4.6/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Inkasso: Når du som virksomhed skal inddrive gæld
For mange virksomheder er likviditet og cash flow essentielle for en god økonomi. Dette gør gældsinddrivelse til en central del af forretningen, især når kunder og samarbejdspartnere ikke betaler til tiden. Men det er ikke kun pengene, der er på spil; relationen til kunder og partnere er mindst lige så vigtig. Derfor skal inkassoprocessen håndteres med omhu og professionalisme.
Denne guide er designet til at ledsage dig som virksomhed gennem inkassoprocessens mange trin og give dig de nødvendige redskaber til at træffe de bedste beslutninger undervejs.
Vi har hjulpet over 1200+ danske virksomheder
Hvem er skyldner?
Der kan være forskel på, hvordan man skal håndtere inddrivelsesprocessen, alt efter om skylder er en virksomhed (B2B) eller en privatperson (B2C).
- Virksomheder (B2B): Inddrivelse af gæld fra en virksomhed kræver ofte en mere formel og dokumentationskrævende proces. Virksomheder vil ofte have deres egne økonomiafdelinger og juridiske teams, som kan håndtere tvister og forhandlinger. Derudover kan der være specifikke handelsaftaler eller kontraktlige betingelser, der skal tages i betragtning.
- Privatpersoner (B2C): Når det kommer til privatpersoner, er tilgangen en anelse anderledes. Her er der større fokus på forbrugerbeskyttelse, hvilket kan resultere i strammere regler og love omkring, hvordan man kan inddrive gælden. Kommunikationen skal ofte være mere pædagogisk og informativ, og det er vigtigt at vise empati, da privatpersoner ofte kan være mere emotionelt påvirkede af en inkassosag.
Inddrivelsesprocessen
At inddrive gæld kan være en kompleks proces, men med den rette fremgangsmåde kan virksomheder navigere gennem trinene på en effektiv og retfærdig måde. Vi har lavet en overskuelig step-by-step guide med tilhørende eksempler.
Step 1: Påmindelse om manglende betaling
Inden der tages drastiske skridt, er det altid en god idé at sende en venlig påmindelse om den manglende betaling. Dette kan ofte løse problemet uden behov for yderligere tiltag, da forsinkede betalinger ofte skyldes simpel glemsomhed eller administrative fejl.
Eksempel på tekst: “Hej [Kundens navn], vi har bemærket, at vi endnu ikke har modtaget betaling for faktura nr. [12345]. Vi ville blot sikre os, at du har modtaget fakturaen og ikke står over for nogen problemer med betalingen.”
Step 2: Rykkerbrev
Hvis påmindelsen ikke resulterer i en betaling, er det tid til at sende et rykkerbrev. Dette bør være mere formelt end den første påmindelse og bør inkludere:
- En tydelig angivelse af beløbet, der skyldes.
- Specifikation af eventuelle renter eller gebyrer.
- En angivet frist for betaling.
- Information om næste skridt, hvis betalingen fortsat udebliver.
Eksempel på tekst: “Hej [Kundens navn], vi har endnu ikke modtaget betaling for faktura nr. [12345] på [beløb]. Hvis betalingen ikke modtages inden [dato], vil der blive pålagt et gebyr på [X%] af det skyldige beløb.”
Du kan tilføje et rykkergebyr på 100 kroner (medmindre en anden aftale er indgået i B2B forhold) – dog kun op til tre gange.
Du har ret til at sende højst tre rykkerskrivelser med dette gebyr, og kunden skal gives ti dage til at afregne både hovedbeløb og rykkergebyr. Hvis betaling ikke sker inden da, er gebyret ugyldigt.
OBS. Selvom du har muligheden for at udsende rykkerskrivelser (både med og uden gebyr), er det ikke et krav.
Step 3: Inkassovarsel
Hvis rykkerbrevet ikke resulterer i en betaling, er det tid til at advare skyldneren om, at sagen kan blive overgivet til et professionelt inkassofirma. Dette trin giver skyldneren en sidste chance for at betale gælden uden de ekstra omkostninger, som en inkassosag kan medføre.
Eksempel på tekst: “Hej [Kundens navn], trods vores tidligere påmindelser har vi endnu ikke modtaget betaling for faktura nr. [12345]. Hvis vi ikke modtager betalingen senest [dato], vil vi være nødt til at overdrage sagen til vores inkassofirma, hvilket kan medføre yderligere omkostninger for dig.”
Vær opmærksom på, at i modsætning til rykkerskrivelsen, er inkassovarslet et nødvendigt skridt ifølge inkassoloven, før man kan påbegynde inkasso (og egeninkasso).
Skyldneren skal i dette varsel informeres om det beløb de skylder, og gives en betalingsfrist på minimum ti dage, inden inkasso (og egeninkasso) kan iværksættes. Inkassovarslet er ofte kendt som en påkravsskrivelse, et inkassobrev eller et § 10 brev i almindelig tale.
OBS. Renter, inkassosalær, kompensationsgebyr
Når inkassoprocessen kører, og der forud er sendt et inkassovarsel (inkassobrev), må du pålægge både renter, inkassosalær og kompensationsgebyr.
Step 4: Overgivelse til inkassofirma
Hvis alle andre skridt fejler, er det tid til at overdrage sagen til et professionelt inkassofirma. Dette firma vil overtage kommunikationen med skyldneren og forsøge at inddrive gælden på vegne af din virksomhed. Det er afgørende at vælge et inkassofirma med et godt omdømme, som håndterer sagerne professionelt og etisk.
Dette trin fjerner ofte det personlige forhold mellem kreditor og debitor og bliver mere en juridisk proces.
Eksempel på tekst: “Hej [Kundens navn], da vi desværre ikke har modtaget din betaling for faktura nr. [12345], har vi nu overdraget sagen til vores inkassofirma, [Inkasso Firma Navn]. Fremtidig kommunikation vedrørende denne gæld vil nu ske gennem dem.”
OBS. En anden mulighed, er at sende sagen til fogedretten eller overlade sagen til en advokat.
Love og regler du skal være opmærksom på
Uanset om du forsøger at inddrive gæld fra en privatperson eller en anden virksomhed, er der juridiske aspekter, du skal være opmærksom på. Overtrædelse af reglerne kan føre til bøder, retlige udfordringer og potentielle skader på virksomhedens omdømme.
Privatperson som skyldner
Forbrugerbeskyttelseslove: Mange lande har love, der beskytter forbrugernes rettigheder mod unfair eller aggressiv inkasso. Disse love kan begrænse, hvordan og hvornår du kan kontakte en skyldner, samt hvilken type information du kan og bør dele.
Renter og gebyrer: Der kan være begrænsninger på, hvor meget du kan opkræve i renter og gebyrer for forsinkede betalinger fra private.
Retlige skridt: Processen for at tage retslige skridt mod en privatperson kan variere væsentligt fra B2B-processen. Det kan ofte være mere tidskrævende og dyrt at føre en sag mod en privatperson.
Virksomhed som skyldner
Kontraktlige forpligtelser: Med virksomheder baseres det ofte på de indgåede kontrakter. Sørg for at have klare betingelser i dine kontrakter omkring forsinkede betalinger, renter og gebyrer.
Retlige skridt: Hvis en anden virksomhed ikke betaler, og alle andre forsøg på at inddrive gælden har fejlet, kan det være nødvendigt at tage sagen for en domstol. Vær forberedt på potentielt at skulle investere tid og ressourcer i denne proces.
Internationale overvejelser: Hvis du handler med virksomheder uden for dit hjemland, skal du også tage højde for internationale love og bestemmelser. Inkasso kan blive yderligere kompliceret, når der er grænseoverskridende jurisdiktioner involveret.
Inkasso-kommunikation: Nøglen til effektiv gældsinddrivelse
At mestre kunsten i inkasso-kommunikation er essentielt for enhver virksomhed. Måden, du kommunikerer på under inkassoprocessen, kan direkte påvirke din succesrate med at inddrive gæld.
Tonen i din inkasso-kommunikation
Empatisk men fast: Selv under inkasso er det vigtigt at huske på menneskeligheden. Vær forstående over for skyldnerens situation, men forbliv standhaftig i forhold til din virksomheds inkasso-rettigheder.
Klart og præcist sprog: Tydelig og direkte kommunikation er afgørende i inkassosager for at forhindre misforståelser.
Vælg det rette medie for din inkasso-kommunikation
Skriftlig kommunikation (breve, e-mails): Ikke kun tilbyder dette en solid optegnelse for din inkassoproces, men det sikrer også, at budskabet er klart og kan refereres tilbage til.
Telefonopkald: En direkte samtale kan ofte fremskynde inkassoprocessen. Men sørg for altid at bekræfte vigtige beslutninger skriftligt for at styrke din inkasso-dokumentation.
Dokumentation under inkasso
Opbevar alle beviser: Alt fra den oprindelige faktura til e-mail udvekslinger bør arkiveres nøje. En stærk dokumentation er hjørnestenen i enhver inkassoprocedure.
opdateringer: Alle delbetalinger eller aftalte betalingsplaner under inkassoprocessen skal dokumenteres nøjagtigt.
Fortrolighed og datahåndtering under inkasso
Beskyt skyldnerens oplysninger: Selv under inkasso skal du overholde databeskyttelseslovene. Sikkerheden af skyldnerens personlige og økonomiske oplysninger skal altid prioriteres.
Inkasso og transparens: Under hele inkassoprocessen har skyldnere ret til at forstå, hvordan deres data håndteres. Opfyld hurtigt og præcist alle anmodninger om indsigt.
Hvilket inkassofirma skal du vælge?
Der findes et hav af forskellige inkassofirmaer. At vælge det rigtige inkassofirma kan gøre en stor forskel i din virksomheds gældsinddrivelsesproces.
Hvad skal du overveje, når du vælger et inkassofirma?
Et inkassofirma med mange års erfaring og et godt ry kan øge chancerne for en succesfuld inddrivelse. Undersøg firmaets track record indenfor inkasso.
Derudover bør du undersøge omkostningerne ved at arbejde med inkassofirmaet. Nogle opkræver en fast sats, mens andre tager en procentdel af det inddrevne beløb.
Der kan også være forskel på inkassofirmaers kommunikation, og om de giver regelmæssige statusopdateringer på sagerne. Inkassofirmaet bør også være gennemsigtigt omkring deres metoder og fremgangsmåder.
Et godt inkassofirma følger etiske retningslinjer og forstår vigtigheden af at inddrive gæld, men også værdien i at bevare et godt forhold til skyldneren.
Retlige skridt i inkassoprocessen
Når almindelige inkasso-foranstaltninger ikke fører til gældsinddrivelse, kan det blive nødvendigt at overveje retlige skridt. At tage inkasso til domstolene er en alvorlig beslutning, og her er nogle overvejelser og trin, du skal tage:
Vurdering af sagen
Omkostninger vs. gældens størrelse: Inden du fortsætter med retlige skridt i din inkassoproces, skal du overveje, om det er økonomisk fornuftigt i forhold til den skyldige gælds størrelse.
Dokumentation: For at føre en vellykket retssag i en inkassosag er det afgørende at have solid dokumentation af gælden og tidligere forsøg på inddrivelse.
Konsultation med juridisk rådgivning
Juridisk ekspertise: Inddrag en advokat med speciale i inkasso. Deres viden kan guide dig gennem det komplekse juridiske landskab og øge chancerne for en vellykket afgørelse.
Mulige scenarier: Diskuter med din advokat de potentielle udfald af retssagen, så du er forberedt på alle eventualiteter i inkassoprocessen.
Indgivelse af stævning
Formelle skridt: Når du beslutter at tage retlige skridt, vil det første trin ofte være at indgive en stævning mod skyldneren. Dette markerer begyndelsen på den juridiske inkassoproces.
Retssagens forløb
Forberedelse: Forbered din sag omhyggeligt med alle relevante beviser for gælden og dokumentation for tidligere inkasso-forsøg.
Forsvar: Skyldneren har ret til at forsvare sig i retten. Forstå deres forsvar og forbered en modargumentation med hjælp fra din inkasso-advokat.
Efter retssagen
Opfølgning: Hvis domstolen afgør i din favør, kan det stadig være nødvendigt med opfølgende inkasso-aktioner for at sikre, at gælden bliver betalt.
OBS. Vær opmærksom på, at skyldneren kan vælge at anke afgørelsen, hvilket kan forlænge inkassoprocessen.
Forebyggelse: Sådan minimerer du behovet for inkasso i fremtiden
Selvom inkasso-processen kan være nødvendig for nogle virksomheder, er det altid bedre at forebygge situationen i første omgang. Her er nogle trin og strategier for at reducere risikoen for udestående betalinger og derved minimere behovet for at tage inkasso i brug:
Tydelige betalingsbetingelser
- Fremhæv betalingsfristerne overfor kunder eller forretningspartnere, for at undgå misforståelser herom
- Informer kunder om eventuelle renter for forsinket betaling, giver det dem et ekstra incitament til at overholde fristerne og undgå potentielle inkassosager.
Proaktive påmindelser
- Send en venlig påmindelse før en faktura når sin forfaldsdato. Dette kan forhindre mange potentielle inkasso-sager ved simpelthen at minde kunder om, hvad de skylder.
- Overvej at bruge e-mail eller SMS-notifikationer for at holde dine kunder opdaterede omkring deres betalingsstatus og forebygge inkasso-behov.
Fleksible betalingsmuligheder
- For kunder, der muligvis har svært ved at betale hele beløbet på én gang, kan du overveje at tilbyde en betalingsplan. Dette kan forhindre behovet for inkasso ved at gøre det lettere for kunderne at opfylde deres forpligtelser.
- Ved at tilbyde flere betalingsmetoder kan du gøre det mere bekvemt for kunden at betale deres gæld, hvilket reducerer risikoen for inkasso.
Kreditvurdering af kunder
- Inden du indgår i større aftaler, kan en kreditvurdering give indsigt i kundens evne til at betale og hjælpe med at undgå fremtidige inkasso-situationer.
- For kunder med lavere kreditvurdering kan du overveje at have lavere kreditgrænser eller kræve forudbetaling for at undgå potentiel inkasso.
Salg af virksomhed, opkøb & fusioner
Få en gratis vurderingsberetning af din virksomhed.
FAQ om inkasso
Vi har samlet en række spørgsmål på siden her, så du kan få hurtigt svar. Hvis du ikke kan finde svar på dit spørgsmål, kan du kontakte os på tlf. eller E-mail.
Inkasso er en proces, hvor man forsøger at inddrive en ubetalt gæld fra en skyldner, ofte gennem et specialiseret inkassofirma.
Tydelige betalingsfrister, kreditvurdering, fleksible betalingsmuligheder mv.
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Del den her:
Blogs
Beskatning af kapitalindkomst
Hvad er markedsrenten
Hvad er anlægsaktiver
p/s
Hvad er bitcoin
Lukning af enkeltmandsvirksomhed
SU og SU efter skat
Hvad er omsætning
Fritvalgskonto 2024
Hvad er betalingsbalancen
Hvad er kapitalindkomst
Hvad laver en revisor
Topskattegrænse 2024
Hvad er aktiver
Hvad er innovation
Hvad er et dækningsbidrag
Hvad er a skat
Hvad er dropshipping
Personfradrag som pensionist
Hvad er rki
Nyeste artikler
Har du nogle spørgsmål eller bare brug for hjælp?
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
