Vejledning til dagsorden
Hvad er en dagsorden, og hvad bruger man den til?
En dagsorden er et struktureret dokument, der angiver de emner og punkter, som skal diskuteres på et møde. Dagsordenen fungerer som en plan for mødet, hvor den hjælper mødelederen med at styre diskussionen og deltagerne med at holde fokus. Ved at bruge en dagsorden sikrer du, at mødet forløber effektivt, og at alle væsentlige punkter bliver dækket inden for den fastsatte tid.
Dagsordenen giver også deltagerne mulighed for at forberede sig i forvejen, så de kan deltage aktivt i diskussionerne. Den tydeliggør, hvilke emner der skal behandles, og hvilke beslutninger eller resultater der forventes.
Vi har udarbejdet en skabelon til at hjælpe dig med at skabe en klar og effektiv dagsorden, der sikrer, at alle deltagere er forberedte og kan bidrage konstruktivt. Nedenfor finder du en guide til, hvordan du udfylder skabelonen.
Guide til udfyldende af skabelonen
[Overskrift for mødet]
Dette er mødets titel, og den skal afspejle det overordnede tema eller formål. Det kan være alt fra “Månedligt teammøde” til “Strategisk planlægningsmøde”. En tydelig overskrift hjælper deltagerne med at forstå mødetype og forberede sig i overensstemmelse hermed.
Tip: Hold titlen kort, men præcis. Undgå generiske titler som “Møde” – gør det klart, hvad mødet handler om.
Tid: [Dato starttidspunkt – Forventet sluttidspunkt]
Det er vigtigt at angive præcise start- og sluttidspunkter, så alle deltagere ved, hvornår de skal møde op, og hvornår mødet forventes at slutte. Dette hjælper med at holde mødet fokuseret og inden for den afsatte tid.
Tip: Prøv at være realistisk med sluttidspunktet – det er bedre at afsætte lidt ekstra tid end at skulle afbryde mødet midt i en vigtig diskussion.
Sted: [Adresse evt. lokale]
Her skal du angive mødestedet. Hvis det er et fysisk møde, skriv adressen og eventuelt lokale. Hvis mødet holdes online, kan du skrive linket til mødet og eventuelt tekniske detaljer (fx krav om download af software).
Mødeleder: [Navn]
Mødelederen er den person, der har ansvaret for at styre mødet, sikre at dagsordenen følges, og at mødet holdes inden for den fastsatte tidsramme.
Referent: [Navn]
Referenten er ansvarlig for at tage noter under mødet og udarbejde referatet efterfølgende. Sørg for, at referenten har kendskab til mødets format og eventuelle særlige krav til referatet.
Deltagere: [Navne]
Her angives navne på de personer, der forventes at deltage i mødet. Dette kan hjælpe deltagerne med at forstå, hvilke beslutningstagere eller interessenter der vil være til stede.
Emne for mødet
En kort beskrivelse af mødeformålet. Dette giver deltagerne en idé om, hvad mødet skal opnå, og hvad de bør forberede sig på.
Dagsorden
Her skal du nedbryde mødet i individuelle punkter og delpunkter. Hvert dagsordenspunkt skal repræsentere et konkret emne, der skal drøftes under mødet.
Eksempel på dagsorden:
- Punkt 1: Opfølgning på sidste møde
- a) Status på tidligere aftaler
- b) Diskussionspunkter
- Punkt 2: Nye projekter
- a) Gennemgang af nye forslag
- b) Allokering af ressourcer
- Punkt 3: Eventuelt
Tip: Forsøg at gruppere beslægtede emner sammen, så mødet flyder naturligt fra ét punkt til det næste. Tilføj delpunkter under hvert hovedpunkt for at sikre, at alt relevant bliver behandlet.
Forberedelse til mødet
Hvis der er noget, deltagerne skal forberede sig på inden mødet (fx læse materialer eller undersøge specifikke emner), skal dette angives her. Det hjælper deltagerne med at møde op forberedte og klar til at deltage i diskussionerne.
Bilag
Her listes de bilag, der følger med dagsordenen. Det kan være dokumenter, der skal gennemgås før eller under mødet, såsom rapporter, analyser eller beslutningsforslag.
Tip: Sørg for at angive tydeligt, hvilket bilag der hører til hvilke punkter i dagsordenen, så det er nemt for deltagerne at finde de relevante informationer under mødet.
Overvejelser ved udarbejdelse af en dagsorden
For at skabe en effektiv dagsorden er der en række centrale spørgsmål, du bør overveje, inden mødet afholdes. Disse spørgsmål hjælper med at strukturere mødet og sikre, at det opfylder sit formål:
Hvad er målet med mødet?
- Det første skridt er at fastslå, hvad I ønsker at opnå med mødet. Hvad er det endelige mål? Skal der træffes beslutninger, eller er formålet at generere idéer?
- Tænk også over, hvad I skal stå med i hånden, når mødet er slut. Hvilken form skal resultatet have, og hvad er de næste skridt?
Hvilken mødetype er det?
- Forskellige møder har forskellige formål, og dagsordenen skal tilpasses efter mødetypen:
- Beslutningsmøde: Et møde, hvor der skal træffes konkrete beslutninger.
- Problemløsningsmøde: Et møde, hvor fokus er på at finde løsninger på et bestemt problem.
- Involveringsmøde: Her handler det om at inddrage flere parter og høre deres input.
- Idégenereringsmøde: Et kreativt møde, hvor formålet er at komme med nye idéer.
Hvilken baggrund er der for mødet, og hvilken viden skal deltagerne have for at kunne medvirke aktivt?
- Det er vigtigt at vurdere, hvilken baggrundsinformation deltagerne har brug for, for at kunne deltage aktivt i mødet. Skal de forberede sig på forhånd ved at læse visse dokumenter eller rapporter?
Hvilke ressourcer er de rette?
- Har du de nødvendige ressourcer til rådighed på mødet? Overvej, om der er behov for specifik ekspertise til at diskutere visse dagsordenspunkter. Måske skal der inviteres en særlig gæst, der kan bidrage med specialviden.
Hvordan skal rollerne fordeles?
- Tildeling af roller på forhånd sikrer, at mødet forløber smidigt:
- Mødeleder: Styrer mødet og holder det på sporet.
- Referent: Noterer beslutninger og vigtig information.
- Ekspert: En person med særlig indsigt i et specifikt emne.
- Facilitator: Hjælper med at styre diskussioner og sørge for, at alle bliver hørt.
Hvad er varigheden af mødet?
- Hvor lang tid skal der afsættes til mødet? Det er vigtigt at sikre, at der er tilstrækkelig tid til at gennemgå alle punkter uden at overskride tidsrammen.
Hvad er den rette dagsorden/proces?
- Hvordan skal mødet disponeres? Skal der bruges særlige metoder eller værktøjer for at nå frem til de ønskede resultater? Overvej, hvordan processen bedst tilrettelægges for at opnå et produktivt møde.
