Vi har hjulpet over 1200+ danske virksomheder
Hvad er en kørebog?
En kørebog fungerer som et afgørende dokumentationsværktøj, som arbejdsgivere er forpligtet til at anvende, når deres ansatte foretager erhvervskørsel.
Det er nødvendigt for dine ansatte at føre en kørebog, når de anvender deres personlige køretøjer til arbejdsrelaterede opgaver, og du giver dem en økonomisk godtgørelse for det. Dette gælder også, når en ansat bruger en firmabil. For eksempel, når de kører til møder med kunder eller til forskellige lokationer inden for firmaet, der adskiller sig fra deres sædvanlige arbejdsplads.
Kørebogen giver et præcist overblik over de kilometer, en medarbejder har kørt under sådanne omstændigheder. Dette er uundværligt for at medarbejderen kan blive fritaget for beskatning ifølge 25-gange- eller 60-dagesreglen. Det er også essentielt for at modtage kørselsgodtgørelse, når medarbejderen anvender sin egen bil i arbejdssammenhæng.
Hvorfor er det vigtigt for medarbejderen at føre kørebog?
En kørebog tjener som et vigtigt dokumentationsværktøj for at registrere antallet af kilometer, en medarbejder har kørt i bil i forbindelse med arbejde. Denne bog centraliserer alle relevante oplysninger, hvilket gavner både medarbejderen og arbejdsgiveren ved at tilvejebringe et klart overblik. Desuden, SKAT kræver kørebog registreringer og har fastsat præcise krav til, hvad en sådan kørebog skal indeholde.
Hvad er kravene til indholdet i en kørebog?
For at en medarbejder kan modtage skattefri godtgørelse for kørsel i egen bil, eller for at du som arbejdsgiver kan overholde reglerne omkring 25-gange- og 60-dagesreglen, skal en kørebog (eller kørselsregnskab, som det også ofte benævnes) indeholde specifikke oplysninger. Hver medarbejders kørebog skal omfatte:
- Medarbejderens fulde navn
- Privatadresse
- CPR-nummer eller medarbejdernummer
For hver enkelt registrering i kørebogen skal medarbejderen desuden notere:
- Start- og slutdestination (adresser eller GPS-koordinater)
- Antal kørte kilometer
- Dato og formål med kørslen
- Den anvendte sats
- Samlet beløb i kroner og øre
Har du nogle spørgsmål eller bare brug for hjælp?
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Krav til kørebog for selvstændige erhvervsdrivende
For selvstændige erhvervsdrivende adskiller kravene til føring af en kørebog sig en smule fra dem, der gælder for ansatte. Som selvstændig er det ikke nødvendigt at have en arbejdsgiver til at godkende din kørebog. Dog er det vigtigt at SKAT godkender den, hvilket betyder, at du stadig skal føre en detaljeret kørebog.
Et specifikt krav fra SKAT til selvstændige er at foretage en nøjagtig aflæsning af kilometertælleren i køretøjet ved både begyndelsen og afslutningen af hver køredag. Selvom dette kan virke besværligt, kan brugen af en digital kørebog gøre processen mere håndterbar og mindre tidskrævende, idet den automatiserer registreringen og opbevaringen af de nødvendige data.
Hvilke krav stiller SKAT til kørebøger?
Udover de tidligere nævnte krav til indholdet af kørebogen, lægger SKAT yderligere vægt på, at du som arbejdsgiver er ansvarlig for at sikre, at de oplysninger, medarbejderne indtaster i kørebogen, er nøjagtige og sandfærdige. Det betyder, at du skal gennemgå og godkende medarbejderens kørebog. Når det handler om kørsel i medarbejderens egen bil, kan du vælge at udbetale den skattefri godtgørelse direkte via medarbejderens løn. Dette sikrer, at alle SKAT’s krav og retningslinjer overholdes.
Hvordan bør en kørebog føres?
