer. Her spiller fakturascanning en central rolle.
Processen med fakturascanning
Når en virksomhed modtager en faktura i papirformat, anvender den fakturascanning til at konvertere dokumentet til en elektronisk fil, typisk i PDF-format. Dette opnås ved brug af en scanner, som digitaliserer den fysiske side til et billede, der derefter kan behandles yderligere til at udtrække tekst og data via OCR (Optical Character Recognition) teknologi. OCR er afgørende for at omdanne billedebaserede data til redigerbare og søgbare filer, som nemt kan integreres i digitale regnskabssystemer.
Fordelene ved fakturascanning
- Forbedret effektivitet: Digitalisering af papirfakturaer reducerer behovet for manuel dataindtastning, hvilket minimerer tidsforbruget og øger dataens nøjagtighed.
- Øget tilgængelighed: Elektroniske fakturaer er let tilgængelige fra digitale lagringssystemer, hvilket gør opslag og revision hurtigere og mere effektiv.
- Reducerede omkostninger: Mindre papirbrug og manuel håndtering betyder lavere omkostninger til forbrugsstoffer og administration.
- Bedre sikkerhed: Elektroniske dokumenter kan beskyttes med avancerede sikkerhedsprotokoller, hvilket reducerer risikoen for tab og tyveri.
Ønsker du yderligere forklaring om fakturascanning?
Alle vores revisorer har mere end 8 års erfaring. Kontakt os for professionel hjælp.
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Sikkerhed og privatliv
Sikkerhed og privatliv er afgørende aspekter, når det kommer til at sende og modtage digitale fakturaer. Her er en dybere gennemgang af de vigtigste sikkerhedsmæssige overvejelser:
Kryptering af data:
Kryptering er essentiel for at beskytte følsomme oplysninger under transmission over internettet. Når fakturaer sendes via e-mail, bør disse e-mails være krypteret for at forhindre uautoriseret adgang undervejs. Derudover bør alle digitale dokumenter, der sendes via internettet, også være krypterede, hvilket sikrer, at kun den tilsigtede modtager kan dekryptere og læse informationen.
Sikre online platforme:
Brugen af sikre online faktureringssystemer eller platforme kan hjælpe med at beskytte data mod uautoriseret adgang. Disse platforme bør anvende robuste sikkerhedsprotokoller såsom HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure), som sikrer en sikker forbindelse ved dataoverførsler. Det er også vigtigt at vælge platforme, der regelmæssigt opdateres og vedligeholdes for at imødegå nye sikkerhedstrusler.
Opbevaring af data:
Sikker opbevaring af digitale fakturaer er lige så vigtig som sikker transmission. Data bør opbevares på servere, der er fysisk sikrede og beskyttet mod hacking ved hjælp af firewall- og antivirusprogrammer. Det anbefales også at anvende regelmæssig sikkerhedskopiering og at opbevare kopierne adskilt, så man kan gendanne data i tilfælde af datatab eller -korruption.
Adgangskontrol:
Det er vigtigt at have strenge politikker for, hvem der kan få adgang til fakturaer og de relaterede data. Adgangsbegrænsninger og brugerautorisation skal håndhæves gennem brug af stærke adgangskoder, to faktor autentifikation og regelmæssig revision af adgangsrettigheder.
Overholdelse af lovgivning:
Virksomheder skal sørge for, at deres måde at håndtere digitale fakturaer på overholder gældende databeskyttelseslove, som f.eks. EU’s Generelle Databeskyttelsesforordning (GDPR). Dette inkluderer krav om beskyttelse af personoplysninger og rettighederne til at få adgang til og rette i de opbevarede data.
Ved at tage disse sikkerhedsforanstaltninger i brug, kan virksomheder ikke blot beskytte sig mod datalæk og sikkerhedstrusler, men også opbygge tillid hos deres kunder og forretningspartnere ved at demonstrere deres engagement i datasikkerhed og privatlivsbeskyttelse.
Hvordan får du dine fakturascanning?
Du kan vælge mellem to hovedmetoder til at scanne dine fakturaer: enten gøre det selv eller hyre et professionelt scanningsbureau. Hver metode har sine fordele afhængigt af dine specifikke behov og ressourcer.
Gør det selv:
- Du kan bruge en scanner eller en multifunktionsprinter med scanning funktion til at scanne dine fakturaer. Mange moderne printere har indbygget scanningsteknologi og kan endda have programmer, der automatisk konverterer papirer til elektroniske filer. Nogle af disse enheder giver dig mulighed for direkte at sende de scannede dokumenter til din e-mail, hvilket sparer tid ved at undgå at skulle gemme filerne manuelt først på din computer.
- En anden praktisk løsning er at bruge dit mobilkamera eller et standard kamera. Der findes diverse apps, der kan omdanne billeder taget med kameraet til scannede dokumenter, hvilket gør det nemt at overføre fakturaerne til dit regnskabsprogram eller en dedikeret mappe med fakturaer.
Hyre et scanningsbureau:
- Der findes mange scanningsbureauer, der tilbyder services til at konvertere dine papirfakturaer til elektroniske filer. Disse bureauer håndterer ikke kun fakturaer, men også andre typer dokumenter. At bruge et scanningsbureau kan være en fordel, hvis du har store mængder af papir, der skal digitaliseres, eller hvis du ønsker at sikre høj kvalitet og nøjagtighed i digitaliseringen.
Uanset hvilken metode du vælger, giver fakturascanning dig mulighed for at effektivisere håndteringen af dine fakturaer og integrere dem smidigt i dit digitale regnskabssystem.
Elektroniske dokumenter kan beskyttes med avancerede sikkerhedsprotokoller, hvilket reducerer risikoen for tab og tyveri. Har du brug for hjælp med fakturascanning?
Kontakt Stadsrecisionen for kvalificeret assistance.
Hvordan sender du en digital faktura?
At sende en digital faktura er en bekvem og effektiv metode for virksomheder, der anvender digitale regnskabssystemer. Det er dog ikke alle virksomheder, der automatisk sender fakturaer digitalt, så her er nogle trin til, hvordan du kan sikre dig at modtage digitale fakturaer:
Forhør dig hos leverandøren: Når du indgår en aftale om køb af varer eller tjenester, er det en god idé at spørge direkte, om virksomheden kan sende fakturaen digitalt. Mange virksomheder er i stand til dette, men de gør det muligvis kun på anmodning.
E-mail som standardvalg: Selv hvis en virksomhed ikke bruger et integreret regnskabssystem til at sende fakturaer, vil de fleste have mulighed for at sende en faktura via e-mail. Dette er en simpel løsning for både afsender og modtager, da det reducerer papirforbrug og gør det lettere at arkivere og hente fakturaerne digitalt.
Specifik anmodning: Husk at angive, at du ønsker at modtage din faktura via e-mail, når du diskuterer betingelserne for din transaktion. At gøre det klart fra starten kan hjælpe med at undgå misforståelser og sikre, at du modtager fakturaen i det ønskede format.
Ved at følge disse trin kan du øge sandsynligheden for at modtage dine fakturaer digitalt, hvilket kan forenkle din regnskabsproces og bidrage til en mere miljøvenlig drift.
Salg af virksomhed, opkøb & fusioner
Få en gratis vurderingsberetning af din virksomhed.
FAQ om Fakturascanning
Hvad er fakturascanning?
Fakturascanning er processen, hvor papirfakturaer bliver omdannet til digitale filer ved hjælp af en scanner og OCR-teknologi.
Hvad er fordelene ved fakturascanning?
Fakturascanning øger effektiviteten, forbedrer tilgængeligheden af data, reducerer omkostninger og styrker dokumenternes sikkerhed.
Hvordan beskytter jeg data i digitale fakturaer?
Beskyt data ved at anvende kryptering ved transmission, bruge sikre platforme til dataoverførsel, opbevare data på sikrede servere, og anvende adgangskontrol og regelmæssige sikkerhedskopieringer.
Kan jeg selv scanne fakturaer, eller skal jeg bruge et bureau?
Du kan selv scanne fakturaer med en printer eller mobilkamera eller vælge et scanningsbureau for større volumen og præcision.
Hvordan anmoder jeg om en digital faktura?
Informer din leverandør om, at du foretrækker at modtage fakturaer digitalt, typisk via e-mail, ved aftalens indgåelse.
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Del den her:
