4.6/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Elektronisk faktura / fakturering
Vi har hjulpet over 1200+ danske virksomheder
Hvad er en elektronisk faktura?
En elektronisk faktura repræsenterer en digital udgave af en konventionel faktura. Denne type faktura, som fungerer i et elektronisk format, muliggør hurtig og effektiv afsendelse og modtagelse mellem virksomheder, deres kunder, og offentlige myndigheder. Ved at erstatte den fysiske papirfaktura, understøtter en elektronisk faktura en mere strømlinet faktureringsproces.
Hvordan fungerer E-fakturaer?
E-fakturaer overføres som krypterede data, sikrende beskyttelse mod uautoriseret adgang. De er tilknyttet specifikke identifikatorer som EAN-, P- eller CVR-numre, der fungerer som en slags digitale postkasser til udveksling af fakturaer. Det er vigtigt at forstå, at elektronisk fakturering ikke blot indebærer at sende en faktura som en PDF-fil via e-mail, men snarere indebærer en automatiseret og struktureret elektronisk udveksling af fakturaoplysninger mellem leverandør og kunde.
Når du fakturerer offentlige myndigheder, er det obligatorisk at anvende elektronisk fakturering. For private virksomheder er brugen af elektronisk faktura valgfri, men ofte anbefalet for effektivitet.
Indhold i en elektronisk faktura
En elektronisk faktura skal indeholde de samme elementer som en traditionel faktura, herunder:
- Fortløbende fakturanummer
- Udstedelsesdato
- Navn og adresse på både sælger og køber
- Identifikationsnumre som CVR, SE, eller EAN
- Beskrivelse, pris og mængde af varen eller ydelsen
- Momsgrundlag og prisen per enhed uden afgift
- Anvendt momssats og det samlede momsbeløb
- Det totale beløb at betale
- Eventuel kontaktperson og ordrenummer
Har du nogle spørgsmål eller bare brug for hjælp?
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Har du offentlige kunder?
Når du arbejder med offentlige kunder som statslige institutioner, regionale sygehuse, eller skoler, er det afgørende at anvende elektronisk fakturering. Offentlige myndigheder accepterer udelukkende e-fakturaer. Hvis du sender en faktura på anden vis, vil den blive afvist. For at sikre korrekt levering af din elektroniske faktura, skal du bruge et EAN-nummer, som er den offentlige kundes elektroniske identitet. Husk, en offentlig kunde kan have flere EAN-numre, eller de kan modtage fakturaer via deres CVR-nummer. Disse numre kan du få ved direkte henvendelse til myndigheden.
Fordelene ved e-faktura for private virksomheder
For private virksomheder er brugen af elektronisk fakturering ikke kun mulig, men også fordelagtig:
- Effektivitet: E-faktura sikrer hurtigere behandling og betaling, hvilket fremmer en hurtigere afstemning og et bedre cash flow, og dermed understøtter forretningsvækst.
- Nøjagtighed: Automatiseringen reducerer menneskelige fejl, som fejlagtige eller manglende fakturaer, hvilket forbedrer datakvaliteten.
- Sikkerhed: E-fakturering er en mere sikker metode, der minimerer risikoen for tab eller fejl i levering af fakturaer.
Modtagelse af E-faktura som privat virksomhed
Som en privat virksomhed kan du modtage e-fakturaer ved brug af dit CVR- eller SE-nummer. Hvis din virksomhed har flere afdelinger, kan det være fordelagtigt at anskaffe separate EAN-numre for hver afdeling for at simplificere faktureringsprocessen.
E-faktura til andre private virksomheder
Du kan også sende e-fakturaer til andre private virksomheder, forudsat de accepterer denne form for fakturering. For at finde ud af, hvilket ID andre virksomheder anvender til modtagelse af e-faktura, kan du tjekke NemHandelsregistret eller kontakte virksomheden direkte.
Fremhæv miljømærkede produkter i e-faktura
Som leverandør til offentlige kunder vil du ofte støde på krav om miljømærkning af produkter, som fx Svanemærket eller EU-blomsten. Du kan let imødekomme disse krav ved at inkludere de relevante miljømærker i dine e-fakturaer. Dette gør det lettere for indkøbere at identificere miljøvenlige produkter og bidrager til en mere strømlinet indkøbsproces.
Standarder og systemer for elektronisk fakturering i Danmark og EU
Standarder for E-fakturering: OIOUBL og PEPPOL
Når det kommer til elektronisk fakturering, er der to primære standarder, der anvendes i Danmark og i EU:
- OIOUBL: Dette er den danske standard, som anvendes for elektronisk fakturering til offentlige enheder i Danmark (herunder stat, regioner og kommuner) samt til private virksomheder, der accepterer e-fakturering og er registreret med et CVR-nummer.
- PEPPOL: En europæisk standard, der gør det muligt for virksomheder at foretage elektronisk dokumentudveksling på tværs af EU-landene. PEPPOL kan anvendes til elektronisk fakturering til både danske statslige myndigheder og virksomheder i EU’s indre marked. Fra 18. april 2020 udvides anvendelsen af PEPPOL til også at omfatte regioner, kommuner og myndigheder i EU.
Systemer til udsendelse af E-faktura
For at sende en elektronisk faktura, kan du benytte forskellige systemer og metoder:
- Integration med et Cloud-baseret ERP/indkøbssystem: Disse systemer kan generere e-fakturaer.
- Direkte fra økonomisystem: Hvis dit system kan generere e-fakturaer, kan du sende dem direkte herfra.
- Integration med NemHandelsprogrammet: Dette program tillader udsendelse af OIOUBL-fakturaer og kræver teknisk integration.
- Gratis løsninger: Der findes gratis netbaserede systemer for e-fakturering, men de kan have begrænsninger, som fx et maksimum antal fakturaer pr. måned.
NemHandelsprogrammet for mindre virksomheder
Små og mellemstore virksomheder kan vælge at anvende NemHandelsprogrammet, som er udviklet af Erhvervsstyrelsen, for udelukkende at sende OIOUBL-fakturaer. For at integrere med dette program, skal din virksomhed have et økonomisystem og bruge en NemID-medarbejdersignatur samt en funktionssignatur. Integration med NemHandelsprogrammet og support fra NemHandel er gratis, og du kan finde vejledninger til integration på programmets hjemmeside.
Brug af fakturablanketten til offentlige myndigheder
For små virksomheder uden et integreret økonomisystem, tilbyder fakturablanketten en enkel løsning til fakturering af offentlige myndigheder i Danmark, herunder staten, regioner og kommuner. Denne metode er ideel for små virksomheder, da den ikke kræver et funktionscertifikat, som det er tilfældet med NemHandelsprogrammet. For at anvende fakturablanketten, kan du blot logge ind med dit NemID på selvbetjeningsløsningen på Virk.dk, hvor du også finder yderligere vejledninger til brugen af denne metode til elektronisk fakturering.
Hvad er forskellen på online faktura, elektronisk faktura og EAN-faktura?
Der er væsentlige forskelle mellem elektroniske fakturaer, EAN-fakturaer og online fakturaer:
- Online faktura: Denne type faktura sendes typisk som en PDF-fil via e-mail.
- Elektronisk faktura: En elektronisk faktura sendes gennem et standardiseret og struktureret elektronisk format. Denne metode kræver ikke nødvendigvis et EAN-nummer, men der skal anvendes forskellige identifikationsnumre.
- EAN-faktura: For at udsende en EAN-faktura, skal der anvendes et specifikt EAN-nummer. Dette format er særligt brugt i forbindelse med transaktioner, der involverer offentlige myndigheder eller store virksomheder.
Salg af virksomhed, opkøb & fusioner
Få en gratis vurderingsberetning af din virksomhed.
FAQ om elektronisk faktura og elektronisk fakturering
Hvad er en elektronisk faktura?
En elektronisk faktura er en digital version af en traditionel faktura, der sendes og modtages i et standardiseret og struktureret elektronisk format. Denne metode erstatter den fysiske papirfaktura og muliggør hurtigere og mere effektiv behandling og betaling af fakturaer.
Hvordan adskiller en elektronisk faktura sig fra en online faktura og en EAN-faktura?
En online faktura sendes typisk som en PDF via e-mail, mens en elektronisk faktura overføres gennem et specifikt elektronisk format. En EAN-faktura er en type elektronisk faktura, der kræver et EAN-nummer for transaktioner, ofte i forbindelse med offentlige myndigheder eller større virksomheder.
Hvordan fungerer elektronisk fakturering til offentlige myndigheder?
For fakturering til offentlige myndigheder skal man bruge enten OIOUBL eller PEPPOL-standarder. OIOUBL er den danske standard, mens PEPPOL er en europæisk standard. Små virksomheder uden et økonomisystem kan anvende fakturablanketten tilgængelig på Virk.dk, som kræver NemID for login.
Hvad er fordelene ved at bruge elektronisk fakturering for private virksomheder?
Elektronisk fakturering til private virksomheder fremmer effektivitet gennem hurtigere behandling og betaling, forbedrer datakvaliteten ved at reducere menneskelige fejl, og øger sikkerheden ved at minimere risikoen for tabte eller fejlleverede fakturaer.
Hvordan kan små og mellemstore virksomheder anvende NemHandelsprogrammet til elektronisk fakturering?
Små og mellemstore virksomheder kan vælge NemHandelsprogrammet til udsendelse af OIOUBL-fakturaer. Det kræver et økonomisystem og brug af NemID medarbejdersignatur samt en funktionssignatur. Integration med programmet og support er gratis, og der findes vejledninger til integration på programmets hjemmeside.
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Del den her:
