Vi har hjulpet over 1200+ danske virksomheder
Grundlæggende forståelse af varekøb
Varekøb er en vigtig aktivitet for virksomheder, der handler med fysiske produkter. Det dækker over anskaffelsen af varer, som kan være alt fra råmaterialer, der bruges til fremstilling af andre produkter, til varer, der skal sælges direkte videre. En effektiv styring af disse indkøb, kendt som indkøbsstyring, er afgørende for at sikre, at produkterne er tilgængelige for kunderne, når de skal bruge dem. Denne proces omfatter nøje forudsigelse af efterspørgsel, indgående kendskab til markedstendenser og opbygning af stærke relationer til pålidelige leverandører. Ved at optimere varekøb kan virksomheder opnå betydelige fordele, såsom lavere indkøbspriser ved større volumener og dermed muligheden for at tilbyde konkurrencedygtige salgspriser.
Detaljer i varekøbsprocessen
I varekøbsprocessen indkøber en virksomhed produkter fra leverandører og producenter med henblik på videresalg. Dette er et vigtigt led i enhver forsyningskæde. Det er vigtigt at være opmærksom på aspekter som pris, kvalitet, leveringstidspunkt og mængde for at opretholde en stabil forsyningskæde. Ved at overvåge indkøbsprocessen nøje, sikrer virksomheden, at varerne ankommer rettidigt og opfylder de kvalitets- og kvantitetskrav, der er aftalt. En velorganiseret varekøbsproces giver også et præcist overblik over lagerbeholdningen, hvilket er essentielt for effektiv lagerstyring. Dette vil blive uddybet senere.
Forskellen mellem varekøb og vareforbrug
Det er vigtigt at forstå forskellen mellem varekøb og vareforbrug for korrekt at kunne administrere virksomhedens ressourcer. Varekøb refererer til købet af varer med formålet om videresalg, som kan inkludere indkøb af alt fra kosmetikprodukter til detailbutikker.
Vareforbrug angiver derimod den værdi af varer, som er blevet brugt eller solgt over en periode. Denne opgørelse er vigtig for at forstå de reelle omkostninger ved solgte varer. Hvis en virksomhed eksempelvis køber varer for 100.000 kroner, men kun sælger for 20.000, så er vareforbruget 20.000 kroner, mens de resterende 80.000 kroner betragtes som omsætningsaktiver.
Processen for varekøb
Processen for varekøb kan variere betydeligt mellem forskellige virksomheder. For eksempel, i nogle virksomheder sker indkøbet af varer i takt med, at kunder placerer ordrer, hvilket kan betyde, at varekøbene skal bogføres som vareforbrug, på grund af manglen på et fast varelager.
Varelageret er centralt i korrekt bogføring af både varekøb og vareforbrug, og det er kritisk at opdatere og vurdere varelageret regelmæssigt, mindst én gang årligt. Det er også afgørende at forstå forskellen mellem kreditorer og debitorer inden for rammerne af varekøb og varesalg. Typisk involverer et varekøb en transaktion med en leverandør, som betragtes som kreditor, mens et varesalg refererer til en transaktion med en kunde, der her er debitor. Derfor skal bogholderiet indeholde dedikerede konti for både kreditorer, som virksomheden skylder penge, og debitorer, som skylder virksomheden penge.
Forskellen mellem varekøb og ydelseskøb
Det kan nogle gange være udfordrende at skelne mellem varekøb og ydelseskøb. En simpel regel er, at varekøb er noget, man kan berøre fysisk, mens ydelseskøb ikke er håndgribelige.
Noget man f.eks. godt kan komme i tvivl om, er en hotelovernatning. Selvom man kan opleve og føle et hotelophold, klassificeres det som et ydelseskøb. De fleste andre tilfælde er relativt ligetil at afgøre, baseret på denne grundregel, om en transaktion skal bogføres som varekøb eller ydelseskøb.
Håndtering af varekøb
Varekøb kan håndteres på forskellig vis afhængigt af virksomhedens driftsstruktur. Det anbefales at bogføre varekøb løbende i virksomhedens standardkontoplan. Det er vigtigt at foretage en grundig periodeafslutning mindst én gang om året, hvor varelageret fysisk tælles og vurderes. Hvis der er usikkerhed omkring korrekt håndtering af disse processer, anbefales det at konsultere en revisor, som kan yde professionel vejledning og sikre, at alt foregår korrekt.
I Stadsrevisionen har alle vores revisorer + 8 års erfaring, og de er branchebestemte, så vi kan matche dig og dine behov, så du kan få styr på bogføringen af f.eks. dine varekøb.
Skal vi hjælpe dig med bogføringen af dine varekøb?
Kontakt en af Danmarks bedst bedømte for professionel hjælp.
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Branchespecifikke eksempler på varekøb
Varekøb kan variere betydeligt afhængigt af virksomhedens branche. For eksempel indebærer varekøb i en restaurationsbranchen typisk købe råvarer som mejeriprodukter, fjerkræ, kød, æg og evt. engangsservice som papkrus eller engangsbestik. I modsætning hertil ville en byggevirksomhed ofte anskaffe sig materialer som fugemasse, forskellige træmaterialer, skruer, fliser, osv.
For at afgøre, om et køb skal registreres på vareindkøbskontoen eller varelagerkontoen, kan følgende huskeregel anvendes: Hvis købet omfatter varer, der skal opbevares på lager for at dække flere kunders behov, skal det bogføres på varelagerkontoen. Hvis købet derimod er specifikt for én kunde og vil blive anvendt hurtigt, bør det registreres på vareindkøbskontoen. Eksempelvis vil en byggevirksomhed, der køber store mængder træ til brug i forskellige projekter, registrere disse indkøb på varelagerkontoen. Specialkøb såsom særlige fliser til et specifikt projekt vil imidlertid bogføres direkte på vareindkøbskontoen.
Varekøb på kredit: Grundlæggende bogføringsprincipper
Det er afgørende at forstå skellet mellem kreditor og debitor i konteksten af varekøb. Bogholderiets struktur omfatter både debet og kredit, som hver især repræsenterer forskellige sider af virksomhedens finansielle tilstand. Kredit refererer til de penge, der tilskrives en konto og anvendes til at øge en kreditsaldo. Når der trækkes penge fra kontoen, skal der foretages en kreditering på en debetkonto og en debitering på en kreditkonto.
Kredit indgår i resultatopgørelsen som indtægter og i balancen som passiver, hvilket er midlerne der finansierer aktiverne. Debet repræsenterer omkostninger og aktiver, altså virksomhedens værdier. Det er vigtigt ved varekøb på kredit at sikre, at transaktionerne afspejler en stigning i kreditsaldoen, og at der sker en korrekt balance mellem debiterede og krediterede beløb, således at hver transaktion korrekt afspejler virksomhedens økonomiske aktiviteter.
Formel til at beregne varekøb
Ved bogføring af varekøb benyttes en specifik formel, som er afgørende for præcis finansiel rapportering. Formlen for varekøb er defineret som:
Vareforbrug + ultimolager – primolager
Her refererer ultimolager til lagerbeholdningen i de sidste 10 dage af måneden, altså fra den 20. til den sidste dag. Dette er lagerets størrelse ved regnskabsårets afslutning, målt i enten kroner eller anden valuta. Primolager, derimod, dækker over lagerets værdi i de første 10 dage af måneden og er ligeledes opgjort i kroner eller valuta. Disse tidspunkter anvendes typisk i regnskabsmæssige sammenhænge for at give et nøjagtigt øjebliksbillede af lagerets værdi ved periodens start og slut.
Betydningen af effektivt varekøb og varekøbsprocessen
Effektivt varekøb er kritisk for enhver virksomheds succes og indebærer at finde de rigtige leverandører, forhandle attraktive priser og betingelser, og sikre både kvalitet og pålidelighed i leverancerne. Dette er ikke kun vigtigt for omkostningsstyring men også for at opretholde virksomhedens konkurrenceevne og profitabilitet. Ved at vælge pålidelige leverandører sikres det, at virksomheden modtager produkter, der opfylder de nødvendige standarder og krav. Dette understøtter levering af høj kvalitet til egne kunder og sikrer forretningskontinuitet ved at undgå forsinkelser og produktionsafbrydelser.
At optimere indkøbsprocessen kan øge effektiviteten og produktiviteten væsentligt, hvilket frigør ressourcer til andre vigtige områder i virksomheden. Ved korrekt håndtering af varekøb sikres det, at virksomheden kan reagere hurtigt på markedets krav og forbliver fleksibel i en skiftende økonomisk kontekst.
Behovsanalyse og kravspecifikation
I begyndelsen af varekøbsprocessen står behovsanalyse og kravspecifikation, hvor virksomheden nøje definerer sine behov for varer og de specifikke krav, disse varer skal opfylde. Dette inkluderer typisk aspekter som kvalitet, mængde, leveringstid og pris. En klar og nøjagtig kravspecifikation er afgørende, da den bidrager til effektivt at identificere og vælge de mest passende leverandører, sikrer at de leverede varer opfylder virksomhedens forventninger, og faciliterer den videre indkøbsproces.
Når behovene er fastlagt, skal virksomheden identificere potentielle leverandører gennem forskellige kanaler såsom internettet, erhvervsnetværk, messer og leverandørdatabaser. Det er kritisk at overveje flere leverandører for at kunne sammenligne priser, kvalitet og betingelser, hvilket understøtter virksomheden i at træffe det bedst mulige valg og minimere risikoen for afhængighed af en enkelt leverandør.
Evaluering og valg af leverandører
Næste skridt er evaluering og vurdering af de identificerede leverandører baseret på kriterier som leverandørens erfaring, økonomisk stabilitet, produktkvalitet, leveringsevne og anbefalinger fra andre kunder. Det er også nødvendigt at vurdere leverandørens kapacitet til at imødekomme virksomhedens specifikke krav, herunder produkttilpasning og fleksibilitet.
Når de mest egnede leverandører er udvalgt, går processen videre til forhandling om priser og betingelser, som kan omfatte mængderabatter, betalingsvilkår, leveringsklausuler og eventuelle garantier eller serviceaftaler. En klar forståelse af virksomhedens behov og budget samt kendskab til markedspriser er afgørende for at sikre de mest fordelagtige aftaler.
Kontraktindgåelse og opfølgning
Efter forhandlinger er det vigtigt at formalisere samarbejdet gennem en kontrakt, der nøje dokumenterer alle aftalevilkår inklusive varernes specifikationer, priser, leveringstider og garantiforhold. En juridisk bindende kontrakt sikrer begge parters rettigheder og forpligtelser.
Efter kontraktindgåelsen er det essentielt regelmæssigt at følge op på leverandørens præstationer og evaluere deres evne til at leve op til aftalte specifikationer og deadlines. Dette sikrer, at eventuelle problemer adresseres hurtigt, og at forholdet til leverandørerne vedligeholdes på en positiv og produktiv måde.
Vigtige overvejelser i varekøbsprocessen
Når det kommer til selve varekøbet, er der flere kritiske faktorer at overveje.
Kvalitet og leverandørpålidelighed: Valget af pålidelige leverandører, der kan levere varer af høj kvalitet, der opfylder specifikke krav.
Pris og omkostningseffektivitet: Søgning efter leverandører, der tilbyder konkurrencedygtige priser og betingelser inden for virksomhedens budget.
Leveringstid og fleksibilitet: Sikring af, at leverandører kan levere til tiden og tilpasse sig ændringer i virksomhedens behov.
Bæredygtighed og etik: Valg af leverandører, der engagerer sig i bæredygtige og etisk ansvarlige praksisser.
Sådan bogfører du varekøb
Bogføring ved salg fra lager
Når en vare sælges fra lager, er det afgørende at sikre, at denne vare fjernes fra lagerregistreringen for at afspejle den udgift, der oprindeligt blev pådraget ved købet af varen. I bogføringsprocessen indebærer dette, at du registrerer salgsværdien på din varelagerkonto og samtidigt indfører det samme beløb som en debetpost under variable omkostninger i din resultatopgørelse. Det er vigtigt at bemærke, at dette beløb skal være eksklusiv moms, da momsen allerede blev håndteret ved varens indkøb og initial registrering på lageret.
Ved hvert varesalg skal du også registrere salget som omsætning, hvilket betyder, at fakturabeløbet til kunden indtastes som en kreditpost i omsætningen, og de midler, der modtages og overføres til banken, bogføres som en debetpost i omsætningen. Det er afgørende at inkludere udgående moms i omsætningsregistreringen, da fakturaen, kunden modtager, skal inkludere denne moms. Momsen bør derfor registreres på en særskilt momskonto for udgående moms.
Direkte bogføring af varer til øjeblikkeligt videresalg
For varer, der sælges direkte uden først at være registreret på lager, bør bogføringen håndteres anderledes. Disse varer bør bogføres direkte som en variabel omkostning i regnskabet, da det også betragtes som en direkte omkostning relateret til salget. Dette undgår dobbelt bogføring, idet varen ikke forud registreres på varelageret og dermed ikke øger lagerets bogførte værdi. Beløbet for varen indføres som en debet på en konto for videresalg, og momsen bogføres separat på en momskonto. Betalingen til leverandøren bogføres som en kredit på din bankkonto.
Varekøb i Udlandet og EU-særregler
Ved køb af varer i udlandet, især i andre valutaer end danske kroner, skal du være opmærksom på valutakursens indflydelse på varelagerets værdi, som skal korrekt afspejles i regnskabet. Specifikt for varekøb i EU, er det vigtigt at håndtere momsen omhyggeligt baseret på de fakturaer, der er modtaget for disse køb. Det anbefales at oprette en dedikeret konto for moms af varekøb fra udlandet, hvor du skal beregne 25% moms baseret på den omregnede værdi til danske kroner. Denne praksis sikrer, at alle finansielle transaktioner relateret til internationale varekøb håndteres korrekt og i overensstemmelse med dansk lovgivning.
Momsfri varekøb og internationale handelstransaktioner
Når du foretager varekøb i Danmark, er det afgørende at have et indgående kendskab til momsreglerne, da moms er en obligatorisk afgift på næsten alle varer og tjenester. Momsen kan være enten indgående (købsmoms) eller udgående (salgsmoms), afhængig af transaktionens natur. Indgående moms opkræves ved køb af varer og tjenester, mens udgående moms pålægges ved salg.
I visse tilfælde kan varekøb forekomme uden moms. Dette sker typisk, når du handler med privatpersoner, der ikke er momsregistrerede, eller virksomheder, der er fritaget for momsregistrering. Det er vigtigt nøje at dokumentere sådanne transaktioner for at sikre korrekt bogføring og overholdelse af skattemæssige forpligtelser. Dette understreger betydningen af at forstå de specifikke omstændigheder, hvor under der kan forekomme momsfradrag eller -fritagelse.
Offentlige varekøb
Varekøb foretaget af den offentlige sektor udgør en betydelig del af det offentlige forbrug og har vist en stigende tendens over de senere år, særligt inden for serviceydelser sammenlignet med fysiske varer. Ændringer i offentlige varekøb er ofte langvarige og kan have betydelige økonomiske konsekvenser. Forståelse af denne dynamik er grundlæggende for leverandører til den offentlige sektor og for politiske beslutningstagere.
Varekøb i udlandet
Handel med varer i udlandet kræver oprettelse af specifikke konti for at håndtere forskellige momssatser og reguleringskrav. Det inkluderer f.eks. en konto for køb af varer og én for salg i andre EU-lande, én for afgift af varekøb, én for salg af ydelser til andre EU-lande. Oprettelse af disse konti sikrer, at du kan administrere og rapportere moms korrekt i forhold til internationale transaktioner. Det er afgørende for korrekt momsindberetning, især når der skal rapporteres til EU’s salgsliste.
Synes du også, at der er meget at holde styr på? Hos Stadsrevisionen har hjulpet +1200 tilfredse klienter, og vi vil meget gerne hjælpe dig med at få styr på reglerne ift. f.eks. varekøb og dit regnskab.
Er du klar til professionel hjælp i din proces med varekøb?
Kontakt os for skræddersyet hjælp med tilfredshedsgaranti.
Generelle retningslinjer for moms på varekøb i udlandet
Forståelse af momsreglerne ved varekøb i udlandet er afgørende for at sikre korrekt bogføring og skatteoverholdelse. Momsindberetning kan være kompleks, særligt når varekøb foretages i forskellige lande, hvor momsreglerne varierer. Det er især vigtigt at skelne mellem transaktioner inden for og uden for EU, da dette har betydning for, hvordan moms håndteres.
Momsbehandling ved varekøb inden for EU
Varekøb inden for EU er underlagt regler om omvendt betalingspligt, hvilket betyder, at køberen skal håndtere både indgående og udgående moms. Dette indebærer, at du skal tilføje salgsmomsen til din momsangivelse og derefter fratrække den samme moms som købsmoms. Dette system sikrer, at moms kun betales i køberens land, hvilket forenkler handelen mellem EU-lande.
For virksomheder, der ikke er momsregistrerede, men køber varer for mere end 80.000 kroner årligt i EU, er det nødvendigt at blive momsregistreret for at overholde reglerne. Hvis du er momsfritaget, skal du stadig beregne og betale dansk moms af dine varekøb i udlandet.
Varekøb i USA og ændringer i momsreglerne
Fra den 1. juli 2021 blev bagatelgrænsen for moms på småkøb fra USA fjernet. Tidligere var varer under 80 kroner undtaget fra moms, men nu pålægges alle varer, uanset værdi, moms. Det er vigtigt at være opmærksom på USA’s toldregler og sikre, at alle nødvendige foranstaltninger er truffet for at undgå forsinkelser og ekstra omkostninger ved import.
Før du importerer varer fra USA, er det afgørende, at din virksomhed er korrekt registreret hos Erhvervsstyrelsen for at kunne gennemføre importen lovligt.
Momsregler ved import fra Kina
Når du importerer varer fra Kina, er det ikke nødvendigt at betale moms ved indførslen, hvis din virksomhed er korrekt momsregistreret og momsnummeret er anført på fakturaen. Det er dog vigtigt at bogføre importmomsen korrekt under ‘varekøb uden for EU’ for at overholde danske skatteregler.
Private varekøb i udlandet
Ved private køb i udlandet skal der betales udenlandsk moms på varen og dansk moms på fragten. Det er afgørende at kende momssatsen i det pågældende land og korrekt beregne den samlede momsbelastning. Oftest er moms allerede inkluderet i varens pris, hvilket kan ses direkte på salgsprisen.
Vejledning til klage over varekøb
Hvis du støder på problemer med et varekøb, er der flere trin du kan tage for at søge oprejsning. Først og fremmest anbefales det altid at kontakte den virksomhed, hvor varen er købt. Dette er ofte den hurtigste måde at løse eventuelle uoverensstemmelser på og kan føre til en direkte løsning af problemet.
Brug af Nævnenes Hus og lokale klageinstanser
Hvis det ikke lykkes at løse sagen direkte med virksomheden, kan du overveje at tage sagen videre til en højere instans. I Danmark kan du henvende dig til Nævnenes Hus eller det lokale klage- og ankenævn i din kommune. Disse institutioner tilbyder en formel proces for at behandle klager relateret til varekøb og andre forbrugerrelaterede sager.
Center for Klageløsning
Skulle problemet fortsat ikke være løst efter at have kontaktet de lokale myndigheder, kan du kontakte Center for Klageløsning. Centeret fungerer som en uafhængig instans, der håndterer forbrugerkonflikter og kan give vejledning om, hvordan man bedst håndterer specifikke situationer. Det er vigtigt, at du forbereder dig ved at sætte dig ind i de relevante dele af købeloven, som kan have betydning for din sag.
Salg af virksomhed, opkøb & fusioner
Få en gratis vurderingsberetning af din virksomhed.
FAQ om varekøb
Er varekøb en udgift?
Ja, varekøb betragtes som en udgift for en virksomhed. Når en virksomhed anskaffer varer, enten til videresalg eller brug i produktionen, registreres dette som en udgift i virksomhedens regnskab. Disse udgifter er væsentlige for at opretholde virksomhedens drift og påvirker dens finansielle resultat direkte.
Hvad er forskellen mellem vareforbrug og varekøb?
Varekøb refererer til selve anskaffelsen af varer, som en virksomhed foretager fra leverandører. Det er det beløb, virksomheden har betalt for de købte varer. Vareforbrug derimod refererer til de varer, der faktisk er brugt eller solgt i en given periode. Det repræsenterer værdien af de varer, der er taget fra lageret og anvendt i virksomhedens drift eller solgt til kunder. Vareforbrug er derfor en del af omkostningerne ved solgte varer og påvirker virksomhedens bruttofortjeneste.
Er varekøb debet eller kredit?
I bogføring registreres varekøb typisk på debetsiden. Når du køber varer, øges din varelagerkonto, hvilket er en aktivkonto og derfor debiteres. Dette afspejler en stigning i virksomhedens aktiver, da varelageret udgør en ressource, der kan bruges til at generere indtægter.
Hvad går ind under vareforbrug?
Vareforbrug inkluderer alle de varer, der er anvendt af virksomheden i løbet af en regnskabsperiode. Dette omfatter varer, der er brugt i produktionsprocessen for fremstilling af produkter, såvel som varer, der er solgt til kunder. For eksempel, i en restaurant ville vareforbruget inkludere alle de fødevarer og drikkevarer, der er brugt til at lave retter, som serveres for gæster. I en fremstillingsvirksomhed ville det omfatte råmaterialer, der er brugt til at skabe færdige produkter.
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Del den her:
