Nye kunder

Første handel med ny kunde: Sådan sikrer du en tryg start

Når du indgår aftaler med nye kunder, er det ikke kun selve ordren, der er vigtig – det er også betalingen. Mange selvstændige og SMV’er oplever usikkerhed, når det kommer til første handel med en ny kunde. For hvad nu, hvis betalingen udebliver? Hvordan sikrer du dig bedst muligt?

Med den rette forberedelse og nogle enkle tjekpunkter kan du minimere risikoen og sikre et trygt samarbejde fra start.

Udfordringer ved nye kundeforhold

Det er en god nyhed, når en ny kunde melder sin interesse. Men det er også her, usikkerheden kan snige sig ind. For hvordan ved du, om kunden er reel? Og hvordan sikrer du, at arbejdet rent faktisk bliver betalt?

Mange virksomheder stoler udelukkende på deres mavefornemmelse – men i praksis er det langt bedre at støtte sig til fakta. Manglende betalinger kan få store konsekvenser for din forretning, især hvis du arbejder alene eller i en mindre virksomhed med begrænsede likvide midler.

Løsningen: Lav din research, før du går i gang

Det første skridt er altid at lave grundig research. I dag findes der en lang række offentlige registre og værktøjer, som kan hjælpe dig med at vurdere, om en kunde er økonomisk stabil – også før du har sendt den første faktura.

Her er nogle oplagte steder at starte:

• CVR-registeret: Tjek virksomhedens alder, eventuelle tvangsopløsninger og ejerforhold.
• Proff.dk eller lignende: Få indblik i regnskabstal og soliditet. Kig især på egenkapitalen.
• Google-søgning: Søg på virksomhedens navn og ejerens navn – ofte dukker der nyttige informationer op.
• Anmeldelsessider: Læs kundeanmeldelser på fx Trustpilot, Facebook eller Google.
• Kredittjek: Overvej at bruge tjenester som Experian, hvis der er store beløb involveret.

Ved at kombinere disse kilder får du et solidt billede af kundens baggrund og betalingshistorik – og kan træffe dine beslutninger på et oplyst grundlag.

Forstå kundens virksomhedsform

Når du undersøger en ny kunde, er det vigtigt at forstå, hvilken type virksomhed du handler med. Der er stor forskel på at samarbejde med en enkeltmandsvirksomhed, hvor ejeren hæfter personligt, og et anpartsselskab, hvor hæftelsen er begrænset.

Det er dog værd at huske, at selv i selskabsformer, hvor der ikke er personlig hæftelse, kan det være svært at inddrive penge, hvis virksomheden ikke har midlerne.

Derfor er en kombination af selskabsform, regnskabstal og historik den bedste indikator på, om det er en stabil samarbejdspartner.

Sådan fastsætter du en betalingsmodel

Når du har lavet dit forarbejde, skal du beslutte, hvordan betalingen skal håndteres. Er der tale om en større opgave eller en kunde, du er i tvivl om, kan det være fornuftigt at kræve delvis eller fuld betaling på forhånd.

Du kan fx vælge én af følgende modeller:

• Delbetaling: 50 % betales ved aftaleindgåelse, resten efter opgaven er udført.
• Ratebetaling: Kunden betaler i mindre rater undervejs i forløbet.
• Fuld forudbetaling: Anvendes typisk ved små opgaver eller ved høj risiko.

Ved at være åben om dine betalingsbetingelser fra starten viser du professionalisme – og beskytter samtidig din virksomhed.

Skabelon: Sådan kan du formulere en besked om forudbetaling

Du kan med fordel bruge en høflig og imødekommende tekst, når du kommunikerer dine vilkår til en ny kunde. Her er et eksempel:

Hej [Kundens navn]

Tak for din henvendelse – jeg ser frem til at samarbejde med dig.

Som udgangspunkt arbejder jeg med en forudbetalingsmodel for nye kunder. Det betyder, at jeg fakturerer 50 % af beløbet ved opstart og resten ved afslutning.

På den måde sikrer vi begge en tryg og gennemsigtig proces. Du vil modtage den første faktura snarest, og jeg går i gang med opgaven, så snart betalingen er modtaget.

Sig endelig til, hvis du har spørgsmål.

De bedste hilsner

[Dit navn]

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan undersøger jeg en ny kundes økonomiske troværdighed?

Brug CVR-registeret, Proff.dk og Google til at danne dig et overblik. Tjek også anmeldelser og overvej et kredittjek ved større beløb.

Er det normalt at kræve forudbetaling fra nye kunder?

Ja, det er en almindelig praksis, især blandt mindre virksomheder. Det sikrer, at du ikke arbejder uden betaling.

Hvad gør jeg, hvis jeg har en dårlig fornemmelse?

Stol på din intuition. Overvej at kræve forudbetaling, delbetaling eller at sige nej til opgaven, hvis risikoen er for stor.

Hvordan kan jeg formulere mine betalingsbetingelser pænt?

Brug en imødekommende, professionel tekst (se skabelonen ovenfor), og vær tydelig i din kommunikation.

Hvad skal jeg kigge efter i kundens regnskab?

Se på egenkapital, likviditet og om der er anmærkninger i årsrapporten. Positiv egenkapital er typisk et godt tegn.