4.6/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Betalingspåmindelse
Vi har hjulpet over 1200+ danske virksomheder
Hvad er en betalingspåmindelse?
En betalingspåmindelse, ofte refereret til i dagligt sprog som en rykkerskrivelse, er et dokument designet til at påminde en skyldner om ubetalt gæld. Hensigten med en betalingspåmindelse er at notificere modtageren om, at betalingen af et bestemt beløb ikke er modtaget inden for den forventede tidsramme. Der kan være flere grunde til, at betalingen udebliver, herunder simpel forglemmelse eller mangel på finansielle midler til at afvikle gælden. Typisk udsteder virksomheder betalingspåmindelser, når betalingsfrister på fakturaer ikke overholdes, og dette tjener som et forsøg på at sikre betaling, før yderligere tiltag initieres.
Betalingspåmindelser er således vigtige redskaber for kreditorer til at håndtere forsinkede betalinger og opretholde en sund cash flow. Ved at sende en betalingspåmindelse giver virksomheden debitor en mulighed for at indfri sit økonomiske ansvar, før situationen eventuelt eskalerer til inkasso.
Synonymer for betalingspåmindelse
Betalingspåmindelse er kendt under forskellige betegnelser såsom rykkerskrivelse, rykkerbrev, og rykker. Disse termer beskriver alle det samme fænomen og der findes ingen formel eller forkert terminologi her; valget af ord kan variere afhængigt af sammenhængen eller den branche, der anvender dem.
Indenfor juridiske og finansielle sektorer anvendes ofte termen “rykkerskrivelse”, som det også fremgår af renteloven. Dette ord er typisk anvendt af jurister og inkassofirmaer og har en mere formel klang, der afspejler dets officielle tone.
Forskellen mellem rykker og betalingspåmindelse
En rykker betragtes som et formelt og juridisk bindende dokument, mens en betalingspåmindelse er en mere hensynsfuld og venlig kommunikationsform. Betalingspåmindelser anvendes ofte i første omgang, når en kunde første gang forsømmer at betale. Dette kan være både skriftligt og mundtligt, hvor sidstnævnte kan omfatte en simpel telefonopringning for at minde kunden om den forfaldne betaling.
Hvis der ikke kommer en reaktion på den første betalingspåmindelse, kan det være nødvendigt at eskalere situationen ved at sende en formel rykker. Valget mellem at sende en betalingspåmindelse eller en rykker afhænger ofte af forholdet til kunden og tidligere betalingshistorik. En initial betalingspåmindelse kan styrke kunderelationer og virke mindre konfrontatorisk end en rykker.
Renteloven og dens betydning for betalingspåmindelser
Renteloven er et retsdokument, der regulerer anvendelsen af renter på udestående gæld samt procedurerne omkring rykkerskrivelser. Loven specificerer, hvordan og hvornår renter må opkræves på forsinkede betalinger, og hvilke retningslinjer der skal følges ved udsendelse af rykkere. Forståelse af renteloven er vigtig for virksomheder, der håndterer kredit og inkasso, da den sikrer, at procedurer omkring forsinkede betalinger håndteres korrekt og retfærdigt.
Det kan være svært at holde styr på det formelle relateret til betalingspåmindelser og rykkerskrivelser – både som kreditor og som debitor. Skal vi hjælpe dig med dit regnskab? I Stadsrevisionen har vi +1200 tilfredse samarbejdspartnere – skal du blive en af dem?
Ønsker du professionel hjælp ifm. en betalingspåmindelse?
Kontakt os i Stadsrevisionen for skræddersyet, certificeret hjælp.
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Udarbejdelse af en effektiv betalingspåmindelse
Der findes ingen lovbestemte krav til, hvordan en betalingspåmindelse skal struktureres, hvilket giver kreditorer fleksibilitet i udformningen. Det er dog centralt, at betalingspåmindelsen klart identificerer de udestående fakturaer for at lette debitors genkendelse af gælden. En effektiv betalingspåmindelse vil typisk indeholde detaljerede oplysninger om de specifikke fakturaer, såsom fakturanummer, udstedelsesdato, forfaldsdato, og det udestående beløb. Disse oplysninger bidrager til at klarlægge kravets kontekst og understøtter formålet med at facilitere en hurtig og enkel betaling fra debitor.
Hvad er en faktura?
En faktura, også omtalt som en regning, er et vigtigt dokument i handel og erhvervsliv, der udstedes af en virksomhed til en kunde efter et salg for at anmode om betaling for leverede varer eller ydelser. Fakturaen fungerer som en formel anmodning om betaling og er afgørende for korrekt bogføring og økonomistyring hos både køber og sælger.
Fakturaen detaljerer de specifikke varer eller tjenester, der er leveret, og inkluderer nødvendige oplysninger såsom mængde, priser, totalbeløb, betalingsbetingelser, og forfaldsdato. Disse detaljer er afgørende for at sikre gennemsigtighed og forståelse mellem køber og sælger, og de tjener som en juridisk dokumentation af den økonomiske transaktion.
Desuden kan fakturaer udstedes i forskellige former, herunder som digitale dokumenter eller i fysisk form (print). Den digitale faktura er blevet mere udbredt i mange industrier, da den tilbyder en effektiv, sikker og miljøvenlig løsning sammenlignet med den traditionelle papirfaktura. Digitaliseringen af fakturaer gør det også lettere at administrere og arkivere regnskabsdata, samt fremskynde betalingsprocessen.
Betydningen af at forstå og administrere fakturaer er især relevant i konteksten af betalingspåmindelser. Når en faktura ikke betales til tiden, kan virksomheder udsende en betalingspåmindelse for at minde kunden om det udestående beløb. Korrekt håndtering af fakturaer og rettidig udsendelse af betalingspåmindelser er afgørende for at opretholde sund cash flow og styrke kunderelationer i enhver virksomhed.
Lovgivningsmæssige rammer for betalingspåmindelser
Betalingspåmindelser er underlagt visse regler defineret i renteloven, som dækker aspekter som rykkergebyrer, renter og muligheden for at opkræve et kompensationsgebyr. Ifølge renteloven kan en kreditor vælge at tilføje gebyrer til en betalingspåmindelse, men omfanget og betingelserne for sådanne gebyrer er lovmæssigt reguleret. Det er vigtigt, at betalingspåmindelsen også formuleres med en venlig og imødekommende tone for at fremme dialog og løsning på den udestående betaling. Den bør inkludere nødvendige betalingsinformationer og en beskrivelse af kravets årsag, hvilket kan hjælpe med at minimere misforståelser og fremme en hurtig løsning.
Modtagelse af en betalingspåmindelse kræver prompte handling fra debitors side, uanset årsagen til den forsinkede betaling. Ignorering kan resultere i yderligere omkostninger, såsom øgede gebyrer eller renteopkrævninger, hvilket gør det kritisk at adressere enhver betalingspåmindelse rettidigt.
Antal tilladte betalingspåmindelser
En kreditor har mulighed for at sende op til tre betalingspåmindelser til en debitor, hver med et rykkergebyr på højst 100 kroner, hvilket samlet ikke må overstige 300 kroner. Det er afgørende, at der er mindst 10 dages interval mellem hver udsendte betalingspåmindelse, og at hver påmindelse giver debitor en frist på 10 dage til at afvikle det udestående krav. Disse tidsintervaller skal overholdes for at sikre, at debitor får rimelig tid til at reagere på hvert krav.
Kompensationsgebyrer ved betalingspåmindelser
For virksomhedsdebitorer er det muligt at pålægge et kompensationsgebyr på 310 kroner. Dette gebyr står uafhængigt af rykkergebyrer og er designet til at dække de administrative omkostninger, som kreditor har i forbindelse med forsinket betaling. Mange kreditorer vælger at integrere dette gebyr sammen med betalingspåmindelsen, sommetider i kombination med rykkergebyret, for at maksimere effekten af den finansielle påmindelse.
Proceduren for udsendelse af rykkere ved manglende betaling
Når en betalingsfrist er overskredet, kan virksomheder iværksætte en rykkeprocedure for at inddrive det udestående beløb. Dette system tillader – som nævnt – op til tre rykkere, som gradvist eskalerer i tonen og alvoren af situationen. Målet er naturligvis, at kunden betaler efter modtagelsen af den første betalingspåmindelse, men det er desværre ikke altid tilfældet. Forsinkelser kan skyldes alt fra en simpel forglemmelse til en bevidst undgåelse af betaling.
Første trin: En faktura udstedes og sendes til kunden med en klar angivelse af forfaldsdatoen, så kunden præcist ved, hvornår betalingen forventes.
Andet trin: Hvis betalingen udebliver efter forfaldsdatoen, sendes en betalingspåmindelse til kunden for at gøre opmærksom på den manglende betaling.
Tredje trin: Hvis der stadig ikke er betalt, følger den første rykker.
Fjerde trin: Hvis den første rykker ikke resulterer i en betaling, sendes en anden rykker 10 dage senere.
Femte trin: Hvis den anden rykker heller ikke fører til betaling, sendes den tredje og sidste rykker yderligere 10 dage senere.
Hvis alle tre rykkere ikke resulterer i betaling, er næste skridt at overgive sagen til inkasso, hvor specialiserede enheder vil forsøge at inddrive gælden.
Muligheden for at overgå til inkasso før den tredje rykker
Selvom mange virksomheder vælger at sende tre rykkere før de eskalerer til inkasso, er der ingen juridiske krav, der forhindrer en virksomhed i at overgå til inkasso tidligere. Det er vigtigt, at kunden er gjort bekendt med denne mulighed, og at der kommunikeres klart om konsekvenserne af manglende betaling, inden sagen eskaleres.
Definition og funktion af inkasso
Inkasso er processen, hvor en kreditor overdrager opkrævningen af udestående gæld til enten en intern inkassoafdeling eller et eksternt inkassobureau. Dette skridt tages, når almindelige betalingspåmindelser og rykkere ikke har resulteret i betaling. Både advokater og inkassobureauer kan håndtere inkassosager, og de vil typisk arbejde på at finde en løsning sammen med skyldneren for at sikre, at gælden bliver afviklet. Overdragelse til inkasso indebærer en intensivering af indsatsen for at inddrive gælden og kan indebære yderligere gebyrer for debitor, hvilket gør det endnu mere vigtigt for debitorer at reagere på tidligere betalingspåmindelser.
Opdigtet case: Håndtering af betalingspåmindelse hos TennisTing ApS
TennisTing ApS, en opdigtet virksomhed der specialiserer sig i tennistilbehør, stod overfor et udestående betalingskrav på 3.000 kr. fra kunden Bjarke Nielsen. Virksomheden havde oprindeligt sendt en faktura til Bjarke med en betalingsfrist den 15. februar 2024.
Da betalingen udeblev dagen efter fristens udløb, valgte TennisTing ApS at sende en betalingspåmindelse til Bjarke, da han var en ny kunde. Betalingspåmindelsen var formuleret på en hjælpsom og venlig måde:
“Kære Bjarke Nielsen,
Vi har endnu ikke registreret betalingen for nedenstående faktura og vil gerne bede dig om at kontrollere, om betalingen er gennemført. Tak for din hjælp.”
Til trods for denne påmindelse, modtog TennisTing ApS ingen reaktion fra Bjarke, og virksomheden sendte derfor den første rykker ti dage senere. Denne rykker påpegede, at fakturaen var forfalden:
“Kære Bjarke Nielsen,
Vores optegnelser indikerer, at den nedenstående faktura nu er forfalden. Hvis du har betalt siden sidste henvendelse, ignorer venligst dette brev. Ellers bedes du venligst foretage betaling snarest muligt.”
Yderligere ti dage senere, og stadig uden reaktion fra Bjarke, sendte TennisTing ApS en anden rykker med en mere bestemt tone:
“Kære Bjarke Nielsen,
Vi har stadig ikke modtaget betaling for den nedenstående faktura. Vi beder dig omgående regulere denne forpligtelse for at undgå yderligere foranstaltninger.”
Endnu ti dage gik, og med fortsat ingen betaling fra Bjarke, var TennisTing ApS nødsaget til at sende den tredje og sidste rykker, hvori de advarede om inkasso:
“Kære Bjarke Nielsen,
Betalingen for den følgende faktura er nu alvorligt forsinket. Vi har forgæves forsøgt at indhente betaling. Hvis vi ikke modtager betalingen inden fem dage, vil vi være nødsaget til at overdrage sagen til inkasso.”
Skulle betaling fortsat udeblive efter denne sidste rykker, var TennisTing ApS klar til at videregive sagen til inkasso. Virksomheden kunne potentielt have fremskyndet denne proces, og i så fald ville det have været angivet tydeligt i en af de tidligere rykkere, f.eks. i den anden rykker, at sagen ville overgå til inkasso, hvis ikke betalingen fandt sted indenfor en fastsat frist. Denne praksis understreger vigtigheden af tydelig kommunikation og rettidig opfølgning i håndteringen af betalingspåmindelser.
Vil du gerne sikre dig den bedst mulige proces med en betalingspåmindelse og hjælp til regnskab? I Stadsrevisionen – en af Danmarks bedst bedømte – står vi klar til at hjælpe dig.
Er du klar til hjælp - f.eks. til en betalingspåmindelse?
Kontakt os i Stadsrevisionen for skræddersyet hjælp med tilfredshedsgaranti.
Salg af virksomhed, opkøb & fusioner
Få en gratis vurderingsberetning af din virksomhed.
FAQ om betalingspåmindelser
Hvornår må man rykke for betaling?
Du må sende en betalingspåmindelse allerede dagen efter, at betalingsfristen på en faktura er overskredet. Det er almindelig praksis at give kunden en kort frist for betaling gennem en venlig betalingspåmindelse, inden man eventuelt sender en formel rykker.
Hvad skriver man i en rykker?
En rykker skal indeholde specifik information om det udestående beløb samt en påmindelse om den oprindelige betalingsfrist. Det er vigtigt at formulere rykkeren klar og respektfuldt, selvom tonen kan være mere direkte end i den indledende betalingspåmindelse. Typisk vil teksten i en rykker omfatte:
En reference til den oprindelige faktura (f.eks. fakturanummer og udstedelsesdato).Det nøjagtige beløb der skyldes. En angivelse af den overskredne frist, og en opfordring til omgående betaling for at undgå yderligere foranstaltninger.
Hvor mange rykkere skal man have før inkasso?
Der er ikke en lovfastsat regel om, hvor mange rykkere der skal sendes før en sag kan gå til inkasso, men almindelig praksis er at sende op til tre rykkere. Mellem hver rykker bør der være mindst 10 dages mellemrum, for at give debitor rimelig tid til at reagere og betale det skyldige beløb. Efter den tredje rykker kan sagen overgå til inkasso, hvis gælden stadig ikke er betalt.
Hvad skal en rykker indeholde?
En rykker skal indeholde flere elementer for at sikre, at den er både informativ og juridisk holdbar: a) Detaljer om den udestående gæld: Dette inkluderer fakturanummer, dato, forfaldsdato, og det skyldige beløb. b) Påmindelse om tidligere kommunikationer: Hvis tidligere betalingspåmindelser er blevet ignoreret. c) Konsekvenser af manglende betaling: Information om mulige renter, gebyrer eller inkasso. d) Kontaktoplysninger: Hvor og hvordan debitor kan kontakte dig, hvis der er spørgsmål eller problemer med betalingen. e) En frist for betaling: En klar deadline for, hvornår betalingen forventes at være modtaget for at undgå yderligere foranstaltninger.
Ved at følge disse retningslinjer kan virksomheder sikre, at de håndterer forsinkede betalinger både professionelt og effektivt. Betalingspåmindelser og rykkere spiller en vigtig rolle i opretholdelsen af god likviditet og finansiel stabilitet.
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Del den her:
