Repræsentation

Afgrænsning i forhold til personaleudgifter og andre interne omkostninger er afgørende for virksomheder, der ønsker at klarlægge, hvornår udgifter kan betragtes som repræsentationsomkostninger. Repræsentationsudgifter opstår, når omkostningerne retter sig mod en målgruppe, der ikke har tilknytning til virksomheden som medarbejdere eller lignende.

Er udgiften derimod rettet mod personer, der er ansat i virksomheden som medarbejdere eller lignende, klassificeres de som personaleudgifter, som kan fratrækkes fuldt ud i henhold til SL § 6, stk. 1, litra a. En nødvendig afgørelse er derfor at fastslå, om udgifterne er rettet mod personaleudgifter og interne omkostninger eller mod personer uden en sådan tilknytning til virksomheden.

Personaleudgifter dækker udgifter, der direkte kommer de ansatte til gode og fokuserer på velfærdsforanstaltninger samt forbedring af arbejdsmiljøet eller arbejdsklimaet. Medarbejdere inkluderer ikke kun virksomhedens direkte ansatte, men også bestyrelsesmedlemmer, aktionærer og andre grupper, der har en tilknytning til virksomheden.

Udgifter til bestyrelsesmøder, generalforsamlinger og medlemsmøder er fradragsberettigede, forudsat at de er direkte relateret til indkomsterhvervelsen og ikke har karakter af udlodning. Dog skal udgifter rettet mod bestyrelsesmedlemmer, aktionærer eller foreningsmedlemmer som forretningsforbindelser vurderes anderledes, og fuldt fradragsberettigelse er begrænset, især ved repræsentative udgifter under handelssituationer.

Medarbejdere i et selskabs moderselskab eller datterselskaber betragtes som “medarbejdere” i det pågældende selskab, når udgifterne afholdes i modtagernes egenskab af medarbejdere i koncernen. Udgifter i forbindelse med besøg af medarbejdere fra moderselskabet eller datterselskabet anses normalt som fuldt fradragsberettigede, mens udgifter rettet mod medarbejdere i søsterselskaber ikke anses som interne omkostninger.

Forholdet mellem en virksomhed og dens forretningsforbindelser samt rådgivere er afgørende for at skelne mellem medarbejdere og eksterne samarbejdspartnere. Forretningsforbindelser inkluderer en bred vifte af eksterne interessenter, hvoraf nogle er:

• Kunder
• Leverandører
• Rådgivere
• Forhandlere og fuldmægtige
• Kommissionærer
• Konsignanter og agenter

Blandt rådgiverne i en virksomhed kan nævnes professionelle som advokater, revisorer, konsulenter og rådgivende ingeniører, der ikke er direkte ansat i virksomheden. For eksempel vil omkostninger til bespisning af en virksomheds revisor under gennemgangen af regnskaberne betragtes som repræsentationsudgifter.

I visse særlige tilfælde kan der opstå en situation, hvor forhandlere, fuldmægtige, kommissionærer, konsignanter og agenter skal sidestilles med medarbejdere. Dette kan ske, for eksempel, hvis en producent eller importør af et specifikt produkt afholder omkostningerne til uddannelse eller instruktion for forhandlerne af dette produkt. Dette kræver dog, at arrangementet ikke har karakter af selskabelighed og er nødvendigt for, at de pågældende forhandlere kan udføre deres salgsopgaver.

I tilfælde, hvor det er rimeligt at sidestille forhandlere og lignende med virksomhedens ansatte, kan rejse-, opholds- og fortæringsudgifter fratrækkes på samme måde som hvis udgifterne var afholdt for ansatte. Dette kræver en konkret vurdering af situationen. For eksempel, selvom bilforhandlere normalt betragtes som forretningsforbindelser, kan de i visse tilfælde anses som importørens medarbejdere, især når der er behov for demonstrationer og instruktion i forbindelse med lanceringen af en ny bilmodel.