4.6/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
EAN-faktura
Vi har hjulpet over 1200+ danske virksomheder
Hvad betyder en EAN-faktura?
En EAN-faktura er en særlig form for fakturering, der primært anvendes til offentlige instanser såsom kommuner, samt virksomheder registreret i NemHandelsregisteret. Denne faktureringsmetode er designet til at sikre en effektiv og sikker overførsel af faktureringsoplysninger mellem leverandører og modtagere.
Faktureringsformen EAN-faktura skiller sig markant ud fra både traditionelle og elektroniske fakturaer ved kravet om et specifikt 13-cifret EAN-nummer (European Article Number). Dette nummer fungerer som en unik identifikator for den modtagende enhed og sikrer, at fakturaen når frem til den rette afdeling eller person. Derudover skal virksomhedens reference også tydeligt fremgå på fakturaen for at sikre korrekt behandling. Dette uddybes i næste afsnit.
Modsat almindelige fakturaer, der kan sendes via post eller e-mail, sendes en EAN-faktura elektronisk gennem specifikke tekststrenge i OIOUBL-formatet (OIOUBL står for “Offentlig Information Online Universal Business Language”). Læs mere om dette i afsnittet om OUOUBL. Dette format gør det muligt for fakturaen at blive direkte indlæst i modtagerens godkendelses- og økonomisystem uden manuel indtastning, hvilket både minimerer fejl og sparer tid.
Vil du gerne minimere fejl og spare tid på din bogføring? Hos Stadsrevisionen er vi eksperter i digital bogføring og står klar til at hjælpe dig med at implementere omkostningseffektive digitale løsninger, der er skræddersyet til dine behov. Vi arbejder for at gøre bogføring enkel, overkommelig og tidsbesparende, så du kan fokusere på at drive din virksomhed fremad.
Vil du gerne spare tid på bl.a. din bogføring og lette processen?
Kontakt os – en af Danmarks bedst bedømte regnskabsvirksomheder – for hjælp.
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
I Danmark er det lovpligtigt at sende fakturaer til offentlige myndigheder i et bestemt dataformat, hvilket gør brugen af EAN-fakturaer uundgåelig for leverandører til den offentlige sektor. Denne standardisering af faktureringsprocessen hjælper med at fremme effektiviteten og sikkerheden i økonomiske transaktioner.
Hvad betyder et EAN-nummer?
Et EAN-nummer er et unikt identifikationsnummer bestående af 13 cifre, som anvendes til at identificere en specifik offentlig instans eller virksomhed. EAN står for ‘European Article Numbering’, og det spiller en afgørende rolle i forbindelse med EAN-fakturaer.
Når man skal fakturere en offentlig instans, som for eksempel en kommune, er det nødvendigt at inkludere et EAN-nummer på fakturaen. Dette nummer fungerer som en præcis modtageradresse, der sikrer, at fakturaen når frem til den rigtige afdeling eller person. Uden et korrekt EAN-nummer vil fakturaen ikke kunne behandles, hvilket kan forsinke betalingen.
EAN-nummeret tjener således som et identifikationsnummer for offentlige instanser, hvor hvert nummer er unikt for en specifik afdeling eller enhed inden for en organisation. Dette sikrer, at fakturaer kan behandles hurtigt og effektivt, uden risiko for at blive misplaceret.
I Danmark er det et krav, at alle offentlige virksomheder skal modtage deres fakturaer gennem et EAN-nummer. Dette krav er en del af en bredere strategi for at standardisere og digitalisere faktureringsprocesserne, hvilket bidrager til en mere effektiv og pålidelig håndtering af økonomiske transaktioner i den offentlige sektor.
Hvad er forskellen på en EAN-faktura og en standard faktura?
En EAN-faktura og en almindelig faktura adskiller sig væsentligt i både form og funktion, især med hensyn til hvordan de sendes og modtages. Her er en dybere gennemgang af forskellene:
Forsendelsesmetode
En almindelig faktura sendes typisk enten som en fysisk papirfaktura eller som en PDF-fil via e-mail. Denne type faktura kræver, at modtageren manuelt indtaster fakturaoplysningerne i deres faktureringssystem, hvilket kan være tidskrævende og øge risikoen for fejl.
I modsætning hertil sendes en EAN-faktura elektronisk gennem NemHandelsregistret. Denne metode kræver, at fakturaen indeholder et EAN-nummer, som entydigt identificerer den offentlige enhed, der skal modtage fakturaen. EAN-fakturering automatiserer hele processen og minimerer behovet for manuel indtastning, hvilket reducerer risikoen for fejl og øger effektiviteten.
Automatisering og effektivitet
EAN-fakturaer er en del af elektronisk fakturering (e-fakturering), som er en fuldt automatiseret metode til at modtage, sende og behandle fakturaer mellem leverandør og kunde. E-fakturering foregår i et struktureret elektronisk format, der gør det muligt for fakturaer at blive direkte indlæst i modtagerens økonomisystem. Dette er en betydelig forbedring i forhold til blot at sende en PDF-fil via e-mail, da det sikrer hurtigere behandling og bedre kontrol med fakturaoplysningerne.
Lovkrav for offentlige kunder
Hvis dine kunder omfatter statslige, regionale eller kommunale enheder, som for eksempel statslige styrelser, regionale sygehuse eller skoler, er det lovpligtigt at sende regninger som e-faktura. EAN-fakturering er dermed et krav for at sikre, at fakturaen bliver behandlet og betalt. Hvis fakturaen ikke sendes som e-faktura, vil den blive afvist af modtageren.
Brug af EAN-nummer
For at sende en EAN-faktura skal du bruge et EAN-nummer fra din offentlige kunde. Dette nummer sikrer, at fakturaen sendes til den korrekte afdeling eller enhed inden for den offentlige organisation, hvilket forbedrer præcisionen og hastigheden i faktureringsprocessen.
EAN-faktura til private virksomheder
Selvom EAN-fakturering primært er udviklet til offentlige instanser, kan du også sende e-fakturaer til private virksomheder, hvis de har valgt at acceptere denne form for fakturering. Dette kan være en fordel for virksomheder, der ønsker at automatisere deres faktureringsprocesser yderligere.
Hvad er NemHandelsregisteret?
NemHandelsregisteret fungerer som en omfattende oversigt over alle NemHandel-modtagere og deres respektive adresser, på samme måde som de gule sider i en telefonbog engang gjorde for telefonnumre. Dette register er vigtigt for virksomheder, der ønsker at sende og modtage elektroniske dokumenter, herunder EAN-fakturaer.
Funktion og formål
NemHandelsregisteret giver et detaljeret overblik over, hvem der kan modtage hvilke typer af OIOUBL-dokumenter og præcist hvor disse dokumenter skal sendes. Dette inkluderer EAN-fakturaer, som er et krav for fakturering til offentlige instanser. Ved at konsultere registeret kan virksomheder sikre, at deres elektroniske fakturaer når den korrekte modtager uden forsinkelser eller fejl.
Registrering og fordele
For virksomheder, der ønsker at modtage EAN-fakturaer, er det nødvendigt at være registreret i NemHandelsregisteret. Denne registrering gør det muligt for virksomheder at modtage og behandle EAN-fakturaer elektronisk. Dette er en stor fordel, da det forenkler betalingsprocessen betydeligt og reducerer de administrative byrder, der normalt er forbundet med manuel fakturahåndtering. Elektronisk behandling af EAN-fakturaer sikrer hurtigere og mere præcise transaktioner, hvilket forbedrer virksomhedens likviditetsstyring.
EAN-fakturaer uden registrering
Det er vigtigt at bemærke, at virksomheder ikke behøver at være registreret i NemHandelsregisteret, hvis de kun ønsker at sende EAN-fakturaer til andre enheder. Dette betyder, at selv uden registrering kan virksomheder stadig udstede EAN-fakturaer til offentlige instanser, forudsat at de har modtagerens EAN-nummer. Dette gør det muligt for en større gruppe af virksomheder at deltage i elektronisk fakturering, uden at skulle gennemgå registreringsprocessen.
Fordele ved NemHandelsregisteret
At være registreret i NemHandelsregisteret giver virksomheder flere fordele. Først og fremmest sikrer det, at fakturaer sendes til den rigtige modtager og behandles hurtigt og effektivt. Det bidrager også til en mere strømlinet faktureringsproces, hvor behovet for manuel indgriben minimeres.
Hvad er OIOUBL?
OIOUBL er et specifikt format, der anvendes til at sende EAN-fakturaer. Forkortelsen står for “Offentlig Information Online Universal Business Language” og er en standard, som understøtter hele e-handelsprocessen. OIOUBL består af 15 forskellige dokumenttyper, der tilsammen dækker hele spektret af elektroniske handelsaktiviteter – fra katalog og ordre til faktura, rykkerskrivelse og kvittering.
Når du sender en EAN-faktura, bliver den formateret i OIOUBL. Dette format sikrer, at fakturaen kan læses og behandles automatisk af modtagerens økonomisystem. Det er ikke kun fakturaer, der kan sendes i dette format, men også andre dokumenter, der er vigtige for e-handelsprocessen. For eksempel kan en leverandør sende produktkataloger, ordrebekræftelser, rykkerskrivelser og kvitteringer i OIOUBL-formatet. Denne standardisering gør det muligt for forskellige systemer at kommunikere problemfrit med hinanden, hvilket effektiviserer hele processen.
Det er værd at bemærke, at selvom du ikke har et EAN-nummer, kan du stadig modtage OIOUBL-fakturaer. Virksomheder og organisationer kan registrere sig i NemHandelsregistret med forskellige identifikationskoder, hvilket giver dem mulighed for at drage fordel af elektronisk fakturering. Denne fleksibilitet sikrer, at selv mindre virksomheder kan integrere avancerede e-handelsløsninger uden nødvendigvis at skulle have et EAN-nummer.
Hvordan sender jeg en EAN-faktura?
At sende en EAN-faktura er en proces, der kan udføres på flere måder, men den mest almindelige metode er via Erhvervsstyrelsens hjemmeside. For at sende en EAN-faktura gennem Erhvervsstyrelsen skal du have MitID klar. Her er en trin-for-trin vejledning til, hvordan du sender en EAN-faktura:
Sådan sender du en EAN-faktura på virk.dk
Log ind med MitID på Virk.dk: Først skal du logge ind på Virk.dk ved hjælp af dit MitID. Dette sikrer, at din identitet bekræftes, og at du har adgang til de nødvendige funktioner.
Opret en faktura eller en kreditnota: Når du er logget ind, kan du begynde at oprette en ny faktura eller en kreditnota. Dette gør du ved at vælge den relevante mulighed i systemet.
Indtast modtagerens EAN-nummer: Det næste skridt er at indtaste modtagerens EAN-nummer. Dette 13-cifrede nummer er afgørende for at sikre, at fakturaen når den rigtige offentlige instans eller virksomhed.
Indtast leverandøroplysninger: Herefter skal du indtaste dine egne oplysninger som leverandør, herunder navn, adresse og eventuelt dit CVR-nummer.
Godkend og send fakturaen eller kreditnotaen: Når alle nødvendige oplysninger er indtastet, skal du godkende og sende fakturaen eller kreditnotaen. Systemet sørger for, at den bliver sendt elektronisk i det korrekte format.
Efter du har sendt EAN-fakturaen via Virk.dk, har du mulighed for at gemme eller udskrive en kopi af fakturaen til dine egne arkiver. Derudover vil en kopi også blive sendt til din e-mailadresse som bekræftelse.
Hvad er fordelene ved at sende en EAN-faktura?
At sende en EAN-faktura har mange fordele, der strækker sig ud over blot at sikre korrekt formatering af fakturaen. Her er nogle af fordelene ved at bruge EAN-fakturaer til dine offentlige kunder:
Nem og hurtig betaling
En af de største fordele ved EAN-fakturaer er, at de fremmer hurtigere og nemmere betalinger. Fordi EAN-fakturaer er standardiserede og automatiserede, bliver de behandlet meget hurtigere end traditionelle fakturaer. Dette resulterer i en hurtigere betalingsproces, hvilket kan forbedre likviditeten i din virksomhed. Hurtigere betalinger betyder, at din virksomhed har bedre cash flow, hvilket er godt for daglig drift og vækst.
Har du brug for hjælp til at finde muligheder for at optimere din virksomheds vækst? Hos Stadsrevisionen tilbyder vi meget mere end blot bogføring. Vi arbejder proaktivt for at identificere måder at reducere omkostninger og øge din indtjening på, og vi står altid klar med strategisk rådgivning for at hjælpe dig med at nå dine mål. Vores erfaring og indsigt kan gøre os til en uvurderlig partner i din virksomheds vækst og udvikling.
Ønsker I professionel hjælp og strategisk rådgivning til at optimere jeres vækst?
Kontakt Stadsrevisionen for hjælp med certificeret og specialiseret faglighed.
Automatisk fakturering
EAN-fakturaer kan oprettes og sendes automatisk i det korrekte format via NemHandelsregisteret. Denne automatisering reducerer risikoen for fejl betydeligt, da det eliminerer behovet for manuel indtastning af data. Derudover sparer du tid på manuelle faktureringsprocesser, hvilket frigør ressourcer i din virksomhed. Dette giver dig mulighed for at fokusere på andre vigtige opgaver, mens systemet håndterer faktureringen for dig.
Spar penge
En anden stor fordel ved EAN-fakturering er de omkostningsbesparelser, det medfører. Traditionel fakturering indebærer udgifter til papir, print, og postforsendelse samt tid brugt på manuelle processer. Med EAN-fakturering elimineres disse omkostninger, da alt foregår elektronisk. De penge, du sparer på fakturering, kan geninvesteres i andre områder af din virksomhed, hvilket kan hjælpe med at fremme vækst og udvikling.
Reducerer risikoen for fejl
EAN-fakturering er en standardiseret og automatiseret proces, som i høj grad mindsker risikoen for fejl. Når fakturaer sendes elektronisk i et standardiseret format, er der mindre sandsynlighed for dataindtastningsfejl, som kan føre til forsinkede betalinger eller misforståelser. Dette sikrer en mere pålidelig og effektiv faktureringsproces, hvilket er til gavn for både din virksomhed og dine kunder.
Fuld sporbarhed
Med EAN-fakturaer får du fuld sporbarhed fra afsendelse til betaling. Denne gennemsigtighed gør det nemmere at følge fakturaens status og sikre, at den bliver betalt til tiden. Sporbarhed betyder også, at du har bedre kontrol over din faktureringsproces, hvilket hjælper med at undgå potentielle fejl og problemer. Du kan nemt overvåge, hvor i processen en faktura befinder sig, og tage handling, hvis der skulle opstå forsinkelser eller andre problemer.
Miljøvenlig løsning
Ud over de økonomiske og operationelle fordele er EAN-fakturering også en mere miljøvenlig løsning. Ved at eliminere behovet for papir og fysisk forsendelse reducerer EAN-fakturaer din virksomheds miljøpåvirkning. Dette kan være en del af din virksomheds bæredygtighedsstrategi og bidrager til et grønnere miljø.
Er EAN og CVR det samme?
EAN-nummer og CVR-nummer er to forskellige identifikationsnumre, der anvendes til forskellige formål i erhvervslivet og den offentlige sektor. Selvom begge numre kan være afgørende for virksomhedens administration, har de forskellige funktioner og anvendelsesområder.
Hvad er et CVR-nummer?
CVR-nummeret (Centrale Virksomhedsregister) er en unik identifikationskode, der tildeles alle danske virksomheder og organisationer. Dette nummer fungerer som virksomhedens officielle identifikation og er nødvendigt for at drive virksomhed i Danmark. CVR-nummeret bruges i en lang række administrative og juridiske sammenhænge, herunder registrering af virksomheden hos myndighederne, indsendelse af årsrapporter og momsindberetninger, samt generel korrespondance med offentlige institutioner og private aktører. Det er med andre ord virksomhedens “cpr-nummer” i erhvervslivet.
Mens CVR-nummeret identificerer virksomheden som helhed, sikrer EAN-nummeret, at elektroniske fakturaer og andre dokumenter når frem til den rette modtager. Disse to numre arbejder ofte sammen i virksomhedens administrative processer, men de tjener forskellige formål.
Salg af virksomhed, opkøb & fusioner
Få en gratis vurderingsberetning af din virksomhed.
FAQ om EAN-faktura
Hvad er en EAN-faktura?
En EAN-faktura er en elektronisk faktura, der anvendes primært af offentlige instanser og større virksomheder, som er registreret i NemHandelsregisteret. EAN står for European Article Numbering, og en EAN-faktura indeholder et unikt 13-cifret EAN-nummer, som sikrer, at fakturaen når frem til den rette modtager. Denne type faktura sendes i et struktureret format, kendt som OIOUBL, hvilket automatiserer faktureringsprocessen og sikrer hurtigere behandling og betaling.
Hvordan sender man en faktura via EAN?
For at sende en EAN-faktura skal du følge disse trin:
Log ind på Virk.dk: Brug dit MitID for at få adgang til portalen.
Opret en faktura eller kreditnota: Vælg den relevante mulighed for at begynde at udfylde dine fakturaoplysninger.
Indtast modtagerens EAN-nummer: Dette unikke nummer sikrer, at fakturaen når den rette afdeling.
Indtast leverandøroplysninger: Udfyld dine egne virksomhedsoplysninger.
Godkend og send: Når alle oplysninger er korrekte, godkend og send fakturaen elektronisk.
Kan private sende EAN-faktura?
Ja, private virksomheder kan også sende EAN-fakturaer, så længe modtageren accepterer denne form for fakturering. Mange store virksomheder og alle offentlige instanser bruger EAN-fakturaer for at sikre en effektiv og automatisk behandling af fakturaer. Det er ikke nødvendigt for afsenderen at være registreret i NemHandelsregisteret for at sende en EAN-faktura, men modtagerens EAN-nummer skal være kendt.
Er EAN og CVR det samme?
Nej, EAN og CVR er ikke det samme. CVR-nummeret (Centrale Virksomhedsregister) er en unik identifikationskode, der tildeles alle danske virksomheder og bruges til generel registrering og administration. EAN-nummeret (European Article Numbering) er derimod specifikt for elektronisk fakturering og sikrer, at fakturaer sendes til den korrekte afdeling eller enhed inden for en organisation. Mens CVR-nummeret identificerer virksomheden som helhed, bruges EAN-nummeret til at identificere modtageren af en elektronisk faktura.
Hvilke fordele er der ved at bruge EAN-faktura?
Der er mange fordele ved at bruge EAN-faktura. Først og fremmest fremmer EAN-fakturaer hurtigere og mere effektiv betaling, da de sendes og behandles elektronisk. Dette reducerer risikoen for fejl og sparer tid på manuel indtastning. EAN-fakturaer giver også fuld sporbarhed fra afsendelse til betaling, hvilket gør det nemmere at følge fakturaens status. Derudover er EAN-fakturaer miljøvenlige, da de eliminerer behovet for papir og fysisk forsendelse. Ved at bruge EAN-fakturaer kan virksomheder opnå bedre likviditetsstyring og øget administrativ effektivitet.
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Del den her:
