Ny bogføringslov

Guide til den nye bogføringslov

Den nye bogføringslov, vedtaget ved lov nr. 700 af 24. maj 2022, markerer en væsentlig opdatering af reglerne for bogføring i Danmark. Loven trådte i kraft den 1. juli 2022 og viderefører mange af de grundlæggende krav fra den tidligere lov, som har været gældende siden 1999. De fleste nye krav implementeres trinvist fra 2024 til 2026.

Den nye bogføringslov har indført mange ændringer, især inden for digitalisering af bogføringsprocesserne. Virksomheder skal være opmærksomme på de trinvise implementeringer af de nye krav og sikre, at deres bogføringssystemer opfylder de nye standarder for it-sikkerhed og dokumentation.

Væsentlige ændringer og præciseringer

Tilrettelæggelse af bogføringen

Bogføringen skal nu tilrettelægges under hensyntagen til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. Dette er en ændring fra tidligere, hvor der blev taget udgangspunkt i virksomhedens art og omfang.

Afstemninger og dokumentation

Virksomheder skal foretage nødvendige afstemninger for at sikre et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger som moms, skatter og afgifter samt års- og delårsrapporter. Dokumentation, der udarbejdes i forbindelse med aflæggelsen af årsrapporten, skal opbevares som regnskabsmateriale.

Digital bogføring

Som hovedregel kræver den nye lov, at bogføringen skal være digital. Registreringer og bilag skal foreligge og opbevares digitalt, og der er specifikke krav til bogføringssystemerne. Andre regnskabsmaterialer kan opbevares i andre systemer eller på papir, så længe opbevaringen er betryggende i mindst fem år.

Krav til digitale bogføringssystemer

Offentligt godkendte systemer

Virksomheder skal benytte enten et offentligt godkendt digitalt bogføringssystem (standardsystemer) eller selv opfylde en række krav til bogføringssystemet (specialudviklede systemer). Udbydere af digitale standard bogføringssystemer skal have deres system godkendt og registreret hos Erhvervsstyrelsen.

Ikke-registrerede systemer

For virksomheder, der bruger ikke-registrerede bogføringssystemer, er der krav om digital understøttelse af registrering og opbevaring, it-sikkerhed, automatisk sikkerhedskopiering og understøttelse af automatisering af administrative processer, som fx automatisk e-fakturering.

Kontrol og sanktioner

Erhvervsstyrelsens kontrol

Erhvervsstyrelsen har hjemmel til at gennemføre risikobaseret kontrol med overholdelse af loven, især for nystiftede virksomheder og virksomheder, der har fravalgt revision. Styrelsen kan også kontrollere virksomheder, der bruger specialudviklede systemer, mens registrerede systemer kontrolleres ved registreringen.

Mulighed for fællesoffentligt datacenter

Erhvervsministeren kan fastsætte regler om et fællesoffentligt datacenter. Hvis sådanne regler vedtages, skal digitale bogføringssystemer sende registreringer og bilag til denne infrastruktur, som vil opbevare materialet.

Anvendelsesområde

Omfattede virksomheder

Loven gælder for erhvervsdrivende virksomheder etableret i Danmark, erhvervsaktiviteter udøvet i Danmark af udenlandske virksomheder, virksomheder der skal afgive regnskabsmæssige oplysninger som betingelse for støtte, og virksomheder med erhvervsmæssig indkomst over 300.000 DKK i to på hinanden følgende år.

Undtagelser

Virksomheder under lov om statens regnskabsvæsen, kommunernes styrelseslov eller regionsloven er ikke omfattet af loven.

Grundlæggende krav til bogføringen

Digital bogføring

Kravet om digital bogføring gælder for mange bogføringspligtige virksomheder, især aktie- og anpartsselskaber, partnerselskaber og erhvervsdrivende fonde.

Procedurer og ansvar

Virksomheder med årsomsætning over 300.000 DKK i to på hinanden følgende år skal beskrive deres bogføringssystem og procedurer, herunder hvordan transaktioner registreres, regnskabsmateriale opbevares, og hvem der er ansvarlig for disse procedurer.

Hvad skal SMV’er være opmærksom på?

Digital bogføring

Bogføringen skal som hovedregel være digital. Registreringer og bilag skal opbevares digitalt i mindst fem år. Virksomheder kan vælge mellem offentligt godkendte digitale bogføringssystemer eller specialudviklede systemer, der opfylder lovens krav.

Afstemninger og dokumentation

Nødvendige afstemninger skal foretages for at sikre et opdateret grundlag for moms, skatter, afgifter og årsrapporter. Dokumentation, som udarbejdes i forbindelse med årsrapporten, skal opbevares som regnskabsmateriale.

Krav til bogføringssystemer

Systemer skal understøtte løbende registrering af transaktioner. Opbevaring af registreringer og bilag skal være betryggende og opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed. Automatisk sikkerhedskopiering og understøttelse af e-fakturering er påkrævet.

Kontrol og sanktioner

Erhvervsstyrelsen har hjemmel til risikobaseret kontrol med særligt fokus på nystiftede virksomheder og virksomheder, der har fravalgt revision. Der kan gennemføres kontrol med både registrerede og ikke-registrerede bogføringssystemer.

Implementering og tidsplan

De nye krav implementeres trinvist fra 2024 til 2026. Virksomheder skal være opmærksomme på ikrafttrædelsestidspunkterne og sikre, at deres systemer er opdaterede og overholder de nye regler.

Vigtige datoer i forbindelse med den nye bogføringslov

Her er en oversigt over de vigtigste datoer, som SMV’er skal være opmærksomme på i forbindelse med implementeringen af den nye bogføringslov:

Yderligere oplysninger til virksomhedsejere

For at hjælpe virksomhedsejere bedst muligt med at navigere i den nye bogføringslov, er her nogle ekstra punkter, som kan være nyttige at kende:

Hvilke virksomheder er omfattet?

• Erhvervsdrivende virksomheder: Alle virksomheder etableret i Danmark uanset ejer- og hæftelsesforhold.
• Udenlandske virksomheder: Udenlandske virksomheder med erhvervsaktiviteter i Danmark.
• Organisationer og foreninger: Organisationer, fonde og foreninger, der er skatte- eller afgiftspligtige i Danmark, og som har erhvervsmæssig omsætning over 300.000 DKK i to på hinanden følgende år.

Hvad er et digitalt bogføringssystem?

• Definition: En digital service eller software, som indeholder funktioner til registrering af transaktioner og opbevaring af registreringer og bilag.
• Systemtyper: Kan være online/webbaseret, en applikation, eller en kombination heraf.

Hvad skal opbevares digitalt?

• Købs- og salgsbilag: Bilag vedrørende køb og salg skal opbevares digitalt.
• Andre regnskabsmaterialer: Lønsystemer, arbejdspapirer, revisionsprotokoller mv. kan opbevares i andre systemer eller på papir, men skal opbevares betryggende i mindst fem år.

It-sikkerhed og sikkerhedskopiering

• It-sikkerhed: Digitale bogføringssystemer skal opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder bruger- og adgangsstyring.
• Sikkerhedskopiering: Der skal tages automatisk sikkerhedskopi af registreringer og bilag. Registrerede systemer skal tage daglig inkrementel og ugentlig fuld sikkerhedskopi, mens ikke-registrerede systemer skal tage ugentlig fuld sikkerhedskopi.

Brug af tredjepartsapplikationer

• Webshops og andre tredjepartsløsninger: Data fra tredjepartsløsninger kan importeres til bogføringssystemet eller opbevares i tredjepartsløsningen, så længe kravene til sikkerhed og opbevaring opfyldes.
• Integration: Virksomheder skal sikre, at alle relevante data overføres til det digitale bogføringssystem og opfylder lovens krav.

Hvad sker der ved manglende overholdelse?

• Sanktioner: Manglende overholdelse af bogføringsloven kan resultere i kontrol, bøder og andre sanktioner fra Erhvervsstyrelsen.
• Ansvar: Virksomhedens ledelse har det overordnede ansvar for at sikre, at bogføringsreglerne overholdes, også hvis bogføringen udføres af en tredjepart.

Hos Stadsrevisionen har vi et team af kompetente revisorer, der står klar til at rådgive om de nye regler og sikre, at din virksomhed overholder den nye bogføringslov. Vi tilbyder skræddersyet rådgivning og løsninger, der passer til netop din virksomheds behov. Kontakt os i dag for at høre mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med en gnidningsfri overgang til de nye krav.