Selvom der ikke er fastsat specifikke formkrav til, hvordan en kørebog skal føres, så er der mulighed for at vælge mellem analoge og digitale/elektroniske metoder. En digitalt baseret kørebog tilbyder adskillige fordele, især for dig som arbejdsgiver. Dette inkluderer lettere dokumentation, et klart overblik, samt en mere strømlinet proces for godkendelse af kørebøger.
En ideel løsning for både føring og godkendelse af kørebøger er at anvende et dedikeret system, der er designet til formålet. Dette system kan bidrage til en mere effektiv, nøjagtig og brugervenlig håndtering af kørebogsregistreringer.
Forskel mellem kørselsgodtgørelse og kørselsfradrag
Det er vigtigt at skelne mellem kørselsgodtgørelse og kørselsfradrag. Kørselsgodtgørelse er en skattefri ydelse, som arbejdsgiveren kan udbetale til medarbejdere, der bruger deres egen bil i arbejdsøjemed. Dette kunne for eksempel være tilfældet for en revisor, der bruger sin privatbil til kundemøder. For at være berettiget til denne godtgørelse er det nødvendigt at føre en kørebog.
Kørselsfradraget er derimod et skattefradrag, som man automatisk kan gøre brug af, hvis man dagligt kører mere end 24 kilometer til og fra arbejde. For at få fradraget skal du indtaste oplysningerne om din rejseafstand i din forskudsopgørelse under felt 417. Dette fradrag er uafhængigt af, om arbejdet indebærer kørsel, og er baseret på den daglige pendling mellem hjem og arbejde.
Skal private ture også logges i en kørebog?
Ja, hvis du bruger dit køretøj til både private og erhvervsmæssige formål, er det en god idé at logge dine private ture i kørebogen. Dette giver dig et klart overblik over, hvor stor en del af din samlede kørsel der er privat, og hvor meget der er erhvervsrelateret.
Den mest effektive metode til at beregne kørselsgodtgørelse er ved først at fastslå det samlede antal kørte kilometer på bilen. Herefter kan du kræve godtgørelse, der svarer til den procentdel af kørslen, der har været til erhvervsmæssige formål. Ved at inkludere både private og erhvervsrelaterede ture i kørebogen, kan du sikre en præcis og retfærdig beregning af din kørselsgodtgørelse.
Salg af virksomhed, opkøb & fusioner
Få en gratis vurderingsberetning af din virksomhed.
FAQ om Kørebog
Hvad er formålet med en kørebog i erhvervssammenhæng?
En kørebog er et vigtigt dokumentationsværktøj, der anvendes af arbejdsgivere til at registrere erhvervskørsel udført af medarbejdere, hvad enten de bruger deres personlige køretøjer eller en firmabil. Det giver et nøjagtigt overblik over de kørte kilometer i arbejdsøjemed, hvilket er afgørende for at medarbejderen kan modtage kørselsgodtgørelse og eventuelt undgå beskatning under 25-gange- eller 60-dagesreglen.
Hvilke oplysninger skal inkluderes i en kørebog?
En kørebog skal indeholde medarbejderens fulde navn, privatadresse, og CPR-nummer eller medarbejdernummer. For hver kørsel skal der registreres start- og slutdestination, antal kørte kilometer, dato og formål med kørslen, den anvendte sats, og det samlede beløb i kroner og øre. Dette er nødvendigt for at modtage skattefri godtgørelse og overholde 25-gange- og 60-dagesreglerne.
Hvad er forskellen mellem kørselsgodtgørelse og kørselsfradrag?
Kørselsgodtgørelse er en skattefri ydelse fra arbejdsgiver til medarbejdere, der bruger egen bil i arbejdsøjemed, og kræver føring af en kørebog. Kørselsfradraget er derimod et skattefradrag for dem, der rejser mere end 24 kilometer til og fra arbejde dagligt, angivet i forskudsopgørelsen under felt 417, og er uafhængigt af erhvervskørsel.
4.8/5 af 60+ tilfredsstillede kunder
Del den her:
